Mich erreichen immer wieder Fragen zum Thema Hausverwaltung. Meist geht es dabei um überschaubare Projekte. Vielleicht hat man 1 oder 2 Wohnungen im eigenen Haus vermietet, verwaltete die Angelegenheiten eines Mehrparteienhauses oder kümmert sich um die Immobilie, die Tante Erna im Schwarzwald besitzt. Hier kann Paperless-ngx seine Stärken ausspielen: Die Kombination der vielen Funktionen stellt eine deutliche Arbeitserleichterung dar. Zugleich kann eine Hausverwaltung als Beispiel für ähnliche Projekte liefern – ein geplanter Anbau, gemeinsame Flurstücke, Organisation eines Schrebergartens usw. usw.

Da Paperless-ngx flexibel ist, kann man die anfallenden Dokumente sehr unterschiedlich organisieren. Ich werde hier ein möglichst klares Modell vorschlagen, das ohne großen Einsatz vieler bunter Tags auskommt. Gezeigt werden soll vielmehr, wie sich die Funktionen von Paperless-ngx für derartige Projekte ergänzen.

Als Beispiel soll uns hier ein Drei-Parteien-Haus dienen mit Erdgeschoss, Obergeschoss und ausgebautem Dachgeschoss. Man ist Ansprechpartner für die Bewohner, kümmert sich um Handwerker, Gartenarbeit usw. Dazu die jährliche Abrechnung und Erstellung der Nebenkosten.

Ein Dashboard sorgt für die Übersicht

Beginnen wir direkt mit der Startseite, die in drei Abschnitten für den notwendigen Überblick sorgt:

Abschnitt 1: „Eingang“

Hier erscheinen neue Dokumente, die man entweder via Scanner, per Drag-and-drop oder via E-Mail-Abruf ins System übernommen hat. Der Tag „Eingang“ wurde als Eingangstag definiert. Sofern das System bereits Zuweisungen erlernt hat, kann es sein, dass bereits automatisch weitere Merkmale – etwa der Name eines Mieters – eingetragen wurden. Ansonsten sind das die Dateien, die man mit dem Öffnen-Icon aufruft, um selbst die Einordnungen vorzunehmen.

Abschnitt 2: „Todo“

Bei diesen Dokumenten besteht Handlungsbedarf. Hier könnte eine Rechnung mit dem Tag „Todo“ versehen worden sein, die man noch bezahlen muss. Da Paperless-ngx auch Mail-Inhalte verarbeitet (*.eml-Format) könnte man die Anfragen von Wohnungsinhabern aufnehmen, um diese später zu beantworten. Ist der Betrag bezahlt oder die Antwort geschrieben, so entfernt man den Tag – womit das Dokument auch von der Startseite verschwindet.

Abschnitt 3: „In Bearbeitung“

Manche Vorgänge muss man im Auge behalten, bis sie abgeschlossen sind. So hat man z. B. ein Angebot für den Einbau eines neuen Fensters eingeholt, hat dazu aber noch Fragen. Dann könnte man ins benutzerdefinierte Feld „Bemerkung“ eintragen: „Nachgefragt am 18.03.: Wieviel spart man, wenn man auf Sicherheitsriegel verzichtet?“ Dann erscheint diese Bemerkung in der Tabelle – man hat sofort vor Augen, warum der Vorgang noch nicht abgeschlossen ist.

In der Tabelle ist neben den Wohnungskürzeln (EG = Erdgeschoss) noch der Speicherpfad zu sehen. Dieser ist wichtig, falls man mehrere Projekte betreut. So könnte „Waldweg“ für die Immobilie von Tante Erna im „Waldweg 23“ stehen, der Speicherpfad „Rabengasse“ hingegen für die eigene Wohnung in „Rabengasse 14“ usw.

Einrichten eines gesonderten Mail-Kontos

Bei einem kleineren Objekt kann es genügen, wenn die seine gewohnte E-Mail-Adresse verwendet. Es genügt ja dann ein Label oder ein Mail-Ordner, den man z. B. „paperless“ nennt, dort schiebt man den Schriftverkehr rein, der für die Hausverwaltung eine Rolle spielt. Paperless-ngx reagiert dann nur auf diesen Label/diesen Ordner.

Es kann sich aber durchaus lohnen, ein zusätzliches Mail-Konto einzurichten. Wenn man eine Webseite hat, kann man bei den meisten Hostern ohnehin 100 oder 200 Mail-Adressen definieren. Hat man etwa die Domain „familie-gundelei.de“ gekauft, so sollte es kein Problem sein, ein Mail-Konto wie „verwaltung@familie-gundelei.de“ einzurichten. Oder man nimmt halt noch ein zweite GMX, Web.de usw. Konto. Paperless-ngx ruft dann einfach die Anhänge ab, die im IMAP-Hauptverzeichnis – oft INBOX – landen.

Wer es noch etwas ausgefeilter machen möchte, der kann dem Schriftverkehr im Mail-Programm auch Labels wie „Todo“ oder „Ablage“ vergeben und über einen Arbeitsablauf dafür sorgen, dass die Unterlagen direkt im richten Abschnitt der Startseite landen.

Benutzerdefiniertes Feld für Wohneinheiten

Spontan könnte man denken, dass eine Unterscheidung zwischen „EG – Erdgeschoss“, „OG – Obergeschoss“ und „DG – Dachgeschoss“ doch ideal für Tags wäre. Wenn man dann einen Tag auswählt, so hat man immer alle Dokumente, die zu dieser Wohneinheit gehören. Ja, könnte man machen. Aus zwei Gründen würde ich aber ein benutzerdefiniertes Feld bevorzugen: Erstens finde ich eine Vielzahl bunter Tags auf der Dokumentenübersicht ablenkend. Man sieht gewissermaßen den Wald vor lauter Bäumen nicht. Und zweitens sind die Möglichkeiten der benutzerdefinierten Felder seit der Version 2.14 deutlich gestiegen. Ich kann nach Einträgen filtern und benötige nur 1 Feld für mehrere Wohnungen. Im Beispiel sieht das so aus:

Neben den eigentlichen Wohneinheiten findet sich noch eine übergreifende Kategorie – hier: „allgemein“ – für Dokumente, die alle Einheiten betreffen (Strom für Treppenhaus usw.). Da Objekte via Speicherpfad unterschieden werden, kann man das Optionsfeld auch so anlegen, dass es für mehrere Objekte passt. Also etwa „EG – 1. Stock – 2. Stock – DG“. Hat Objekt A kein Dachgeschoss, dann verwendet man die Option einfach nicht.

Mieter und andere Korrespondenten

Auch hier gilt: Ja, Mieter-Namen könnte man als Tags definieren. Korrespondenten werden aber auch hervorgehoben und sind „nicht so bunt“ (siehe oben). Da man mit Mietern/Eigentümern am häufigsten zu tun hat, erhalten diese Namen noch ein 001, 002 usw.:

Eine etwas längere Korrespondenten-Liste kann sich lohnen, wenn die Bezeichnungen beispielsweise an die Rubriken angelehnt sind, die man ohnehin für die jährliche Nebenkostenabrechnung benötigt. Zu den Unterlagen können auch Fotos von Zählerständen oder Renovierungsfortschritten gehören (Paperless-ngx erkennt ja auch Text in Bildern). Oder Resultate aus Smart-Home-Apps.

Unterscheidung Mieter und Wohneinheit

Moment, könnte man nun denken, das ist doch eine Doppelung! Wenn Mieter Schmidt in der Wohneinheit EG wohnt, dann genügt doch ein Kriterium. Aber Mieter können wechseln. Plötzlich wohnt seit August 2025 eine „Sabine Menzel“ statt „Karl Schmidt“ im EG. Einen Teil der Abrechnungen muss man am Jahresende also noch für Schmidt ausstellen, einen anderen Teil für Menzel und ein dritter Teil betrifft evtl. die Wohnung an sich (z. B. Förderungen). Sofern man, etwa bei einer Eigentümergemeinschaft, die das Objekt selbst bewohnt, mit „langjährigen Wohnverhältnissen“ zu tun hat, kann man auf diese Doppelung verzichten.

Umgang mit Dokumenten früherer Mieter

Ist ein Mieter schon länger ausgezogen, so stört es, wenn die alten Dokumente in den Suchresultaten auftauchen. Etwas, was oft übersehen wird, ist die Setzung von Ausschluss-Filtern. Bei „Korrespondent“ könnte man etwa den Tab „Ausschließen“ anklicken und den Namen des ehemaligen Mieters markieren.

Ein Verfahren, das noch etwas „sauberer“ ist, wäre die Verwendung eines Speicherpfads „Archiv“. Diesen Speicherpfad erhalten die Dokumente ehemaliger Vermieter, was durch eine Stapelverarbeitung rasch erledigt ist. Man erhält so eine Verzeichnisstruktur

• Archiv/001_Schmidt/Dokumente …
• Archiv/001_Menzel/Dokumente …
• Archiv/002_Wagner/Dokumente … usw.

Den Ausgangspfad „Archiv“ mit allen Unterordnern kann man zu gegebener Zeit mit einem Klick in ein ZIP-Archiv packen und anschließend die Dokumente in Paperless-ngx löschen. Mit einem Tag „Archiv“ kann man bis dahin alle Archiv-Unterordner von Suchresultaten auf die gleiche Weise ausschließen, wie das weiter oben für Korrespondenten gezeigt wurde.

Dokumententypen

Wann Dokumententypen und wann Korrespondenten verwenden?

Sofern ich häufiger Kontakt mit einer bestimmten Person oder Institution habe, würde ich die Einordnung unter „Korrespondenten“ vornehmen. Das können die Mieter oder Mit-Eigentümer sein, während umfangreicher Renovierungsarbeiten können dies aber auch bestimmte Handwerkerfirmen sein. Energieunternehmen oder Kaminkehrer stellen hingegen nur die Abrechnungen zu, sodass die Zuweisung eines Dokumententypen wie „Nebenkosten“ genügt.

Beispiele für allgemeine Dokumententypen

• Vertrag: Mietverträge, Versicherungsverträge, Wartungsverträge.
• Kündigungen: Kündigungen von Mietern oder Dienstleistern, Kündigungsbestätigungen usw.
• allgemeine Rechnungen: Reparaturen, Gartenpflege, Anschaffungen von Geräten
• Protokolle: Übergabeprotokoll, Zählerstände, Schadensmeldungen

Wer mit Paperless-ngx beginnt, unterliegt oft dem Irrtum, dass man ganz viele Dokumententypen, Korrespondenten oder Tags einrichten sollte. Nach meiner Erfahrung zahlt sich die Mühe nur selten aus. Oft weiß man doch recht konkret, wonach man sucht. Dazu kommt die sehr gute und blitzschnelle Volltextsuche, die genutzt werden kann. Mein Vorschlag ist daher, bei all diesen Funktionen mit wenigen grundlegenden Stichwörtern zu arbeiten. Man merkt nach einiger Zeit selbst, ob zusätzliche Kategorien eine Erleichterung bringen.

Pfade

Für die Speicherpfade würde ich ein recht einfaches System vorschlagen. Abgebildet wird aus Ausgangspfad das Objekt („Waldweg“), dann die Jahreszahl und schließlich die Wohneinheit. Alle Einzeldokumente würde ich ohne weitere Unterpfade bei der jeweiligen Wohneinheit unterbringen. Denn für die eigentliche Organisation wird ja bereits Paperless-ngx genutzt, das muss man dann nicht in allen Feinheiten in den Speicherpfaden abbilden. Die Struktur würde dann so aussehen:

Seit der Paperless-ngx-Version 2.13 können auch benutzerdefinierte Felder als Platzhalter dienen. Daher kann folgende Syntax verwendet werden:

Waldweg21/{{ created_year }}/{{ custom_fields|get_cf_value("Wohnung") }}/{{ title }}

Die Speicherung erfolgt auf folgendem Pfad:

Waldweg21/2022/DG/Rechnung-Installation

Und wo bleiben die Tags?

Bei diesem System genügen 4 „Haupt-Tags“:

• Eingang
• Todo
• in Bearbeitung
• Archiv

Sicher wird man für den ein oder anderen Zweck gelegentlich zu weiteren Etiketten greifen. Wir stellen unser Heizsystem beispielsweise in diesem Jahr von Öl auf Fernwärme um. Dabei fällt Schriftverkehr mit dem Fernwärme-Anbieter an, Heizkostenberechnungen, Förderanträge, Installationsfirma usw. Also verwende ich den temporären Tag „Fernwärme“, um die betreffenden Dokumente rasch bündeln zu können. Gerade für punktuelle Ereignisse – Vorbereitung von Übergaben, Besprechungen, Ausschreibungen – eignen sich Tags. Schnell drauf, Aufgabe erledigen, schnell wieder entfernt.

Fazit

Wie gesagt: Jede(r) entwickelt ein Vorgehen, das zu seinem Projekt passt. Grundsätzlich würde ich „klein“ anfangen, damit man möglichst schnell sieht, ob man etwas verändern muss. Die Definition von komplexen Arbeitsabläufen oder der zusätzliche Einsatz von Skripten lohnt meist nur, wenn man gut mit der Technik vertraut ist. Wichtiger ist ein „Alltags-Flow“: von Zeit zu Zeit via (Dokumenten-)Scanner Papier digitalisieren, die Übergabe von Mail-Anhängen von Paperless-ngx konfigurieren, eine Smartphone-App für den raschen Scan unterwegs verwenden usw. Vor allem aber: Für ein wirklich gutes Backup sorgen! Der Zeitaufwand für die Ersteinrichtung seines eigenen Systems zahlt sich aus – man profitiert ja Woche für Woche, Monat für Monat und Jahr für Jahr davon.

Bisherige Teile der Paperless-ngx-Serie:

Teil 1: Ausführlicher Überblick
Teil 2: Suche & Tags
Teil 3: consume-Ordner – Einsatz von Scannern
Teil 4: Speicherpfade konfigurieren
Teil 5: Installation auf dem Raspberry Pi
Teil 6: Neue Funktionen in Version 2
Teil 7: Dokumente unterwegs über das eigene Modem abrufen
Teil 8: Exportfunktion nutzen
Teil 9: Update durchführen
Teil 10: Das Rundum-sorglos-Backup
Teil 11: Mail-Abruf mit vielen Extras
Teil 12: Mein Alltag mit Paperless-ngx
Teil 13: Ein Quanten-Code für das Papier-Archiv
FORUM für Fragen eröffnet
Teil 14: Automatisierte Ablage auf Speicherpfaden
Teil 15: Neue Funktion für das Verbinden und Trennen von Dokumenten
Teil 16: Dashboard, smarte Widgets und erweiterte Ansichten
Teil 17: Unterordner des consume-Verzeichnisses nutzen
Teil 18: Paperless-ngx auf Synology/NAS ohne Docker nutzen
Teil 19: Praxisbeispiel – kleine Hausverwaltung