Die „ziemlich sorgenfreie Nextcloud“. Teil 5: Die Duo-Cloud

Unsere kleine Homeserver-Cloud funktioniert sicher und bequem zu Hause. Auch unterwegs ist der persönliche oder familiäre Zugriff via VPN, z. B. über eine FritzBox, problemlos möglich. Aber gelegentlich möchte man Dokumente mit anderen teilen oder gemeinsam online bearbeiten. Nun gibt es zwar Möglichkeiten, über diverse Verfahren einen öffentlichen Zugang zum Homeserver einzurichten. Aber davon würde ich dringend abraten, wenn man nicht über wirklich gute IT-Kenntnisse verfügt. Denn ein einziger Fehler, ein vergessenes Update, ein Update, das etwas an irgendeiner Stelle ändert usw. – und schon können alle Daten im Heimnetzwerk von Angreifern oder automatisierten Bots abgegriffen werden.

Mein Rat ist: Die persönlichen und privaten Daten ausschließlich in der Nextcloud des Homeservers zu belassen. Für öffentliche Freigaben hingegen eine zweite Nextcloud bei einem Hoster nutzen. Diese zweite Nextcloud kann sogar kostenlos oder für kleine Münze gebucht werden. Viele Anwender haben sogar bereits eine solche externe Nextcloud – ohne davon zu wissen.

Aufbau der Duo-Nextcloud

Apple hat gerade das faltbare Duo-iPhone vorgestellt. Da dachte ich mir: „Hach – das passt ja auch gut für unsere Doppel-Cloud!“ 🙂 Wie unterscheiden sich nun die beiden Nextcloud-Instanzen?

Familien-Nextcloud auf dem Homeserver

Der Grund für die Einrichtung unserer „Sorglos-Nextcloud“ war ja gerade, dass alle persönlichen, privaten, sensiblen Daten unter unserer eigenen Verwaltung bleiben und in der Regel nicht das Haus verlassen. Ausnahmen: Backup-Speichermedien oder VPN-Zugriffe von unterwegs. Bonuspunkt: Die Homeserver-Nextcloud kann mit richtig viel Speicher ausgestattet werden. Selbst bei den derzeit hohen Speicherpreisen bekommt man im HDD-Segment 5 TB für ca. 150 Euro. (Bei mir genügt, trotz intensiver Nutzung, locker 1 TB für alle aktuellen Projekte, Dokumenten-Archiv, Fotos usw.)

Mit anderen Worten: Diese erste Nextcloud kann alle Daten aufnehmen, die persönlich oder in der Familie genutzt werden, ohne dass man sich im Alltag groß Gedanken über Speicherplatz machen müsste. Aber selbst wenn man z. B. den Sohnemann verdächtigt, dass er da sehr große Videodateien ablegt, so kann mit zwei Klicks ein Speicherlimit eingerichtet werden.

In dieser Nextcloud kann auch jeder seine Ordnerstruktur einrichten, die zum eigenen Workflow passt. Auch kann sie als Langzeitarchiv dienen für ältere Dokumente. Dazu kommen die Perma-Links (dauerhafte interne Links), deren Verknüpfungen in Dokumenten außerhalb der Nextcloud korrekt bleiben, selbst wenn Dateien innerhalb von Nextcloud in andere Ordner verschoben werden.

Das klappt alles recht gut. Aber wenn man z. B. für den Pflegedienst einen Tagesplan freigeben möchte, möchte man dem Pflegedienst nicht erst erklären, wie er sich via VPN einloggen kann. Gut, für einen solchen Einzelfall hängt man das Dokument an eine Mail. Aber es gibt Workshop-Teilnehmer, die Materialien erhalten sollen. Eine Lerngruppe, mit der man zusammenarbeiten möchte. Ein Amt, das eine Unterlage erhalten soll. Kann man alles per Mail und Messenger machen – hat dann aber mehrere Kommunikanäle und Eingangskörbe im Blick zu behalten. Daher lohnt es sich, die heimische Nextcloud mit einer externen zu ergänzen.

Externe Nextcloud für Freigaben und Zusammenarbeit

Der erste Pluspunkt dieser geteilten Lösung: Es wird nur wenig Speicherplatz für die externe Nextcloud benötigt. Den Großteil der Dateien verwaltet man auf dem eigenen Server. Beispiele für Ordner, die auf der externen Nextcloud untergebracht werden können:

Freigaben: Dokumente, die per Freigabelink weitergegeben werden sollen. Die Freigabe kann auch mit einem Ablaufdatum versehen werden. Und: Man kann sich sogar mit der Nextcloud-Alarm-Funktion an das Löschen des Dokuments erinnern lassen.

Briefkasten: Ein Upload-Ordner, der von jedem Browser ohne Log-in oder Account bedient werden kann. Auf diese Weise können z. B. Seminarteilnehmer ihre Fotos oder Dokumente direkt während der Veranstaltung hochladen, ohne gegenseitig die Ergebnisse der anderen zu sehen.

Freigegebener Ordner: Ein Ordner, in den jeder mit dem Freigabelink Dateien hochladen und auch die der anderen einsehen kann. Hat man etwa einen gemeinsamen Ausflug unternommen, so stellt jeder seine „Best-of-Fotos in diesem Ordner zur Verfügung und alle haben so ein gemeinsames Fotoarchiv (bearbeiten und/oder löschen kann bei der Linkfreigabe deaktiviert werden).

Zusammenarbeit: Hier sind Dokumente, an denen man gemeinsam arbeitet. Vorteil: Die „Mitschreibenden“ müssen nicht über ein eigenes Nextcloud-Konto verfügen. Dokumente – Markdown, Word-, Excel-Dateien usw. – können von allen bearbeitet werden, die den Link erhalten (eventuell zusammen mit einem Passwort).

Im Unterschied zu anderen Clouds kann das gleiche Dokument mehrere Freigaben mit unterschiedlichen Berechtigungen erhalten. So kann z. B. ein Link für den Co-Autor mit Bearbeitungsrechten erzeugt werden, während Mitlesende einen anderen Link ohne Bearbeitungsmöglichkeit erhalten.

Zugriff unterwegs: Via VPN hat man mit eigenen Geräten Zugriff auf die Dokumente des Homeservers. Eventuell möchte man auf wichtige, aktuelle Daten jederzeit von unterwegs zugreifen können. Die erste Möglichkeit ist, solche Daten in der Nextcloud-App vorab runterzuladen. Die zweite Möglichkeit besteht darin, einen ‚Unterwegs-Ordner‘ in der externen Nextcloud einzurichten. Auf die Dateien in diesem Ordner kann auch ohne VPN zugegriffen werden (z. B. wenn man das Smartphone eines Freundes nutzt).

Ende-zu-Ende-verschlüsselte Dateien: Wie bereits in der Einführung erwähnt – Nextcloud ist nicht gut darin, die gesamte Cloud mit E2EE zu verschlüsseln. Das ist ja einer der Gründe, der für den Einsatz zu Hause spricht. Allerdings: Einzelne Ordner via E2EE zu verschlüsseln, das klappt ganz gut. Wenn man möchte, kann man sich auf diese Weise einen „Tresor-Ordner“ zulegen.

Einrichtung der Duo-Cloud

Zusammenarbeit der beiden Nextcloud-Instanzen

Das Ziel ist, Dokumente, die entweder irgendwo auf der lokalen SSD liegen oder sich in der Homeserver-Nextcloud befinden, der externen Instanz zur Verfügung zu stellen. Das kann alles im einfachsten Fall per Browser-Upload passieren (oder per Drag-and-drop indem man beide Nextcloud-Fenster im Split-Modus von Firefox, Zen oder Vivaldi aufruft):

Deutlich komfortabler ist das Vorgehen in einem Dateimanager. Ich zeige hier den Dateimanager Nemo unter Linux Mint. Das alles funktioniert aber auch mit dem Windows-Datei-Explorer oder mit macOS Finder plus Desktop-Client.

Einrichtung im Desktop-Client

Als Beispiel nehme ich die Magentacloud der Telekom, denn die ist nichts anderes als eine Nextcloud. Für viele Magenta-Kunden ist die Cloud kostenlos (bis 15 GB), wenn man mehr Speicherplatz benötigt, so ist man aktuell für 100 GB mit 2 Euro/monatlich dabei. Einen ausführlichen Artikel dazu habe ich bei GnuLinux geschrieben. Hetzner, Ionos, Wolkesicher wären weitere Hoster, die als günstige Nextcloud-Anbieter gelten.

Im Desktop-Client können mehrere Anbieter gleichzeitig verwaltet werden – jeweils mit eigenen Ordnern und Einstellungen. Die Synchronisierung erfolgt für alle Instanzen „in einem Rutsch“, sodass man sich auf seine Arbeit konzentrieren kann. Die Einstellungen sorgen dafür, dass je nach Ordner, in den man speichert, die Dateien automatisch in der richtigen Nextcloud-Instanz landen:

Pflege im Dateimanager

Wenn man zwei Fenster im Dateimanager öffnet, kann man sehr bequem per Drag-and-Drop jene Dateien auf die externe Instanz verschieben, die freigegeben werden sollen:

Auch aus anderen Ordnern und von beliebigen Speichermedien ist so die Übergabe an die externe Nextcloud recht einfach. Entweder über die beschriebene 2-Fenster-Ansicht (1) – oder über einen Menüpunkt „verschieben nach“ im Kontextmenü (2), sofern das der Dateimanager bieten kann:

In anderen Dateimanagern kann man für diese Zwecke Favoriten oder Lesezeichen setzen (hier: „Files“ für Windows):

Die Freigabe kann oft direkt im Dateimanager erfolgen, ohne die Webansicht aufrufen zu müssen:

Gemeinsam an Texten arbeiten

Fast jede externe Nextcloud erlaubt es, gleichzeitig an Text- oder Markdown-Dateien zu arbeiten. Inzwischen hat der Standard-Editor dafür zahlreiche Funktionen erhalten, die viele noch nicht kennen (mein Artikel dazu auf GnuLinux). In den meisten Fällen ist diese Möglichkeit bereits ausreichend. Möchte man hingegen eine „echte“ Office-Bearbeitung dabei haben, so verfügt darüber nicht jede Nextcloud. Bei Magenta ist aber sogar Collabora dabei, sodass Office-Dokumente zeitgleich bearbeitet werden können:

In meinem Alltag ist es allerdings eher selten der Fall, dass dieses gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten benötigt wird. Häufiger teile ich einen Ordner mit anderen. Wir ergänzen die Dokumente zu unterschiedlichen Zeitpunkten (Nextcloud erkennt dabei Konflikte und hilft, unbeabsichtigtes Überschreiben zu vermeiden).

Fazit

Eine – kleine – externe Nextcloud ist eine ausgezeichnete Ergänzung zu einer Homeserver-Nextcloud. Private Daten bleiben zu Hause – trotzdem können die umfangreichen Freigabemöglichkeiten genutzt werden. So gesehen erhält man „das Beste aus zwei Welten“. Das Einrichten einer solchen Duo-Nextcloud ist wirklich nicht kompliziert. Ist sie einmal eingerichtet, so funktioniert alles automatisch – man hat in der Regel nur wenig Pflegeaufwand mit dieser Kombination.

Sorgenfreie Nextcloud, Teil 1 – Einführung
Sorgenfreie Nextcloud, Teil 2 – Installation
Sorgenfreie Nextcloud, Teil 3 – Backup
Sorgenfreie Nextcloud, Teil 4 – Restore
Sorgenfreie Nextcloud, Teil 5 – Duo-Cloud