Paperless-ngx, Teil 26: Versionierung und erweiterte Freigabemöglichkeiten

Die Version 3 von Paperless-ngx hat neue Funktionen erhalten. Dazu gehören eine spürbar schnellere Suche bei großem Dokumentenbestand, erweiterte Freigabemöglichkeiten und vor allem eine sehr durchdachte Versionierung. Schauen wir uns das einmal näher an.

Dokumentenversionierung

Mit der neuen Versionierung lassen sich mehrere Versionen eines Dokuments gemeinsam verwalten, statt sie als getrennte Dateien abzulegen. Das ist vor allem dann hilfreich, wenn eine Rechnung, ein Vertrag oder ein Formular eine neue Version erhält.

Das Vorgehen ist recht einfach: Zunächst wird das bisherige Dokument in der Bearbeitungsansicht aufgerufen. Mit dem Button „Versionen“ kann das neue Dokument hochgeladen werden. Wenn man möchte, kann man zusätzlich den Versionen Beschreibungen beifügen, so dass man sich später an die Unterschiede erinnert.

Besonders gelungen ist das flotte Switchen zwischen den Versionen. Man muss lediglich ein Häkchen setzen und erhält sofort die aktivierte Version angezeigt:

Aktiv ist immer jene Version, die man mit einem Häkchen markiert hat. Sollte später einmal die alte Version nicht mehr benötigt werden, so kann diese über das „Mülleimer“-Icon gelöscht werden. Auf diese Weise kann bei wichtigen Dokumenten zunächst die alte Version „aufgehoben“ werden. Nach einiger Zeit kann diese dann gelöscht werden.

Eine entsprechende Markierung mit einem Tag oder einem benutzerdefinierten Ja/Nein-Feld erleichtert später das Finden versionierter Dokumente. Nützlich, um zum Beispiel durch die beschriebene Löschfunktion gelegentlich aufzuräumen.

Freigabelinks für mehrere Dokumente erzeugen

Gelegentlich möchte man einen Vorgang weitergeben, zu dem mehrere Dokumente gehören. Hierfür kann nun ein „Freigabe-Paket“ erstellt werden:

Wenn der Empfänger den Link anklickt, so erhält er ein ZIP-Archiv mit den Dokumenten. Eine Paket-Verwaltung stellt die Links auch für die spätere Wiederverwendung zur Verfügung, so dass nicht immer wieder von vorne die gleichen Dokumente markiert werden müssen:

Gespeicherte Ansichten teilen

Zum Freigeben einer gespeicherten Ansicht öffnet man die Berechtigungen der Ansicht und trägt dort Benutzer oder Gruppen bei den Anzeige- oder Bearbeitungsrechten ein.

Da auch schon bisher über die Rollenberechtigungen die Nutzung von gespeicherten Ansichten möglich war, ist dies eher eine ergänzende Funktion im Sinne einer Abkürzung.

Schnellere Suche

Die Suche wurde in Paperless-ngx 3 überarbeitet und soll spürbar schneller sein. Das ist nicht das spektakulärste Feature, macht sich aber im Alltag bei großen Dokumentensammlungen bemerkbar.

Unterm Strich macht Paperless-ngx 3 vor allem den Alltag angenehmer. Die Versionierung sorgt für mehr Ordnung bei Dokumenten, Freigaben lassen sich flexibler nutzen, und die Suche arbeitet bei größeren Beständen spürbar flotter. Keine großen Highlights, aber genau die Art von Verbesserung, die sich im täglichen Einsatz auszahlt.

Bisherige Teile der Paperless-ngx-Serie:

Teil 1: Ausführlicher Überblick
Teil 2: Suche & Tags
Teil 3: consume-Ordner – Einsatz von Scannern
Teil 4: Speicherpfade konfigurieren
Teil 5: Installation auf dem Raspberry Pi
Teil 6: Neue Funktionen in Version 2
Teil 7: Dokumente unterwegs über das eigene Modem abrufen
Teil 8: Exportfunktion nutzen
Teil 9: Update durchführen
Teil 10: Das Rundum-sorglos-Backup
Teil 11: Mail-Abruf mit vielen Extras
Teil 12: Mein Alltag mit Paperless-ngx
Teil 13: Ein Quanten-Code für das Papier-Archiv
Teil 14: Automatisierte Ablage auf Speicherpfaden
Teil 15: Neue Funktion für das Verbinden und Trennen von Dokumenten
Teil 16: Dashboard, smarte Widgets und erweiterte Ansichten
Teil 17: Unterordner des consume-Verzeichnisses nutzen
Teil 18: Paperless-ngx auf Synology/NAS ohne Docker nutzen
Teil 19: Praxisbeispiel – kleine Hausverwaltung
Teil 20: Dokumente per Mail aus dem Heimnetz versenden
Teil 21: Die 1-Klick-Sicherung mit allem Drum und Dran
Teil 22: Update der Datenbank – super-simpel
Teil 23: Neuer PDF-Editor
Teil 24: Der Mega-All-in-One-Befehl für die Sofortinstallation
Teil 25: Der Briefmarken-PC für die Weitergabe
Teil 26: Versionierung und erweiterte Freigabemöglichkeiten