Dateinamen leichter merken

Eine Dokumentenablage, die vor allem auf dem – einfachen – Ordner- und Dateinamen-Prinzip basiert, ist auf eine einheitliche Struktur angewiesen. Wenn man sich an ein Schema hält, findet man auch in großen „Datengebirgen“ rasch die gewünschte Information.

Ein allgemeines Muster für Dateinamen, das sich insbesondere für das Dokumentenarchiv eignet, ist aus Datum und Stichwort für den Inhalt aufgebaut, also z. B. „2019-04-01_Rechnung-Anbau-Maier.pdf“ oder „2019-04-01_Vertrag-Haftpflicht.pdf“ usw. Damit man leichter den Überblick behält, kann es sinnvoll sein, den Dateinamen zu kürzen. Auch für die Ansicht der Dateiablage via kleinem Smartphone-Bildschirm kann dies sinnvoll sein. Meist genügen wenige Abkürzungen für die häufigsten Themen:

Man muss sich nicht für jeden Sonderfall ein Kürzel überlegen. Meist kommt man mit 5 – 10 Begriffen schon sehr weit. Bei der Suche genügt es später, wenn man z. B. „2019 rk“ eingibt – und schon hat man alles für die Reisekostenabrechnungen zusammen.

Screendragon – Tool für die Merkliste

Solche Kürzel wird man nach wenigen Wochen der Anwendung parat haben, ohne noch groß nachdenken zu müssen. Aber für die Anfangszeit ist es gut, wenn man eine kleine Merkhilfe für die eigenen Abkürzungen zur Verfügung hat: Das kann einfach eine Textdatei sein, die man im Zweifelsfall aufruft, ein kleiner Screenshot oder auch ein Post-it, das man am Scanner befestigt. Wichtig ist, dass man nicht lange nach der Liste suchen muss.

Ein kleines – kostenloses – Windows-Tool bietet hier eine pfiffige Lösung an: Beliebige Grafiken werden transparent eingeblendet, ja, man kann sogar Mausklicks durch die Grafik „hindurch“ ausführen. Screendragon bietet noch weitere Funktionen an, aber für unseren Zweck reicht ja ein Screenshot der Liste. Dazu noch eine Verknüpfung zu dem Tool anlegen – und schon hat man seine Kürzel beim Scan-Vorgang mit einem Klick zur Hand:

Edit: Es kam die Frage auf, wie man es macht, damit sofort die gewünschte Grafik erscheint.
1. Verknüpfung zur exe-Datei mit rechtem Mausklick anlegen.
2. Anschließend „Eigenschaften“ der Verknüpfung aurufen.
3. Dort die Zeile mit dem Programmnamen um den Dateinamen der Grafik ergänzen:

Beispiel: Ein üblicher Freitagnachmittag sieht bei mir so aus, dass ich die Post der Woche kurz in meinen Dokumentenscanner (ein ScanSnap iX500) lege. Die Software des Scanners zeigt mir nach dem Scan die Seitenvorschau und bringt einen Namensvorschlag, den ich aber in den meisten Fällen ändere, damit mein Schema eingehalten wird. Während des Speichervorgangs könnte ich nun meine Kürzel-Liste einblenden, sofern ich sie benötige, ohne groß zu einer gesonderten Anwendung wechseln zu müssen – und man behält den freien Blick auf das aktuelle Dokument.