• Paperless-ngx, Teil 13: Ein Quanten-Code für das Papier-Archiv

    Eine unscheinbare Funktion von Paperless-ngx kann im Alltag viel Suchzeit ersparen: Die Papierversion eines Dokuments kann durch einen Mini-Code mit seinem digitalen Gegenstück verknüpft werden. Das ist ein bisschen so, als hätten wir es mit einer Quantenverschränkung zu tun. Schauen wir uns das Vorgehen näher an. Die Ausgangsfrage: Lohnt sich die Aufbewahrung von Papier? Die Antwort hängt – wie üblich – von dem Umständen ab. Sofern Sie die Originale nicht für das Finanzamt benötigen und Ihrem technischen Können bezüglich Datensicherung vertrauen, dann kann der Shredder Ihr bester Freund sein. Jedenfalls sparen Sie enorm Platz im Regal – und tatsächlich benötigt man im Alltag kaum noch die Papier-Originale. Sogar bei Garantie-Ansprüchen…

  • Paperless-ngx, Teil 12: Mein Alltag mit Paperless-ngx

    Die 12. Folge – Zeit für eine kleine Verschnaufpause, bevor ich zu weiteren Funktionen von Paperless-ngx komme. Diesmal soll es darum gehen, wie ich persönlich im Alltag Paperless-ngx einsetze. Jeder nutzt das Tool anders, aber ich werde versuchen, auf die Hintergründe meines individuellen Workflows einzugehen. Damals und heute Wie sah die Zeit vor Paperless-ngx bei mir aus? Vor ungefähr 15 Jahren wurde bei mir die Flut an digitalen Daten derart groß, dass ich mich systematisch nach Lösungen umgesehen habe. Damals war Evernote das Tool, das wirklich sehr viel abgedeckt hat (noch heute verwalte ich darin ca. 20.000 Notizen und Dokumente). Dropbox war meine bevorzugte Cloud-Lösung, die durch ein NAS (Synology),…

  • Paperless-ngx, Teil 11: Mail-Abruf mit vielen Extras

    Die meisten Dokumente erreichen uns inzwischen in Form eines Mail-Anhangs: Rechnungen, Aufstellungen, Protokolle, Zugangsdaten usw. usw. Dazu kommen noch unterschiedliche Konten bei verschiedenen Mail-Anbietern: Hier ein beruflicher Account mit „maier@unixyz.de“, da einer vom Verein mit „info@vereinxyz.com“ und dort noch ein privater mit „udo_0815@web.de“. Natürlich könnte man die Anhänge exportieren, speichern und nach Paperless-ngx schieben. Aber es geht viel einfacher: Paperless-ngx kann Mail-Konten auf Wunsch abrufen und Anhänge in das Dokumentenarchiv aufnehmen. Beispiele für einen Abruf Paperless-ngx schaut wie ein „normales“ Mailprogramm nach der Post auf dem Mailserver. Sofern ein E-Mail-Anhang den vorgegebenen Kriterien entspricht, nimmt Paperless-ngx diesen Anhang in sein Archiv auf. Hier zwei Beispiele: Beispiel für die automatische Aufnahme:…

  • Paperless-ngx, Teil 10: Das Rundum-sorglos-Backup

    Der Aufbau unseres digitalen Archivs hat Zeit gekostet, die analoge Papierversion wurde entsorgt oder in den Keller verbannt, wir sind zufrieden, dass unser System rund läuft. Höchste Zeit für eine Backup-Strategie, die für einen Rundum-Schutz sorgt: Dokumente, Dateipfade, Tags, Notizen – ja, das gesamte System soll gegen alle Arten von Notfällen abgesichert werden. Und das in einer Art und Weise, die kaum Zeit oder Mühe beansprucht. 4-3-2-1 – Die besondere Backup-Strategie Bekannt ist die 3-2-1-Regel für Backups: 3 x Daten (1 Original + 2 Backup-Versionen) auf 2 unterschiedlichen Speichermedien und 1 Sicherung außer Haus. Das gilt für „normale“ Computer oder Server. Aber beim Raspberry Pi können wir einen Klon des…

  • Paperless-ngx, Teil 9: Update durchführen

    Heute ist die Version 2 von Paperless-ngx erschienen. Über etliche der neuen Funktionen hatte ich bereits berichtet. Sofern man die Installation so durchgeführt hat, wie in dieser Reihe beschrieben, ist das Update ein Kinderspiel. Trotzdem lohnt sich immer ein Backup – man kann ja nie wissen. Drei Befehle genügen Die Kommandozeile ist inzwischen ja schon ein alter Bekannter. Also: diese aufrufen und zunächst ins Paperless-ngx-Verzeichnis wechseln mit „cd paperless-ngx“. Hier nun die folgenden Befehle ausführen: 1. Paperless-ngx stoppen Natürlich müssen wir laufende Prozesse kurz stoppen, damit beim Update nichts durcheinander kommt. Der Befehl hierfür: Webserver und andere Dienste werden angehalten, dieser Vorgang dauert auf einem Raspberry Pi 4 ca. 20…

  • Paperless-ngx, Teil 8: Exportfunktion nutzen

    Paperless-ngx läuft rund und macht, was es soll? Prima! Dann wird es Zeit, sich über Backup-Strategien Gedanken zu machen. Schließlich wurde viel Arbeit in den Aufbau und die Organisation der Unterlagen gesteckt – das soll nicht alles „weg“ sein, wenn der Sohnemann mit seinem Lego-Laster ein Regal umwirft oder Blitz die Elektrik zum Erliegen bringt. Heute soll es um den ersten Schritt einer umfassenden Backup-Strategie gehen. Umfangreiche Exportfunktion nutzen Bei dem Wort „Export“ denkt man zunächst nur an das Speichern der Dokumente. Die Funktion, die Paperless-ngx eingebaut hat, ist aber viel umfangreicher: Datenbankinhalte, Metadaten, Einstellungen, Nutzer-Accounts – sogar Passwörter für die einzelnen Account: all dies wird mit einem einzigen Befehl…

  • Paperless-ngx, Teil 7: Dokumente unterwegs über das eigene Modem abrufen

    Einer der Vorteile des kleinen Raspberry Pi ist ja, dass vertrauliche Dokumente nicht die eigenen vier Wände oder den Arbeitsplatz verlassen. Hier trägt man einfach die IP des Geräts im eigenen Netzwerk ein, z.B. 192.164.171.18, und alles funktioniert. Aber was macht man unterwegs? Klar könnte man einen Webserver mit eigener Domain mieten. Aber dann muss man doch wieder dem Serverbetreiber vertrauen. Und zusätzliche Kosten würden auch anfallen. Die gute Nachricht ist: Es kann alles bleiben, wie es ist! Heute kann man sehr einfach eine verschlüsselte Verbindung einrichten. Über einen abgeschotteten VPN-Tunnel wie gewohnt auf den Raspberry Pi zugegriffen werden. Und: Die Übertragung erfolgt extrem schnell, so dass keine Wartezeiten entstehen.…

  • Paperless-ngx, Teil 6: Neue Funktionen in Version 2

    Demnächst wird die Version 2.x von Paperless-ngx erscheinen. Die wird einige neue Funktionen erhalten, die sich im papierlosen Alltag als recht nützlich erweisen. Ich habe die Beta getestet und zeige Euch hier die wichtigsten Neuerungen. Die Oberfläche Es bleibt weitgehend bei der vertrauten Oberfläche. Die Schattierungen fallen etwas deutlicher aus, die Widgets in der Mitte lassen sich mit einem „Griff“ verschieben, der Statistikblock wurde erweitert, der Verwaltungsabschnitt hat einen eigenen Bereich in der unteren Hälfte der Seitenleiste erhalten, die Punkte „E-Mail(-Übernahme)“ und „Benutzer & Gruppen“ sind nun direkt auf der Startseite anklickbar. Das sind eher optische Kleinigkeiten, die einige Klicks ersparen. Richtig interessant sind aber die ganz neuen Auswahlmöglichkeiten „Vorlagen“…

  • Paperless-ngx, Teil 5: Installation auf dem Raspberry Pi. Ganz einfach.

    Wer sich auf YouTube Anleitungen für die Installation von Paperless-ngx anschaut, wird rasch das Gefühl erhalten, dass es sich um eine Sache für IT-Nerds handelt. In Wahrheit genügen zwei einfache Befehle – und schon funktioniert Paperless-ngx auf dem Raspberry Pi. Das schafft jeder – selbst wenn er bisher noch nie etwas mit der kleinen Box zu tun hatte. Auf welchen Raspberry-Pi-Modellen läuft Paperless-ngx? Paperless-ngx ist sehr genügsam. Ein alter Raspberry Pi 3, den man vielleicht noch im Keller hat, sollte bereits genügen (neu: knapp 40 Euro). Ich selbst habe bisher einen Raspberry Pi 4 mit 4 GB bzw. den Tastatur-RPi 400 eingesetzt – auch mit rund 1.000 Dokumenten lief Paperless…

  • Paperless-ngx, Teil 4: Speicherpfade konfigurieren

    Das Problem von guten Tools: Man gewöhnt sich an sie, man richtet seinen ganzen Workflow entsprechend aus, freut sich des Lebens – und eines Tages? Plopp! Weg ist das Tool. Die Entwickler sind entschwunden. Nach einem Update funktioniert nichts mehr. Man hat das System gewechselt oder ein besseres Tool gefunden usw. usw. In einem Satz: Der bisherige Workflow funktioniert nicht mehr, es muss neu begonnen oder konvertiert werden, viel Zeit und Mühe muss für die Rettung des eigenen Systems aufgebracht werden. Die gute Nachricht: Das muss nicht sein. Wenn man auf wenige Punkte bei Paperless-ngx achtet, so muss man sich um die Zukunft keine Gedanken machen. Der Ausgangspunkt: Dateien, Namen…