Entspannte Texte mit Fastkeys

Bei den meisten von uns hat sich in diesen Home-Office-Zeiten das Mail-Aufkommen beträchtlich gesteigert, Texte müssen verfasst, Fragen beantwortet, Hinweise gegeben werden. Oft sind es wieder und wieder die gleichen Antworten, die man gibt. Auch wenn man flott tippt – jeder Buchstabe weniger ist ein (Zeit-)Gewinn … Textautomatisierungen, die systemweit funktionieren, können hier eine wirkliche Hilfe sein. Und mit dem richtigen Tool kann man eine ganze Reihe weiterer Routineaufgaben bewältigen.

Eine sehr schlichte Form der Textautomatisierung findet sich in fast jedem Mail-Programm: Signaturen oder Abkürzungen wie „mfg“ fügen einfache – „Mit freundlichen Grüßen“ – oder umfangreiche – „Viele Grüße, Systemberater Udo Müller, Tel. … Fax … Webseite“ – Textinformationen ein.

Einige Programme haben auch eine komplexere Bausteinverwaltung integriert. So genügt es z. B. in Word, Text und Grafik mit Alt + F3 zu markieren – schon hat man einen Textbaustein angelegt:

Später genügt es, den Namen des Bausteins zu tippen (hier: „Arbeitsblatt“) – zusammen mit F3 ist alles ins neue Dokument kopiert.

Das ist „nett“, aber mehr hat man von einer Unterstützung, die nicht nur in einzelnen Programmen funktioniert. Manchmal beantworte ich beispielsweise Anfragen mit Outlook oder über Gmail-Programm oder via Browser in der Lernplattform Moodle. Mac- und iOS-Anwendern stellt das Betriebssystem bereits eine einfache Textersetzung in den Einstellungen bereit, die sich sogar über iCloud synchronisieren lässt.

Unter Android lassen sich mit „Textpand Pro“ ebenfalls hilfreiche Automatisierungen erstellen (Beispiel für Dateibenennungen).

Was kann Fastkeys für Windows?

Für Windows gibt es eine Reihe von Tools [1], ich möchte hier auf Fastkeys näher eingehen. Klein, schlank, sehr flott mit vielen nützlichen Funktionen.

Die einfache Textersetzung

Fastkeys ist schon länger auf dem Markt und wird auch gut gepflegt. Es gibt zwar umfangreiche Hilfeseiten, aber die Konfiguration erfolgt über einen einfachen Editor. Nach wenigen Minuten sollte man damit umgehen können. Alle Befehle, die man definiert, finden sich in einer übersichtlichen Tabelle:

Die Einträge werden in einem schlichten Textfeld vorgenommen nach dem Prinzip: „Ersetze meine Abkürzung XYZ mit einem längeren Text“:

Tippt man jetzt also in seinem Mailprogramm die Buchstaben „rtfm“, so verschwinden diese Buchstaben sofort und werden durch den Textabschnitt ersetzt. Damit dies nicht unbeabsichtigt geschieht, wählt man Abkürzungen, die nicht zum üblichen Wortschatz gehören (also nicht „Antwort“ oder „ein“ usw.). Man könnte also auch „aantwort“ oder „#antwort“ nehmen. Wichtig ist ein Kürzel, das man sich gut merken kann. Auch die Vergabe von Tastenkürzel nach dem Muster „Alt-Strg-R“ usw. wäre möglich.

Neben Textinformationen und Weblinks lassen sich auch Grafiken, Logos, Tabellen, Markdown- oder HTML-Text integrieren

Platzhalter verwenden

Eine Reihe von Platzhaltern erweitern die Möglichkeiten. So lässt sich beispielsweise das aktuelle Datum/die aktuelle Uhrzeit in unterschiedlichen Formaten einsetzen.

Hilfreich auch, wenn man Dateinamen seiner Dokumente, Scans nach einem bestimmten Muster vergibt, etwa: „2020-05-03_Benzinquittung.pdf“.

Oder man sieht eine manuelle Ergänzung des einzufügenden Textes durch ein Input-Feld vor. Das kann so aussehen:

Auswahl unterschiedlicher Möglichkeiten

Ein Kürzel kann auch eine Auswahl-Liste einblenden. Beispielsweise kann man so bequem Pfade zu Unterlagen öffnen oder Links zu unterschiedlichen Webseiten einfügen:

Weitere Funktionen

Fastkeys kann noch sehr viel mehr: Makros, Mausbewegungen, Definition eines eigenen Startmenüs, starten von Programmen, Aufruf von Festplattenordner, Tastatur-Simulationen, Maus-Gesten und … und … und. Das Einbinden von Informationen, die sich in einer externen Datei aktualisieren kann hilfreich sein. Oder die Verwendung von Variablen: Ändert man beispielsweise in der Variablen „Telefon“ eine Rufnummer, so sind damit sofort alle Textbausteine angepasst, die diese Nummer benutzen. Die Dokumentation zeigt die umfangreichen Möglichkeiten.

Zu den Kosten: Man kann das Tool 30 Tage testen. Die „lebenslange“ Lizenz kostet einmalig 18,- Euro. Den Preis halte ich für fair. Ansonsten kann man natürlich auch zu einer der kostenlosen Alternativen greifen, die in der Fußnote erwähnt sind.

[1] Bekannte Tools unter Windows: „Textbausteinverwaltung Deluxe“ – kostenlos, kann viel, mir etwas zu „altbacken“ und hat eine umständliche Datenbank im Schlepptau. Oder „Phrase Express“, umfangreich und gut, aber die kostenlose Variante für Privatanwender fordert dann doch immer wieder zum Kauf auf – und knapp 100 Euro muss man sich gut überlegen.