Dateimanagement
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Schneller scannen mit eigenem Auswahlmenü (Windows, Mac)
In DC schlage ich ja vor, Dateien nach einheitlichen Mustern zu benennen, damit man in seinen Archiven den Überblick behält. Gerade bei der Digitalisierung von Papier via Scanner bietet es sich an, solche Muster konsequent und einheitlich umzusetzen, wodurch man sich doppelte Arbeit erspart (also beispielsweise später „Scan054.pdf“ noch mal anfassen zu müssen, um den Namen „2017-11-05_Rechnung.pdf“ zu vergeben). Von den beiden Möglichkeiten[1], die ich in DC beschreibe, möchte ich hier ein Beispiel für die Verwendung von Textbausteinen beschreiben. Prinzipiell kann man das Verfahren bei den meisten Scannern einsetzen, da viele Leser aber einen ScanSnap einsetzen, nehme ich diesen als Beispiel. Eigenes Auswahlmenü erstellen Die Struktur Ihres Archivs, das Sie…
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Die eigene Struktur entwickeln, Teil 1 – Fokus-Liste
In „Digital Cleaning“ geht es ja nicht um fertige Rezepte, da sich jeder Anwender in einer anderen Situation befindet: Für den einen ist es wichtig, dass ein System pflegeleicht ist, der andere möchte seine Daten verschlüsselt sehen oder lehnt Cloud-Dienste ab usw. Am Anfang stehen also Überlegungen, wie man seine ganz persönliche Struktur findet. Im einfachsten Fall greift man zu Stift und Papier und macht eine kurze Bestandsaufnahme. Wenn man es mit komplexeren Fragen zu tun hat – z. B. „Wie ordne ich das Unterrichtsmaterial der vergangenen Jahre thematisch?“ oder „Wie gestalte ich einen flüssigen Workflow, wenn ich unterwegs bin?“ -, so wird man zu einer Methode greifen, die die…
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Der „Körbchen auf der Treppe“-Ordner
Ich mag das kleine Häuschen, in dem ich wohne. Es liegt im Fischerviertel, der malerischen Altstadt Ulms, nur wenige Meter vom Donauufer entfernt. Allerdings ist es schmal gebaut, so dass sich die Zimmer über drei Ebenen erstrecken und ich einen Teil meines wöchentlichen (eher symbolisch geführten[1]) Trainingsplans bereits durch die zwei verwinkelten Treppen erledigt wird. Wie in Haushalten mit solchen Bedingungen üblich: Es gibt ein Körbchen, das die kleinen Dinge sammelt, die zu einem anderen Stockwerk gebracht werden müssen oder am anderen Ort erledigt/einsortiert werden müssen. Das steht auf einer unteren Treppenstufe, sonst vergisst man es. Damit erspart man es sich, wegen jeder Kleinigkeit rauf-runter-runter-rauf zu rennen. Soweit also das…
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Organize My Files – der 0,5-Sekunden-Vorsortierer (Win, Mac, Linux)
Recht neu auf dem Markt ist das kleine Tool „Organize My Files“, das ausgezeichnet in unser „Aufräum-System“ passt. Denn es ist ausgesprochen flink, sehr einfach zu bedienen und kann mit großen Datenmengen umgehen. Dazu gibt es die „1-Klick-Ungeschehen-Funktion“, die ich noch bei keinem anderen Tool so gut umgesetzt gesehen habe. Okay, was kann es denn so? Analyse der Eingangsordner und Sortierung Sie wählen im Tool einen oder mehrere typische „Sammelordner“ mit vielen unterschiedlichen Dateien aus. Also beispielsweise den Ordner „D:\Benutzer\Downloads“ oder „C:\Desktop“. Sofort zeigt Ihnen „Organize My Files“ die Anzahl der Dokumente sortiert nach Gruppen an (diese Gruppen werden später zu Ordnern und Ihre einzelnen Dateien werden fein säuberlich einsortiert).…
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Mac-Siri: Dateien per Sprachbefehl wählen
Siri kann auf dem Mac auch Dateien finden und zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung stellen. Nehmen wir an, man hat in Word eine Datei erstellt mit dem Begriff „Protokoll“ im Namen, erinnert sich aber nicht genau, auf welchem Pfad man sie gespeichert hatte. Jetzt sagt man einfach „Zeige mir alle Dateien mit dem Namen Protokoll von heute“ und bekommt die Datei „24-09-2017_protokoll_verein.docx“ angezeigt. Nun kann man diese Datei einfach in eine Evernote-Notiz ziehen, an eine Mail anhängen oder in ein anderes Verzeichnis kopieren: Eine Reihe weiterer Suchbefehle für Dateioperationen sind möglich, so zum Beispiel „Zeige PDF Dateien der letzten acht Wochen“, „Welche Dateien habe ich letzten Freitag erstellt?“ oder „Finde…
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Unendliche Wolken. Eine Struktur für alle Cloud-Dienste
Auch die Anzahl genutzter Cloud-Dienste sollte man einschränken – aber das ist nicht so ganz einfach: Dropbox hat besonders viele Nutzer – dort ist also das Teilen mit anderen einfacher, da diese bereits über einen Account verfügen. Auch viele Apps nutzen diesen Dienst. Google Drive/Google Docs hat wiederum seine Stärke im gleichzeitigen Bearbeiten eines Dokuments. OneDrive nutzt man vielleicht, weil man durch seinen Uni-Account 1 TB freien Speicher erhält. Und eine ownCloud für das verschlüsselte Backup. Und so weiter, und so weiter … Was die Angelegenheit im Alltag besonders nervig macht: Man hat ja nicht gleichzeitig alle Cloud-Dienste eingerichtet und mit einer einheitlichen Struktur versehen – oft liegen Jahre dazwischen,…
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Dieses Blog-Angebot startet im Oktober 2017
Also bitte noch etwas Geduld … 🙂
