Paperless-ngx Teil 2: Suche & Tags

Mit Teil 1 der kleinen Serie über Paperless-ngx sollte ein erster Überblick gegeben werden: verschiedene Ansichten, Abruf von Dokumenten, Eintrag von zusätzlichen Informationen usw. Jetzt werden einzelne Funktionen genauer unter die Lupe genommen.

Rund um Tags

Zunächst ein kurzer Hinweis: Zu Beginn der Arbeit mit Paperless-ngx ist man versucht, sehr viele Tags zu vergeben. Das ist eigentlich nicht notwendig, denn die sehr schnelle Volltextsuche führt meist auch so zum Erfolg. Die Stärken von Tags liegen auf einem anderen Gebiet, dazu weiter unten mehr.

Standard-Tags

Neue Tags können direkt bei der Aufnahme neuer Dokumente erstellt bzw. zugewiesen werden. Oder mit dem entsprechenden Menüpunkt in der Seitenleiste:

Der Button „Dokumente“ bedeutet, dass man sich sofort alle Dateien anzeigen lassen kann, die mit diesem Tag versehen wurden. Text, Icons und Farben lassen sich recht einfach anpassen. Die Farben sind so gewählt, dass sie auch beim Dunkel-Modus gut zu erkennen sind.

Ein Tag kann jederzeit umbenannt werden – die Änderungen übertragen sich sofort auf alle Dokumente. Der geänderte Tag muss also nicht per Hand neu zugewiesen werden.

Sonder-Tag für den Posteingang

Nimmt man neue Dokumente in das Archiv auf, so kann das System diesen einen speziellen Tag automatisch zuweisen. Damit fallen die Neuzugänge besser auf – und man kann sie auch in einem Widget auf der Startseite anzeigen lassen.

Man kann diese Funktion aber auch „temporär“ umfunktionieren: Wenn man z.B. gerade die Steuerunterlagen der letzten 3 Monate in das Archiv aufnehmen möchte, so kann man einen Posteingangs-Tag definieren „Steuer 2023“. Nach der Aufnahme löscht man wieder den Haken bei diesem Tag.

Auto-Tags

Paperless-ngx kann den Inhalt der Dokumente analysieren und selbst Tags vergeben. Der einfachste Fall ist, dass man über ein klares Kennzeichen verfügt: ein bestimmter Absender, eine Kundennummer oder ein eindeutiges Stichwort. So kann etwa der Kontoauszug der Bank X einen anderen Tag zugewiesen bekommen, als dies bei Bank Y der Fall ist. Im folgenden Beispiel weist Paperless dem Schriftverkehr der Elektrizitätswerke automatisch den Tag „E-Werk“ zu:

Kriterium ist hier die Kundennummer „AB-654321“. Diese wurde bei der Definition des Tags „E-Werk“ eingetragen:

Der so definierte Tag wird bei einer Neu-Aufnahme eines Dokuments vergeben. Sollte man bereits 10 frühere Anschreiben im Archiv haben, so ist das auch kein Problem: Man sucht nach der Kundennummer und weist den gefundenen Dokumenten in einem Rutsch den gewünschten Tag zu.

Im Menü werden eine Reihe von weiteren Automatisierungsmöglichkeiten gezeigt. Das System lernt von Dokument zu Dokument dazu.

Suchfunktion

Standard-Suche

Die Suche bei Paperless-ngx ist richtig, richtig gut! Sie funktioniert praktisch in Echtzeit. Viele werden unter Windows das Suchtool „Everything“ kennen. Damit findet man auch bei sehr großen Speichermedien die Dateien in Sekundenbruchteilen. Das gilt auch für Paperless. Aber eben nicht nur für die Dateinamen. Durch die OCR-Erfassung wandert ja der gesamte Inhalt eines Dokuments in die Datenbank. Und Begriffe aus einer Datenbank zu fischen, nun, das ist sehr anspruchslos. Daher ist der Suchvorgang auch auf einem günstigen Raspberry Pi super-schnell. [Ja, Windows kann auch Textinhalte vollständig indizieren – aber mit den Ergebnissen war ich zumindest auf diesem System nie wirklich zufrieden (MacOS ist da besser – aber ich nutze nun mal Windows)].

Paperless-ngx bildet intern einen Score der gefundenen Ergebnisse – versucht also, jene Dokumente, die besonders gut der Suche entsprechen, nach oben zu schieben.

Wie auch immer: Man tippt einen beliebigen Begriff ein – und alle gefundenen Dokumente werden umgehend eingeblendet.

Am Beispiel (Text aus „Der Rächer der Enterbten“, Projekt Gutenberg) sieht man, dass man in der Liste der Resultate alle relevanten Merkmale sofort vor Augen hat. Es wurden drei Dokumente gefunden – evtl. erkenne ich schon Cover-Thumbnail, welches Dokument ich suche. Ansonsten kann ich bei jedem Dokument kurz über das „Anzeigen“-Icon mit dem Mauszeiger fahren – ich erhalte die Fundstelle samt Kontext angezeigt. Klicke ich auf das Icon, erscheint das vollständige Dokument, der Cursor springt zur ersten Fundstelle – aber auch alle weiteren Fundstellen innerhalb des gleichen Dokuments sind farblich markiert.

Date-Picker

Bei größeren Archiven kann die Suche innerhalb eines Datumsbereichs sehr hilfreich sein. Paperless-ngx stellt dafür einen recht guten Date-Picker zur Verfügung, der die Arbeit für diese Art der Suche deutlich erleichtert:

Die Suche ist in den beiden Feldern „Ausgestellt am“ und „Hinzugefügt am“ möglich. „Ausgestellt am“ wird bei der Aufnahme eines Dokumentes von Paperless ausgelesen, so dass man das Feld nicht unbedingt von Hand ausfüllen muss. Das Auslesen klappt auch bei Standardpost ganz gut, da die Position des Datums in Briefen einigermaßen standardisiert ist. Bei anderen Dokumenten nimmt Paperless ein Datum, das darin auftaucht – da wird man gelegentlich einen Blick drauf werfen müssen, ob man damit zufrieden ist. Ganz nützlich finde ich persönlich die „vor-dem“-Suche, da ich meist in chronologischen Abschnitten denke. Wenn ich also einen Beleg aus den Herbst-Semesterferien 2022 suche, so kann ich damit einfach „suche vor 1.10.22“ durchführen. Sicher auch für manchen Quartalsbericht nützlich oder für Steuererklärungen.

Kombinierte Suche

Alle Feldinhalte lassen sich mit der Textsuche kombinieren. So kann ich etwa nur in einem bestimmten Verzeichnispfad suchen. Oder nur in Dokumenten, die bestimmte Tags aufweisen. Das vorherige Beispiel erzielte 3 Resultate bei der einfachen Textsuche. Wenn nun ein Tag ausgewählt wird, so erscheint nur noch 1 Ergebnis:

Dabei ist es unwichtig, ob der Tag/die Tags zuerst gewählt oder erst nach erfolgter Suche aktiviert werden.

Erweiterte Suche

Wer möchte, kann auch komplexere Suchanfragen eingeben und auf den Klick in den Feldern verzichten. Ein einfaches Beispiel wäre der Parameter „tag:“. Wenn ich „tag:unterricht*“ eingebe, so erhalte ich alle Dokumente mit den Tags „Unterricht Oberstufe“, „Unterricht Grundschule“ usw.

Die Parameter kann ich miteinander kombinieren. Beispiel: mit „correspondent:Hochschule“ erhalte ich zunächst alle Dokumente, die die Hochschule betreffen:

Nebenbei: Paperless-ngx stellt den Namen des Korrespondenten vor den Dateinamen, so dass die Ergebnisse klarer ins Auge fallen. Möchte ich aus den Ergebnissen nun nur jene Unterlagen sehen, die ich noch vorbereiten muss, so tippe ich einfach „AND tag:vorbereiten“ dazu:

Auch Klammerausdrücke, NOT-Anweisungen usw. lassen sich verwenden. Weitere Hinweise dazu in der Doku des Programms.

Sonderfall: Notizen

Notizen sind keine regulären Felder (der Bereich kann sogar in den Einstellungen gesondert aktiviert/deaktiviert werden). Aber sie können in die Suche aufgenommen werden. Prinzipiell sind Notizen/Anmerkungen zu einem Dokument – z.B. „Ich muss die Tabelle auf S. 12 noch einmal mit den aktuellen Zahlen vergleichen“ – zur späteren Erinnerung ganz nützlich. Man kann darin aber auch beliebige Begriffe eintragen, die bei der Suche auftauchen. Ansonsten bleiben Notizen, bis auf ein kleines Icon, „unsichtbar“.

In diesem Beispiel wurde aus dem in Paperless-ngx angezeigten Dokument ein Zitat in eine Notiz kopiert. Zusätzlich wurde eine zweite Notiz zum Dokument erstellt, die auf die Einordnung in einer Facharbeit hinweist. Nach dem Begriff „Facharbeit“ kann nun mit der erweiterten Suche gesucht werden:

Die Notizen werden gefunden und direkt bei den Suchergebnissen eingeblendet.

Wie bereits in Teil 1 beschrieben: Alle Suchvorgänge lassen sich in Form einer „Ansicht“ speichern und später mit einem Klick abrufen. Die Liste der gespeicherten Ansichten findet sich im Einstellungsbereich, Tab „Gespeicherte Ansichten“.

Die Suche in Paperless-ngx sehr durchdacht. Vor allem: Sie steht nicht nur im Dateimanager eines lokalen Geräts zur Verfügung – alle Geräte im Haushalt/WLAN können darauf zugreifen. Mehr noch: 2 Klicks in einem Router wie der Fritz!Box genügen – und man kann unterwegs via VPN auf alle Dokumente und Suchmöglichkeiten zugreifen. Das Vorgehen beschreibe ich in einem der nächsten Teile.

Was kommt in Teil 3?

Es gibt viele Wege, neue Dokumente in Paperless-ngx aufzunehmen. Die Web-Oberfläche ist ein einfacher Weg. Aber auch Scanner können direkt die Resultate im System speichern, E-Mail-Anhänge können automatisiert in den Index aufgenommen werden, Scanner-Apps auf dem Smartphone arbeiten damit zusammen, ja, sogar iOS-Shortcuts via API sind möglich. Das schauen wir uns alles in Ruhe in der nächsten Folge an …

Bisherige Teile der Paperless-ngx-Serie:
Teil 1: Ausführlicher Überblick
Teil 2: Suche & Tags
Teil 3: consume-Ordner – Einsatz von Scannern
Teil 4: Speicherpfade konfigurieren
Teil 5: Installation auf dem Raspberry Pi
Teil 6: Neue Funktionen in Version 2
Teil 7: Dokumente unterwegs über das eigene Modem abrufen
Teil 8: Exportfunktion nutzen
Teil 9: Update durchführen
Teil 10: Das Rundum-sorglos-Backup
Teil 11: Mail-Abruf mit vielen Extras
Teil 12: Mein Alltag mit Paperless-ngx
Teil 13: Ein Quanten-Code für das Papier-Archiv
FORUM für Fragen eröffnet
Teil 14: Automatisierte Ablage auf Speicherpfaden
Teil 15: Neue Funktion für das Verbinden und Trennen von Dokumenten