Paperless-ngx, Teil 13: Ein Quanten-Code für das Papier-Archiv
Eine unscheinbare Funktion von Paperless-ngx kann im Alltag viel Suchzeit ersparen: Die Papierversion eines Dokuments kann durch einen Mini-Code mit seinem digitalen Gegenstück verknüpft werden. Das ist ein bisschen so, als hätten wir es mit einer Quantenverschränkung zu tun. Schauen wir uns das Vorgehen näher an.
Inhalt
Die Ausgangsfrage: Lohnt sich die Aufbewahrung von Papier?
Die Antwort hängt – wie üblich – von dem Umständen ab. Sofern Sie die Originale nicht für das Finanzamt benötigen und Ihrem technischen Können bezüglich Datensicherung vertrauen, dann kann der Shredder Ihr bester Freund sein. Jedenfalls sparen Sie enorm Platz im Regal – und tatsächlich benötigt man im Alltag kaum noch die Papier-Originale. Sogar bei Garantie-Ansprüchen usw. genügt meist der digitale Beleg. Ich digitalisiere seit Jahren meine gesamte Post. Nach meiner Erinnerung gab es kaum einen Fall, der es notwendig gemacht hätte, das Original in der Hand zu haben. Ein Drei-Stufen-System hat sich bei mir bewährt:
1. „Scan und weg“ für simple Unterlagen
In der Regel wandern einfache Papiere, etwa ein Flyer für ein interessantes Konzert, gar nicht erst ins Archiv. Es genügt ein kurzer Vermerk in meinem Notiz-System – und dann ab damit ins Altpapier. Oder es sind doch ein paar mehr Informationen enthalten, etwa Änderungen bei meinem Stromtarif – dann gibt es einen Scan mit direkter Entsorgung.
2. Papierordner der wachsenden Unordnung – Zero-Max-Mappen
In den meisten Fällen möchte ich mir nicht den Kopf zerbrechen, ob ich etwas wegwerfen soll oder lieber doch nicht. Dazu kommt, dass zwar sogar mein Finanzamt seit Jahren nur noch digitale Nachweise möchte, ich aber für bestimmte Tätigkeiten eine Aufgebwahrungspflicht für die Belege habe. Allerdings möchte ich keinesfalls einen doppelten Aufwand haben. Also a) Paperless-ngx nutzen und dann auch noch b) Papier in Ordnern einsortieren. Das wäre „doppelt-gemoppelt“ …
Ideal ist für mich ein „Papierordner der wachsenden Unordnung“. Dazu verwende ich die Zero-Max-Archiv-Ordner:
Der Rücken dieser Pappordner lässt sich wie eine Ziehharmonika falten. Damit „wachsen“ sie mit dem aktuellen Inhalt. Anfangs ganz dünn, später dann bis zu 10 cm Breite. Es gibt keine sperrige Mechanik, da man aus diesen Mappen nicht ständig Blätter entfernt oder neu ordnet. Durch dieses System kann man bis zu 800 Seiten auf kleinstem Raum aufbewahren!
Das neueste Blatt kommt oben drauf – fertig. Kein Einordnen, kein Sortieren nach Datum oder Namen oder Rubrik – das alles macht ja Paperless-ngx. Ist der Ordner voll, so wird er in den Keller geräumt. Versehen mit einem Zeitraum, z.B. „2020 – 2022“. Brauche ich doch mal ein Blatt, so schlage ich in der Mitte auf und kann an dem Datum eines Schriftstücks ungefähr einschätzen, wo ich suchen muss. Das kostet dann zwar etwas Zeit, aber wie gesagt: es kommt so gut wie gar nicht in meinem Alltag vor.
3. Feuerfeste Orte für wichtige Unterlagen
Zwei, drei „traditionelle“ Ordner für besonders wichtige Papiere stehen auch noch in meinem Büroschrank plus Metall-Container, der einen Zimmerbrand aushalten soll und private Dokumente enthält. Aber auch all diese Unterlagen sind digitalisiert. Einziger Unterschied zu anderen Dokumenten: Sie sind zusätzlich mit einem AES-256-Standardverfahren verschlüsselt, dessen Entschlüsselung durch unterschiedliche Tools möglich ist.
Prinzipiell reicht das beschriebene Stufenverfahren für den Alltag. Aber es geht noch eine ganze Ecke eleganter, wie ich gleich zeigen werde.
Die Bedeutung der Archiv-Seriennummern (ASN)
Neben Dokumententitel, Erstelldatum, Schlagwörtern usw. gibt es auch ein kleines Feld, das den Titel „Archiv-Seriennummern“ trägt.
Dieses Feld kann leer bleiben, wenn man es nicht benötigt. Für Dokumente, die in Papierform aufbewahrt werden, kann hingegen ein Eintrag sinnvoll sein: Man vermerkt irgendwo auf dem Original eine Nummernfolge und übernimmt diese in das ASN-Feld. Sucht man später zu einer digitalen Version die analoge, so kann man sich nach diesen Einträgen richten. Sofern im Papierordner die Nummern in aufsteigender Reihenfolge eingetragen wurden, wird man recht schnell fündig. Die Ziffern könnte man prinzipiell „per Hand“, also mit einem Stift, auf der Papierversion vermerken. Allerdings muss man sich dann die jeweils nächste Nummer merken oder notieren, einen Stift in die Hand nehmen, die Ziffern in die Eingabemaske übertragen usw. Kann man bei einem geringen Scan-Aufkommen machen, dürfte aber rasch nervig werden.
Paperless-ngx kann den gesamten Vorgang aber automatisieren: Bringt man auf dem Dokument einen Zahlencode an, so wird dieser ausgelesen und von Paperless-ngx automatisch in das ASN-Feld gesetzt. Dabei erkennt Paperless-ngx eine Vielzahl unterschiedlicher Codes: QR-, Matrizen-, Strich-Codes usw. Derartige Codes kann man ganz einfach selbst erzeugen, ausdrucken und auf die Dokumente kleben:
Serien-Codes ausdrucken
Die Etiketten
Die Herstellung solcher Codes ist ausgesprochen preiswert, da man handelsübliche Blanko-Etiketten von Zweckform oder Herma in einem kleinen Format verwenden kann. Die Daten für das Beispiel, das ich in diesem Beitrag verwende:
- Herma, Nr. 10916, doppelte Haftkraft, ca. 12 Euro
- Etikettengröße: 25,4 x 16,9 mm
- 25 Blätter mit je 112 Mini-Etiketten
- geeignet für Tintenstrahl und Laser
Insgesamt kann ich also 2800 Papier-Dokumente mit einem Code versehen. Bei meinem jährlichen Aufkommen könnte die Packung also für 10 Jahre reichen. Der Ausdruck „auf Vorrat“ von sämtlichen Etiketten ist in rund 5 Minuten erledigt. Dazu 5 Minuten Aufwand für die Vorbereitung.
In den Foren wird oft Avery-Zweckform L4731REV empfohlen – etwas schmäler, daher passen sogar 189 kleine Etiketten auf einen Bogen. Kosten ähnlich.
Die Beschriftung
Die ASN-Nummer sollte natürlich auf dem Etikett auch im Klartext zu lesen sein – schließlich blättert man den Ordner durch und richtet sich bei der Suche nach den Ziffern. Der eigentliche Code kann unterschiedlich aussehen – aktuell erkennt Paperless-ngx 10 verschiedene Code-Varianten. Es ist gleichgültig, welche Variante man wählt. Ich verwende hier das QR-Format, das auch mit jeder Smartphone-Kamera ausgelesen werden kann. Im Code verstecken sich einfach die Buchstaben „ASN“ zusammen mit der Ziffernfolge, also z. B. „ASN495“.
Man könnte auch führende Nullen verwenden, wenn man sehr große Dokumenten-Mengen verwalten möchte: „ASN00495“. Im Klartext neben dem Code lasse ich die Buchstaben weg – dadurch sind die Ziffern leichter zu lesen.
Der Code-Generator
Im Netz sind komplexe Skripte und selbstgebastelte Lösungen für bestimmte Etiketten-Formate zu finden. Es geht aber einfacher und flexibler: Sowohl Zweckform als auch Herma bieten auf ihren Webseiten kostenlose Designmöglichkeiten für alle Etikettengrößen an. Einschließlich der Erzeugung fortlaufender QR-Codes – und das genügt ja schon. Ich spiele das jetzt mal mit dem Generator von Herma durch:
Online-Anwendung nutzen
Auf die Homepage von Herma gehen, dort „Etiketten online gestalten“ aufrufen, Artikelnummer eingeben. Es erscheint der Design-Editor:
Button „Seriendruck“, dann „Excel-/CSV-Datei hochladen“.
Bei mir enthält die Datei die beiden Spalten „ASN-Code“ und „Klartext“. Beide Spalten kann man mit der Excel-Funktion „Datenreihen“ in Sekunden für beliebig viele Dokumente ausfüllen:
Muster in zwei Zeilen eintragen, markieren, Ecke rechts unten ziehen – fertig. Alle umrahmten Felder werden von Excel hochgerechnet und mit Einträgen versehen. Ich habe hier eine Excel-Datei mit 6000 fertigen Einträgen erstellt, die gekürzt, erweitert oder verändert werden kann:
Code und Klartext positioniert man anschließend so, wie man es gerne haben möchte. Für die Etikettengröße, die ich oben beschrieben habe, habe ich auch gleich mal eine PDF erstellt mit den ersten 1000 Codes. Man muss also nur noch das Etikettenblatt in den Drucker legen.
Paperless-ngx für die Erkennung konfigurieren
Die Ergänzung der Konfiguration ist in 10 Sekunden erledigt. Es müssen lediglich zwei Zeilen in die docker-compose.yml aufgenommen werden:
PAPERLESS_CONSUMER_ENABLE_BARCODES: 1
PAPERLESS_CONSUMER_ENABLE_ASN_BARCODE: 1Einfügen im Abschnitt „environment:“ und auf die Einrückung achten:
Nun die Änderung übernehmen mit „sudo docker-compose up -d“ – erledigt.
Von nun an erkennt Paperless-ngx die Codes in Scans. Auch die ASN-Suchfunktion kann entsprechend genutzt werden:
Bonustipp: iOS-App „PaperParrot“
Die iOS-App „PaperParrot“ ist für Paperless-ngx-Nutzer eine wirkliche Empfehlung – der deutsche Entwickler Leo Wehrfritz ist ausgesprochen aktiv und hat ständig neue Einfälle. In der neuesten Version findet sich auch der Barcode-Scan: Hält man die App kurz über den (Papier-)Code, so erscheint augenblicklich das digitale Gegenstück:
Fazit
Gestaltung und Ausdruck der Codes ist in wenigen Minuten erledigt. Bewahrt man die Etiketten griffbereit in der Nähe seines Scanners auf, so ist die „Klebearbeit“ rasch erledigt. Kann man sich dieses Verfahren aber nicht ersparen, wenn man beispielsweise gezielt nach Datum ablegt? Nun, im ersten Teil habe ich ja gezeigt, dass man die Ablage von Papier simpel halten kann – man muss also nicht zwingend zu Etiketten greifen. Bei mir sieht der Alltag aber so aus: Ich „grabsche“ von Zeit zu Zeit alle Papierinfos, die im Haus verstreut sind. Den Stoß scanne ich via Dokumentenscanner – ein ScanSnap iX500 – ein übergebe das Papier der oben beschriebenen Zero-Max-Mappe. Dabei können auch ältere Papiere sein. Mit den Codes kann mir das Datum egal sein, das ist schon eine kleine Erleichterung. Wenn man oft ein Original benötigt, kann sich der Aufwand durchaus lohnen. Mein Rat wäre: ausprobieren. Jeder hat seinen eigenen Workflow – man merkt meist nach kurzer Zeit, ob man von einem Verfahren profitiert.
Bisherige Teile der Paperless-ngx-Serie:
Teil 1: Ausführlicher Überblick
Teil 2: Suche & Tags
Teil 3: consume-Ordner – Einsatz von Scannern
Teil 4: Speicherpfade konfigurieren
Teil 5: Installation auf dem Raspberry Pi
Teil 6: Neue Funktionen in Version 2
Teil 7: Dokumente unterwegs über das eigene Modem abrufen
Teil 8: Exportfunktion nutzen
Teil 9: Update durchführen
Teil 10: Das Rundum-sorglos-Backup
Teil 11: Mail-Abruf mit vielen Extras
Teil 12: Mein Alltag mit Paperless-ngx
Teil 13: Ein Quanten-Code für das Papier-Archiv
FORUM für Fragen eröffnet
Teil 14: Automatisierte Ablage auf Speicherpfaden
Teil 15: Neue Funktion für das Verbinden und Trennen von Dokumenten
Teil 16: Dashboard, smarte Widgets und erweiterte Ansichten
Teil 17: Unterordner des consume-Verzeichnisses nutzen
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29 Kommentare
Sascha
Danke für deinen Beitrag, hat super geklappt mit dem Druck der ASN-Etiketten. Den Zero Max Ordner kannte ich noch nicht, das wäre tatsächlich auch eine gute Lösung, wenn ich nicht schon eine durchsichtige Ikea Box gekauft hätte. Da kommt dann am Ende des Jahres od. wenn sie voll ist, ein Aufkleber „von – bis“ drauf und ab auf den Dachboden. Dann fällt natürlich die Lochung weg, eine Sortierung nach Thema od. Datum sowieso.
Die feuerfeste Dokumenten Aufbewahrung ist wahrscheinlich wirklich sinnvoll, v. a. well sich einige Dokumente, wie Zeugnisse etc. mit sonderbaren Formaten nur schwer oder gar nicht scannen lassen.
Bleibt zu hoffen, dass es eine QR-Code Scanner Lösung für Android gibt, dann wären die Aufkleber langfristig praktisch.
Richard Braun
Hallo.
Echt starker Beitrag. Vielen Dank dafür.
Kann man eigentlich in paperless nach der vergebenen Dokumenten ID suchen?
Die steht ja im Verlauf wenn man ein dokument bearbeitet
Viele liebe Grüße! Richard
Herbert
Nein, das geht wohl nicht. Für so etwas würde ich eher die ASN einsetzen.
Herbert
Ja, eine passende Box – evtl. stapelbar – ist für das Archiv auch eine gute Lösung.
Zur QR-Funktion von PaperParrot: Der Zeitgewinn ist minimal. Man kann ja in das ASN-Suchfeld die Nummer eintippen – dann hat man den gleichen Effekt. Wichtiger sind die anderen Funktionen von PaperParrot – die Zusammenarbeit mit Paperless-ngx ist wirklich gut umgesetzt.
Zu den Zeugnisformanten usw.: Da scanne ich mit dem Smartphone, das tut es für diese Einzelfälle auch.
Julian
Herbert, vielen Dank für deine Beiträge zu Paperless-ngx. Du hast mir Lösungen gezeigt, nach denen ich garnicht gesucht habe und seit dem stelle ich komplett auf digitale Ablage um. Nochmals vielen Dank!
Zu Teil 13: Ich habe versucht das Ganze wie oben beschrieben einzubinden. Zunächst leider ohne Erfolg. Bis gestern gab es (scheinbar nicht bei allen Nutzern) einen bug, das die ASN nicht übernommen wurde, wenn keine Seitentrennung durch den ASN/Barcode durchgeführt wurde. Also nur ein Dokument mit einem QR/Barcode gescannt wurde. Ich bin bei der Fehlersuche bald Wahnsinning geworden, bis der Fehler dann durch die Entwickler innerhalb weniger Stunden behoben wurde.
Also, falls andere Leser das gleiche Problem haben gibt es 2 Möglichkeiten:
1. Update durchführen (backup nicht vergessen)
2. Die Zeile „PAPERLESS_CONSUMER_ENABLE_BARCODES: 1“ entfernen. Der ASN-Code wird auch erkannt und verarbeitet wenn nur die Zeile „PAPERLESS_CONSUMER_ENABLE_ASN_BARCODE: 1“ ergänzt wird.
Ich freue mich schon weitere Teile der Reihe.
Herbert
Danke für die nette Rückmeldung und die Ergänzungen! Zum Glück reagieren die Entwickler meist sehr rasch – mit der aktuellen Version scheint alles gut zu klappen.
Jan
Was bewahrst Du in Papier noch im Original auf? Meine Überlegungen sind: Schulzeugnisse, Arbeitszeugnisse, Notariatsurkunden, Zulassungsbescheinigung Auto, Versicherungspolicen.
Mehr „Originale“ fallen mir nicht ein, und es kommen laufend nur wenige neu dazu.
= *viele* Sticker mit ASN werde ich nach meinen Überlegungen nicht benötigen. Habe ich etwas übersehen?
Herbert
Das sind so die üblichen Sachen, die man auf jeden Fall aufbewahren sollte. Wenn Du steuerlich keine Aufbewahrungspflicht hast, kannst Du viel wegwerfen. Bei größeren Anschaffungen würde ich wahrscheinlich trotzdem die Papier-Belege aufheben für den Fall einer Reklamation. Meist wird zwar die digitale Variante akzeptiert – aber eben nicht immer. Kommt auf den Ausstellenden an, da es rechtlich keine Verpflichtung gibt, digitale Versionen zu aktzeptieren.
Jan
Wenn ein Hersteller / Garantiepflichtiger lieber einen (per Post zugesandten) Papierbeleg statt einer (gemailten) digitalen Variante sehen möchte, ist ja allen Beteiligten inkl. ihm selbst klar, wie zukunftsfähig seine Geschäftsprozesse sind… oder wie paranoid seine Angst vor einem gefälschten Kassenzettel?!
Die Ironie liegt für mich darin, dass ich eine gescannte und (farbig) wieder ausgedruckte A4-Seite meist kaum vom Original unterscheiden kann. Aber seis drum: Danke für Deine Antwort.
Meine Herausforderung liegt nun im Gespräch mit meiner Frau: *mutig sein.* Weg mit dem abgehefteten Papier in rund 10 Leitz-Ordnern.
Jan
Bonusfrage: kann Paperless auch mit zwei getrennten ASN-Nummernkreisen umgehen?
ASN J000 – J999 und ASN G000 – G999 ?
Dann könnten Jan und Gabi unabhängig voneinander ihr jeweiliges Ding machen.
Louis Didier
Thank you Herbert for all the paperless ngx tutorials series. I really enjoyed reading them and benefited from some of your insights. How can I encrypt some documents inside paperless ngx? Thank you.
Herbert
Thank you for your kind feedback. Unfortunately Paperless-ngx does not have integrated encryption. You can, however, record password-protected PDFs, for example, but they will not be searchable.
Jan
Hallo Herbert,
bin sehr begeistert von Deiner Homepage und den Beiträgen die Du hier für „uns“ verfasst. Habe vor Jahren Dein Buch gekauft und danach alles auf papierlos umgestellt. Nach ein paar Jahren Abstinenz bin ich wieder über Deine Homepage gestolpert und habe nun alles auf Paperless-NGX umgebaut. Es hat etwas Zeit gekostet, aber jetzt läuft das System und ich habe verstanden was welche Option usw. tut und wie ich den Raspi behandeln muss.
Aber ein Problem konnte ich bisher nicht lösen: Sobald ich die Parameter PERLESS_CONSUMER_ENABLE_BARCODES: 1 und PAPERLESS_CONSUMER_ENABLE_ASN_BARCODE: 1 setze, läuft mir in kürzester Zeit die Speicherkarte voll und ich kann mich nicht mehr über das Raspi-OS anmelden. Die ASN-Erkennung funktioniert – solange noch etwas Platz auf der Karte ist. Ziehe ich die Daten auf eine größere Karte um passiert das gleiche. Ist der Docker down sind nur wenige GB belegt, mit laufendem Docker 64, 128 oder sogar 256 GB.
Ich würde die Funtkion gern nutzen. Hast Du eine Idee, warum das bei mir passiert? Vielen Dank für Deine Hilfe.
Herbert
Danke für die Rückmeldung! Sehr merkwürdig, was Du beschreibst. Die Barcode-Anweisung kann „eigentlich“ nicht zu einem solchen Problem führen. Könnte es an einer Backup-Einstellung liegen? Probiere bitte mal:
1. kurz Raspberry Pi OS 64 auf eine andere SD-Karte installieren
2. 10 Dateien in Paperless-ngx einfügen und Platzbedarf anschauen
3. Die Barcode-Zeilen in env einfügen.
4. 2 neue Dateien hinzufügen und Platzbedarf anschauen.
Gleiches Ergebnis?
Jan
Hi,
kurze Rückmeldung zu meinem Problem. Nach Auskommentieren der Barcodezeilen in der *.yml hatte es erstmal funktioniert, später aber nicht mehr.
Ich habe also den Conatainer/Docker beendet und mein letztes Backup über Duplikati eingespielt. Dann habe ich die Exportfunktion wie in Deinem Tutorial Teil 8 gesetzt und nicht wie in einem Kommentar eines anderen Lesers (Willi Albrecht) unterhalb Teil 8.
Jetzt scheint es sogar wieder mit ASN zu funktionieren. Ich beobachte jetzt regelmäßig die Speicherauslastung mit „df -h“ und „sudo ncdu /“. Mal sehen. Dein Tipp, dass es an der Exportfunktion liegt, scheint der richtige gewesen zu sein obwohl sich mir nicht ganz erschließt, was zum Überlauf führte, zumal der Exportordner immer leer war.
Kanst ja vielleicht nochmals kommentieren.
Vielen Dank!
Jan
Hi,
ich bins nochmal. Allmälich läuft mein Speicher wieder voll. Ich habe mit dem Befehl ’sudo ncdu /‘ beobachtet, dass im Verzeichniss ‚/var/lib/docker/containers/a52812356…/‘ eine Log-Datei (‚a52812356…513-json.log‘) immer größer wird und jetzt schon über 16 GiB hat. Da ich seit ca. 2 Wochen in paperless nichts mehr geändert habe, wurde nichts Exportiert oder per Duplikati gesichert. Daher kann es dann ja wohl nicht kommen.
Ich habe gelesen, das log-Dateien Fehler enthalten, die man dann beseitigen kann. Leider kann ich trotz Administratorrechten (sudo -s) die Datei nicht öffnen. Hast Du eine Idee, was ich tun kann?
Im Unterschied zu Deiner Insatllation habe ich 2 NAS-Laufwerke dauerhaft eingebunden. Daran kann das aber nicht liegen, oder?
Nochmals vielen für Deine Geduld!
Herbert
Hallo Jan,
eigentlich solltest Du mit „sudo su“ direkt zur Datei kommen – evtl. dann noch Rechte setzen.
Hm, json kann auf verschiedene Dinge hindeuten für einen systematischen Fehler. API könnte da eine Fehlerquelle sein. Oder die Datenbank – benutzt Du denn Postgres? Bevor Du zu lange suchst: Ich würde einen Export machen, alles löschen, sauber neu installieren (z.B. so, wie ich es in den Artikeln mit docker-compose und Postgres beschrieben habe) und via Import-Befehl zurückspulen, damit Du einmal eine cleane Installation hast. Sonst suchst Du ewig nach einer Kleinigkeit, die sich irgendwo versteckt hält.
Und natürlich zuvor ein Backup des gesamten Systems machen – sicher ist sicher.
Jan
Hallo Herbert,
ich habe Deinen Rat befolgt und auf einer weiteren SD-Karte ein neuese Raspi-OS mit Paperless-ngx installiert. Lief auf Anhieb und ging recht schnell, aber:
Leider gibt es Probleme beim Import:
• Zuerst haben die paperless-ngx versionen nicht gepasst – dass habe ich aber mit einem Update + neuem Export behoben.
• Jetzt kommt folgende Fehlermeldung: „Found existing user(s), this might indicate a non-empty installation Checking the manifest“ Danach meckert der Importer über die erste Datei, die einen Umlaut (ÄÖÜ) enthält, bricht ab und importiert keinerlei Dokumente nach paperless. In der alten Insatllation sind die Umlaute richtig dargestellt, auch im Dateisystem passt alles. Im Internet gibt es viele Diskussionen darüber aber ich habe nichts brauchbares für mein Problem gefunden.
Hast Du noch eine Idee? Bin kurz davor auch noch alle Dokumente ohne Umlaute neu zu „konsumieren“…
Herbert
Hm, eventuell hast Du einen Fehler von der vorherigen Installation in die neue verschleppt – da lässt sich per Ferndiagnose wenig machen. In den Foren hast Du ja schon nach der Meldung geschaut. Da diese auf „existing users“ abhebt, würde ich mal einen Blick in die User-Verwaltung werfen und auch schauen, welchem User die Dokumente zugeordnet sind. Vielleicht hast Du bei der Neu-Installation einen neuen Admin oder Super-User angelegt, so dass die Zuordnung nicht mehr stimmt. Überflüssige User auf jeden Fall löschen.
Jörg Rennert
Hallo und einen großen Dank für den gesamten Beitrag! Tolle Arbeit!
Irgendetwas scheine ich entweder nicht begriffen zu haben oder falsch zu machen. Ich bekomme es leider nicht hin, die Etiketten richtig auszudrucken. Weder bei Herma noch bei Avery passen die Codes exakt auf die Label. Auch Deine Vorlage passt nicht. Ich habe bereits alles Mögliche ausprobiert, es will einfach nicht klappen. Auch ein Druckerwechsel (von Epson auf Canon) brachte keine Abhilfe. Es ist zum Verzweifeln!
Hast Du eventuell noch eine Idee, wie ich das hinbekommen könnte?
Vielen Dank im Voraus!
VG Jörg
Herbert
In der Regel kannst Du einen „Offset“ bei der (Online-)Software für links und oben eingeben – damit verschiebt man den Druck z.B. um 1 – 2 mm in die entsprechende Richtung. Möglichkeit 2 wäre, selbst eine Vorlage zu definieren – Word und Libre-Office lassen Tabellen zu, bei denen man für die Zellen exakte Größen definiert. Möglichkeit drei: etwas größere Etiketten nehmen.
Jan
Hallo Herbert,
ich habe den Fehler gefunden. Es lag wirklich nur an einer Datei und zum Glück nicht an den Umlauten oder der User-Verwaltung. Ich habe sie in der alten Installation gelöscht, dann einen frischen Export gemacht und dann lief auch der Import in der neuen Installation.
Das ursprüngliche Problem mit dem voller werdenden Speicher muss ich beobachten. Bisher sieht es gut aus. Nochmals vielen Dank!
Thorsten Brod
Hallo in die Runde,
habe die Kommentare von Euch sorgfältig durchgelesen! Ich suche verzweifelt eine Android App mit welcher man die ASN Nummern (QR-Codes) abscannen und zum Dokument in Paperless weitergeleitet wird! Quasi das Gegenstück zu PaperParrot (IOS)! Gibt es da zwischenzeitlich schon etwas auf dem Playstore der erkkent das dieser QR Code zu paperless gehört? Bitte um kurzen Kommentar dazu!
Grüße Thorsten
Herbert
Da ich iOS nutze, kann ich zu Android nichts sagen. Falls es aber dafür gar keine App geben sollte: Die ASN-Suche in Paperless-ngx hat einen eigenen Link, den Du auf den Android-Homescreen legen könntest. Den Shortcut antippen und die 3 oder 4 Ziffern tippen ist vielleicht ein Workaround, bis da mal was erscheint.
Kai
Hi
Die Ettiketten werden wir mal Testen
Wir haben für die Analoge Aufbewarung der Papiere uns ein Hängeregister Schrank geholt (3 oder 4 Fächer reicht gibt es auch Gebraucht Gübstiger).
Die gibt es auch in Breit (Doppelt) wo man viel Platz hat für die Unterlagen.
Dieser steht bei uns im Keller erhöht falls mal der Keller Feucht wird und nicht in der Wohnung wegen (Feuer) Brandabschottung.
Da haben wir halt für jede Firme/Unternehmen/Versicherung ect eine eigne Mape wo die Unterlagen drin sind und wenn die Voll ist geht die in ein andere Fach und eine neue wird erstellt.
Zudem steht auf jeder Mape auch die Infos was es ist zb Name vom Stromversorger sowie für welche Wohnung (Adresse) des ist da man ja auch mal Umzieht wo dann eine neue Mape erstellt wird.
So haben wir halt Offline immer noch schnell die Möglichkeit die Sachen zu Finden wenn wir mal das Orginal Brauchen.
Dazu haben schreiben wir auf jeden Brief des Datum wann wir diesen erhalten haben (ist ja manchmal Wichtig wegen Fristen und so) und scannen den Umschalg mit und die Seiten und stecken diese dann in Klarsichthülle.
Jeder Brief hat eine eigene Klarsichthülle (1.000 stk ~ 14€) das die nicht Durcheinander kommen und wandern dann in die Hängeregistermape.
Da vorher immer mal die Unterlagen nicht so ersichtlich war was zusammen gehörte und was nicht haben wir die Hüllen genommen.
Haben dazu auch auf dem PC die ganzen Unterlagen mit Ordner Sotiert aber nun kommt mal der Wechsel zu Paperless Variante.
Jeder hat so sein System aber Ordentliche Aufbewahrung und Finden wo die Unterlagen sind ist ja so ne Sache…
Daher des mit den Hängeregister da es doch Platzlich eine gute Lösung ist alles an einen Ort zu haben.
Andrè
Hi,
das ist mir an sich zu aufwendig, Ich habe ein Dokumenttyp Urkunde, wo Zeugnisse, Notar usw. agelegt sind.
Gibt es eine möglichkeite zu sagen wenn ein Dokumenttyp „Urkunde“ ist, dann vergib automatisch eine ASN?
Das wäre an sich einfacher
Herbert
Das geht – aktuell – nicht.
Areolys
Die Idee ist natürlich genial mit den ASN Aufklebern.
Nur, bei den Dokumenten, die ich wirklich in Original aufbewahren muss/will möchte ich nicht unbedingt Aufkleber drauf pappen. Bei unwichtigen normalen Dokumenten ist das kein Problem, aber die heb ich ja nicht auf 😉
Herbert
Verstehe. Kommt halt auf das Dokument an. Bei Urkunden usw. muss der Kleber ja nicht sein, aber bei Versicherungsverträgen hätte ich da z.B. keine Bedenken.