In Teil 1 wurde das grundsätzliche Vorgehen dargestellt: Ob nun via Smartphone-App oder Desktop-Scanner erzeugt – unser System registriert den neuen Scan und fügt diesen selbsttätig einer bestehenden Datei hinzu. Um diese Automatisierung kümmern wir uns jetzt in Teil 2. Die Zutaten Sie benötigen nicht viel – in 5 bis 10 Minuten sollte alles „gebacken“ sein. Einmal eingerichtet haben Sie Ihre Ruhe – die Sache funktioniert, ohne dass Sie sich darum kümmern müssten. Benötigt wird 1 x ein Tool für die Überwachung des Scan-Eingangsordners (optional) 1 x ein Tool für die PDF-Ergänzung 1 x kurze Textdatei (Batch-Datei) 1. Scan-Eingangsordner überwachen (optional) Prinzipiell könnten Sie auf das erste Werkzeug verzichten. Es…

Die digitale Archivierung von Dokumenten kann ja auf sehr einfache Weise geschehen: Struktur in Ordnern erzeugen, Dateien systematisch benennen, zentrale Eingangsorte usw. In bestimmten Fällen kann es aber auch sinnvoll sein, getrennte Dokumente in einer einzigen Datei zu bündeln – gewissermaßen eine „PDF-Sammelmappe“ zu erzeugen. Diese Mappe ist dynamisch, sie kann im Laufe der Zeit mit weiteren Dokumenten ergänzt werden. Beispiele wären hier etwa ein Dossier zu einem bestimmten Thema („Klimawandel“, „Unterrichtsmethoden“, „Journal“ oder „Best of Computer-Tipps“). Statt 12 oder 31 Dateien mit unterschiedlichen Bezeichnungen in einem Ordner hat man dann nur eine Datei, z. B. „Klimawandel.pdf“, die alle Informationen enthält. Was recht einfach ist: Alle guten PDF-Programme auf allen…