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Die eigene Struktur entwickeln, Teil 2 – Cloud-Dienste harmonisieren
Inwiefern man Cloud-Dienste nutzen möchte, muss jeder selbst entscheiden – in DC habe ich ja Varianten vorgestellt, die auch ohne externe Server funktionieren bzw. Cloud-Tresore vorgestellt. Ich persönlich kann mir eine sinnvolle Arbeit an verschiedenen Orten und mit unterschiedlichen Geräten ohne Cloud-Synchronisation nicht mehr vorstellen. Das geht vielen Anwendern so und ist auch der Grund, weshalb man oft mit mehreren Diensten gleichzeitig hantiert. Google-Drive: weil durch das Android-Smartphone der Zugriff – z. B. Fotosync, GMail-Anhänge – Vorteile hat. Dropbox: Hat fast jeder, so dass sich Dokumente leichter teilen lassen. OneDrive: Wegen der Verwendung eines Microsoft-Office-Pakets. iCloud: Für den Sync zwischen iPhone, iPad und Mac. Dazu kommen Netzwerk-Laufwerke (Fritzbox, Synology-NAS), ownCloud,…
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ZeroMax – der Vakuum-Ordner für ein Papier-Backup
Mein Vorschlag ist ja, sich nach der Digitalisierung vollständig von Papier zu trennen (mit Ausnahme wichtiger Verträge oder Dokumente). Aber Menschen sind unterschiedlich, manche möchten gerne die Originale aufbewahren nach dem Motto „Man kann ja nie wissen …“. Okay, dann sollte man die Aufbewahrung wenigstens möglichst einfach gestalten. Eine ausgesprochen platzsparende Variante sind hier die ZeroMax-Ordner (ab 2,30 € bei Amazon): bis zu 800 Seiten nehmen diese Ordner auf – und kosten doch nur wenige Regal-Zentimeter. Die Besonderheiten: „Ablage ohne Luft“: Der Ordner nimmt immer nur so viel Raum ein, wie für den Inhalt notwendig ist. Hat man also nur 100 Seiten abgelegt, dann vielleicht 1,5 cm Standfläche, bei 600…
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Schneller scannen mit eigenem Auswahlmenü (Windows, Mac)
In DC schlage ich ja vor, Dateien nach einheitlichen Mustern zu benennen, damit man in seinen Archiven den Überblick behält. Gerade bei der Digitalisierung von Papier via Scanner bietet es sich an, solche Muster konsequent und einheitlich umzusetzen, wodurch man sich doppelte Arbeit erspart (also beispielsweise später „Scan054.pdf“ noch mal anfassen zu müssen, um den Namen „2017-11-05_Rechnung.pdf“ zu vergeben). Von den beiden Möglichkeiten[1], die ich in DC beschreibe, möchte ich hier ein Beispiel für die Verwendung von Textbausteinen beschreiben. Prinzipiell kann man das Verfahren bei den meisten Scannern einsetzen, da viele Leser aber einen ScanSnap einsetzen, nehme ich diesen als Beispiel. Eigenes Auswahlmenü erstellen Die Struktur Ihres Archivs, das Sie…
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Die eigene Struktur entwickeln, Teil 1 – Fokus-Liste
In „Digital Cleaning“ geht es ja nicht um fertige Rezepte, da sich jeder Anwender in einer anderen Situation befindet: Für den einen ist es wichtig, dass ein System pflegeleicht ist, der andere möchte seine Daten verschlüsselt sehen oder lehnt Cloud-Dienste ab usw. Am Anfang stehen also Überlegungen, wie man seine ganz persönliche Struktur findet. Im einfachsten Fall greift man zu Stift und Papier und macht eine kurze Bestandsaufnahme. Wenn man es mit komplexeren Fragen zu tun hat – z. B. „Wie ordne ich das Unterrichtsmaterial der vergangenen Jahre thematisch?“ oder „Wie gestalte ich einen flüssigen Workflow, wenn ich unterwegs bin?“ -, so wird man zu einer Methode greifen, die die…
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Paperlogix – Scan-Automation auf hohem Niveau (iOS)
Auf den ersten Blick wirkt Paperlogix wie eine unter vielen Scan-Apps, aber das stimmt nur zur Hälfte. Ja, diese neue App kann zunächst all die Dinge, die man kennt: Papier in kontrastreiche Scans verwandeln, automatische Beschneidung, Perspektiven-Korrektur usw. Dass sich Ordner erstellen lassen, Dokumente mit Tags versehen werden können – geschenkt. Bei der Texterkennung sammelt Paperlogix erste Pluspunkte, denn diese geschieht lokal und ist sehr flott. Aber so richtig gut sind die vielfältigen Automatisierungsmöglichkeiten: Ob nun der Name von Scans geändert werden soll, ein automatischer Cloud-Upload passieren soll, wenn man den Scan in einen bestimmten Ordner verschiebt oder mehrere Dinge gleichzeitig passieren sollen – da ist ausgesprochen viel machbar. Vor…
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PDF-Markierungen und Ordner-Strukturen für das Studium (iOS)
Marc vom YouTube-Kanal „Studentenbude“ kann richtig gut erklären! Sein Video über PDF Expert ist auch für uns interessant, denn er zeigt darin sehr gut, wie er seine Unterlagen organisiert: Skripte der Vorlesungen werden sofort nach dem Download einheitlich benannt. Sein zentraler Ablageort ist die iCloud, darin hat er eine einfache aber sinnvolle Ordnerstruktur angelegt. Für die Markierungen in den PDF-Dateien benutzt er ein einheitliches Muster, so dass er für die Klausur-Vorbereitungen sofort die Kernaussagen zur Verfügung hat. Für ergänzende Zeichnungen nutzt er die Funktion von PDF Expert, leere Seiten in eine vorhandene PDF einzufügen. Das alles ist sehr gut dargestellt und kommt gleich zum Punkt. Ich selbst werde im jetzt…
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Der „Körbchen auf der Treppe“-Ordner
Ich mag das kleine Häuschen, in dem ich wohne. Es liegt im Fischerviertel, der malerischen Altstadt Ulms, nur wenige Meter vom Donauufer entfernt. Allerdings ist es schmal gebaut, so dass sich die Zimmer über drei Ebenen erstrecken und ich einen Teil meines wöchentlichen (eher symbolisch geführten[1]) Trainingsplans bereits durch die zwei verwinkelten Treppen erledigt wird. Wie in Haushalten mit solchen Bedingungen üblich: Es gibt ein Körbchen, das die kleinen Dinge sammelt, die zu einem anderen Stockwerk gebracht werden müssen oder am anderen Ort erledigt/einsortiert werden müssen. Das steht auf einer unteren Treppenstufe, sonst vergisst man es. Damit erspart man es sich, wegen jeder Kleinigkeit rauf-runter-runter-rauf zu rennen. Soweit also das…
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Funkkolleg „Sicherheit“
Fragen des „Digital Cleanings“ betreffen ja auch die Datensicherung und die Verschlüsselung von Dokumenten. Denn was nützt es, wenn ich viel Zeit und Mühe investiert habe, um ein System zu schaffen, mit dem ich zufrieden bin – und ein falscher Klick schickt die Arbeit in die ewigen Jagdgründe? Oder eine gefährliche Webseite – und ein Trojaner beginnt sein Verschlüsselungswerk? Ich bin der Ansicht, dass alle Verfahren, mit denen man Daten sichert, möglichst einfach gehalten sein müssen. Denn was nützt ein tolles und komplexes System, das mit Zertifikaten, vertrauenswürdigen Schlüsseln, Keyrings usw. arbeitet, das aber vielen Anwendern einfach zu kompliziert ist? Sie wenden dann lieber gar keine Sicherung an. Genau zu…
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Organize My Files – der 0,5-Sekunden-Vorsortierer (Win, Mac, Linux)
Recht neu auf dem Markt ist das kleine Tool „Organize My Files“, das ausgezeichnet in unser „Aufräum-System“ passt. Denn es ist ausgesprochen flink, sehr einfach zu bedienen und kann mit großen Datenmengen umgehen. Dazu gibt es die „1-Klick-Ungeschehen-Funktion“, die ich noch bei keinem anderen Tool so gut umgesetzt gesehen habe. Okay, was kann es denn so? Analyse der Eingangsordner und Sortierung Sie wählen im Tool einen oder mehrere typische „Sammelordner“ mit vielen unterschiedlichen Dateien aus. Also beispielsweise den Ordner „D:\Benutzer\Downloads“ oder „C:\Desktop“. Sofort zeigt Ihnen „Organize My Files“ die Anzahl der Dokumente sortiert nach Gruppen an (diese Gruppen werden später zu Ordnern und Ihre einzelnen Dateien werden fein säuberlich einsortiert).…
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Verlosung! 10 x „Digital Cleaning“
So, zum Start des neuen Buchs gibt es eine kleine Verlosung. Der Verlag hat mir 10 Bücher zur Verfügung gestellt, die ich wie folgt aufteile: 5 x in der Google+Community „Digital Cleaning“ Dort unter dem Beitrag „Verlosung“ einen kleinen Kommentar schreiben, in dem Ihr einen persönlichen „digitalen Aufräumtipp“ gebt. 2 x für diejenigen, die sich nicht gerne einen Google-Account anlegen möchten – dann bitte über das Kontaktformular an Mail an mich mit dem Betreff „Teilnahme an Verlosung“. 3 x als „Sofortgewinn“ für die ersten 3 Einsender, die mir Fotos aus einer Buchhandlung schicken, die das Buch im Regal stehen hat (mit Adresse der Buchhandlung). Entweder in der Community posten oder…
