Paperless-ngx, Teil 20: Dokumente per Mail aus dem Heimnetz versenden

Die meisten Paperless-ngx-Nutzer lassen die Anwendung nur im Heimnetz laufen, da man vertrauliche Dokumente nicht gerne über das Internet zugänglich machen möchte. Damit entfällt aber das Verschicken von Links für Empfänger außerhalb des eigenen Netzes. Seit Version 2.15 gibt es nun die Möglichkeit, direkt aus Paperless-ngx heraus Dokumente per Mail zu versenden.

Nach erfolgter Konfiguration (siehe unten) erscheint ein neuer Button „Senden“ in der Detail-Ansicht eines Dokuments:

Ein Klick darauf öffnet ein kleines Formular für die Eingabe des Mail-Textes:

Es kann dabei ausgewählt werden, ob man die Archiv-Version verschicken möchte (die mit OCR bearbeitet wurde) oder die Originalversion.

Paperless-ngx bringt keinen Mail-Server mit, die Anwendung kann aber die Server des eigenen Mail-Anbieters nutzen. Wie man an die Daten seines Anbieters kommt und was man bei einem 2FA-Zugang beachten muss, habe ich bereits in Teil 11 der Serie für verschiedene Anbieter beschrieben. Hier nehme ich als Beispiel einen einfachen Web.de-Account, GMX, T-Online usw. funktionieren ähnlich.

In unserem paperless-ngx-Pfad auf dem Raspberry Pi befindet sich eine Textdatei für Umgebungsvariablen mit der Endung „.env“:

Diese einfach mit einem Texteditor öffnen und die folgenden Zeilen eintragen:

PAPERLESS_EMAIL_HOST=smtp.web.de
PAPERLESS_EMAIL_PORT=587
PAPERLESS_EMAIL_HOST_USER=DEIN_EIGENER_NAME@web.de
PAPERLESS_EMAIL_HOST_PASSWORD=DEIN_EIGENES_PASSWORT
PAPERLESS_EMAIL_FROM=DEIN_EIGENER_NAME@web.de
PAPERLESS_EMAIL_USE_TLS=true
PAPERLESS_EMAIL_USE_SSL=false

Falls statt TLS die SSL-Variante beim Anbieter genutzt wird:

PAPERLESS_EMAIL_PORT=465
PAPERLESS_EMAIL_USE_TLS=false
PAPERLESS_EMAIL_USE_SSL=true

Die folgenden Angaben können sich je nach Anbieter unterscheiden, meist können Port, TLS usw. aber einfach übernommen werden:

Der Button „Senden“ erscheint nach erfolgtem Eintrag und Neustart von Paperless-ngx.

Bei meinen Tests hat alles flott und reibungslos funktioniert. Momentan ist die Funktion wie erwähnt nur in der Detail-Ansicht implementiert, so dass nur einzelne Dokumente auf diesem Weg verschickt werden können. Richtig nützlich wird die Angelegenheit, wenn man wie gewohnt mehrere Dateien in der Dokumentenansicht markieren und gebündelt verschicken kann. Es kann gut sein, dass sich diese Ergänzung demnächst bei einem Update findet.

Bisherige Teile der Paperless-ngx-Serie:

Teil 1: Ausführlicher Überblick
Teil 2: Suche & Tags
Teil 3: consume-Ordner – Einsatz von Scannern
Teil 4: Speicherpfade konfigurieren
Teil 5: Installation auf dem Raspberry Pi
Teil 6: Neue Funktionen in Version 2
Teil 7: Dokumente unterwegs über das eigene Modem abrufen
Teil 8: Exportfunktion nutzen
Teil 9: Update durchführen
Teil 10: Das Rundum-sorglos-Backup
Teil 11: Mail-Abruf mit vielen Extras
Teil 12: Mein Alltag mit Paperless-ngx
Teil 13: Ein Quanten-Code für das Papier-Archiv
Teil 14: Automatisierte Ablage auf Speicherpfaden
Teil 15: Neue Funktion für das Verbinden und Trennen von Dokumenten
Teil 16: Dashboard, smarte Widgets und erweiterte Ansichten
Teil 17: Unterordner des consume-Verzeichnisses nutzen
Teil 18: Paperless-ngx auf Synology/NAS ohne Docker nutzen
Teil 19: Praxisbeispiel – kleine Hausverwaltung
Teil 20: Dokumente per Mail aus dem Heimnetz versenden
Teil 21: Die 1-Klick-Sicherung mit allem Drum und Dran