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PDF-Sammelmappen automatisiert erzeugen – Teil 1
Die digitale Archivierung von Dokumenten kann ja auf sehr einfache Weise geschehen: Struktur in Ordnern erzeugen, Dateien systematisch benennen, zentrale Eingangsorte usw. In bestimmten Fällen kann es aber auch sinnvoll sein, getrennte Dokumente in einer einzigen Datei zu bündeln – gewissermaßen eine „PDF-Sammelmappe“ zu erzeugen. Diese Mappe ist dynamisch, sie kann im Laufe der Zeit mit weiteren Dokumenten ergänzt werden. Beispiele wären hier etwa ein Dossier zu einem bestimmten Thema („Klimawandel“, „Unterrichtsmethoden“, „Journal“ oder „Best of Computer-Tipps“). Statt 12 oder 31 Dateien mit unterschiedlichen Bezeichnungen in einem Ordner hat man dann nur eine Datei, z. B. „Klimawandel.pdf“, die alle Informationen enthält. Was recht einfach ist: Alle guten PDF-Programme auf allen…
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Vorschau für PDF-Dateien nutzen (Windows)
Der Mac bietet in seinem Finder ja sehr gut aufbereitete Ansichten, auch das Vorschautool ist sehr leistungsfähig. Aber auch der Explorer unter Windows hat etwas zu bieten, das sich im Alltag als nützlich erweist: Das Vorschaufenster, das man neben der Dateiliste einblenden kann. So erspart man sich den Aufruf der einzelnen Programme, wie z. B. Word oder Excel. Auch bei Grafiken funktioniert die Vorschau gut. Allerdings bleibt auf vielen Systemen gerade bei jenem Format „leer“, das uns hier besonders interessiert: PDF. Dazu kommt, dass in der Dateiliste oft nur die Acrobat-Icons angezeigt werden. Beides kann man aber einrichten. Thumbnails statt Icons anzeigen Gehen Sie im Explorer zunächst auf „Ansicht“. Anschließend…
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Persönliches Wiki aufbauen, Teil 3
Nach Teil 1 (allgemeine Überlegungen zur Nützlichkeit eines persönlichen Wikis) und Teil 2 (Installation eines Basis-Wikis) kümmern wir uns in Teil 3 um die Frage, wie wir unser Wiki „eleganter“ bedienen können. Und dazu gleich die gute Nachricht: Unser DokuWiki lässt sich „verändern“, Funktionen können ergänzt werden. Und das auf sehr einfache Weise, ohne dass man ein „Technik-Nerd“ sein müsste. Doch zuvor das in Teil 2 versprochene Beispiel für ein „Schul-DokuWiki“, das absolut großartig umgesetzt ist. Zwar geht es in meinen Beiträgen eher um ein privates Wiki, das man nur für sich, die Familie oder Mitarbeiter einrichtet. Doch dieses Wiki zeigt hervorragend die vielen Möglichkeiten, die unsere Software zur Verfügung…
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Mindmap + Markdown = fertige Struktur
Wenn man ein neues Thema für einen Vortrag, eine Unterrichtsstunde oder einen Artikel bearbeiten muss, so fertigen sich viele zunächst ein Mindmap an, um die Gedanken zu ordnen. Das geht schnell und unkompliziert, ob nun mit Papier und Bleistift oder Software. Besonders beliebt ist Anwendung XMind, die wieder ein zentrales DC-Kriterium erfüllt: Unabhängigkeit vom System, denn XMind läuft unter Windows, Linux und dem Mac – und kann zudem ist der kostenlosen Variante bereits ausgesprochen viel. Vor einigen Wochen hat das Programm einen „kleinen Bruder“ erhalten (noch Beta, läuft aber schon rund, momentan kostenlos), XMind ZEN. Eine Besonderheit des pfiffigen kleinen Kerlchens: Markdown-Export wird beherrscht. Wenn man also bereits im Mindmap…
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Windows 10: Kacheln für Ordner nutzen
Die einen arbeiten gerne damit, die anderen halten sie für überflüssig: Kacheln im Windows 10-Startmenü. Wie auch immer: Mit einem Klick kann man dort Ordner aufnehmen = Ordner im Dateimanager auswählen, rechte Maustaste, Menüpunkt „An Start anheften“ – fertig. Übrigens: Seit dem neuen Herbst-Update lassen sich zusätzlich die Kacheln in Unterordner ziehen. Kann ja mal für „zwischendurch“ nützlich sein, wenn man gerade an einem bestimmten Projekt arbeitet und die benötigten Ordner gruppieren möchte. Wenn man die Windows-Taste drückt, hat man damit sofort das „Ordnerbündel“ vor Augen. Ansonsten bevorzuge ich persönlich eine „ablenkungsfreie Fläche“: Seit Jahren habe ich alle Desktop-Symbole ausgeblendet und einen dunklen Hintergrund eingerichtet. Zusätzlich im Windows-10 die endlose…
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Persönliches Wiki aufbauen, Teil 2
In Teil 1 hatten wir uns um grundsätzliche Fragen gekümmert: Für welche Zwecke taugt ein Wiki, welche Besonderheiten muss ein privates Wiki erfüllen, was sind Vor- und Nachteile usw. Jetzt soll es um die konkrete „Technik“ gehen, die wir einsetzen, um zunächst ein Basis-Wiki zu erhalten (in Teil 3 werden wir sehen, wie man daraus mit wenigen Klicks ein individuell angepasstes Wiki erstellt, das mit zusätzlichen Funktionen ausgestattet wird, die viele Abläufe automatisieren). Was kann es denn? Lassen Sie uns vor der Installation einen Blick auf das fertige Ergebnis werfen, damit Sie eine Vorstellung von dem erhalten, was Sie erwartet. Dazu betrachten wir uns eine Beispielseite etwas genauer: Unser Wiki…
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Multi-Workflow: Todoist und Scanner Pro (iOS)
In der iOS-Welt gehört – neben Scanbot und Scannable – „Scanner Pro“ von Readdle zu den besonders beliebten Scan-Apps. Zu den Besonderheiten von Scanner Pro zählt die Möglichkeit, auf sehr einfache Weise eigene Workflows zu gestalten, die für unser Ablagesystem besonders nützlich sind. Im folgenden Beispiel definieren wir einen Button, der folgende Aktionen mit einem einzigen Fingertipp auslöst: Ein PDF-Dokument samt Texterkennung wird nach unseren Regeln umbenannt. Das Dokument wird automatisch einem Projektabschnitt in Todoist übergeben. Eine Kopie des Dokuments wird auf einem Speichermedium – hier: ein Synology-NAS-Laufwerk – auf dem korrekten Pfad gespeichert. 1. Erfassung und Umbenennung Scanner Pro wird zunächst in den Einstellungen so konfiguriert, dass die App…
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Persönliches Wiki aufbauen, Teil 1
Die dritte Säule des DC-Konzepts – neben Archiv- und Projekt-Ablage – bezieht sich auf die Notwendigkeit, Informationen dauerhaft vorhalten zu müssen: also auf den persönlichen „Nachschlagebereich“. Hier sind alle Daten untergebracht, die wir immer wieder zur Hand haben müssen: Kontakte, Adressen, Öffnungszeiten, Geburtstage, Kochrezepte, Namen von Medikamenten, Speicherorte, Vorgänge, Abläufe, Ideen, Konzepte, Vereinbarungen, Ansprechpartner, Anleitungen, Tutorials, Checklisten usw. usw. Zur Strukturierung dieser Informationen gibt es von der einfachen Textdatei über Notiz-Programme bis hin zu bekannten Namen wie Evernote und OneNote viele Möglichkeiten. Ein weiterer Weg für ein Langzeit-Archiv bietet eine moderne Wiki-Umgebung. Nun sind Wikis eigentlich ein „alter Hut“, immerhin besteht das Online-Lexikon „Wikipedia“ bereits seit 17 Jahren. Und sicher…
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Schöne Feiertage!
Allen Leserinnen und Lesern wünsche ich erholsame und ruhige Feiertage!
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Die eigene Struktur entwickeln, Teil 2 – Cloud-Dienste harmonisieren
Inwiefern man Cloud-Dienste nutzen möchte, muss jeder selbst entscheiden – in DC habe ich ja Varianten vorgestellt, die auch ohne externe Server funktionieren bzw. Cloud-Tresore vorgestellt. Ich persönlich kann mir eine sinnvolle Arbeit an verschiedenen Orten und mit unterschiedlichen Geräten ohne Cloud-Synchronisation nicht mehr vorstellen. Das geht vielen Anwendern so und ist auch der Grund, weshalb man oft mit mehreren Diensten gleichzeitig hantiert. Google-Drive: weil durch das Android-Smartphone der Zugriff – z. B. Fotosync, GMail-Anhänge – Vorteile hat. Dropbox: Hat fast jeder, so dass sich Dokumente leichter teilen lassen. OneDrive: Wegen der Verwendung eines Microsoft-Office-Pakets. iCloud: Für den Sync zwischen iPhone, iPad und Mac. Dazu kommen Netzwerk-Laufwerke (Fritzbox, Synology-NAS), ownCloud,…
