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Die eigene Struktur entwickeln, Teil 1 – Fokus-Liste
In „Digital Cleaning“ geht es ja nicht um fertige Rezepte, da sich jeder Anwender in einer anderen Situation befindet: Für den einen ist es wichtig, dass ein System pflegeleicht ist, der andere möchte seine Daten verschlüsselt sehen oder lehnt Cloud-Dienste ab usw. Am Anfang stehen also Überlegungen, wie man seine ganz persönliche Struktur findet. Im einfachsten Fall greift man zu Stift und Papier und macht eine kurze Bestandsaufnahme. Wenn man es mit komplexeren Fragen zu tun hat – z. B. „Wie ordne ich das Unterrichtsmaterial der vergangenen Jahre thematisch?“ oder „Wie gestalte ich einen flüssigen Workflow, wenn ich unterwegs bin?“ -, so wird man zu einer Methode greifen, die die…
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Paperlogix – Scan-Automation auf hohem Niveau (iOS)
Auf den ersten Blick wirkt Paperlogix wie eine unter vielen Scan-Apps, aber das stimmt nur zur Hälfte. Ja, diese neue App kann zunächst all die Dinge, die man kennt: Papier in kontrastreiche Scans verwandeln, automatische Beschneidung, Perspektiven-Korrektur usw. Dass sich Ordner erstellen lassen, Dokumente mit Tags versehen werden können – geschenkt. Bei der Texterkennung sammelt Paperlogix erste Pluspunkte, denn diese geschieht lokal und ist sehr flott. Aber so richtig gut sind die vielfältigen Automatisierungsmöglichkeiten: Ob nun der Name von Scans geändert werden soll, ein automatischer Cloud-Upload passieren soll, wenn man den Scan in einen bestimmten Ordner verschiebt oder mehrere Dinge gleichzeitig passieren sollen – da ist ausgesprochen viel machbar. Vor…
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PDF-Markierungen und Ordner-Strukturen für das Studium (iOS)
Marc vom YouTube-Kanal „Studentenbude“ kann richtig gut erklären! Sein Video über PDF Expert ist auch für uns interessant, denn er zeigt darin sehr gut, wie er seine Unterlagen organisiert: Skripte der Vorlesungen werden sofort nach dem Download einheitlich benannt. Sein zentraler Ablageort ist die iCloud, darin hat er eine einfache aber sinnvolle Ordnerstruktur angelegt. Für die Markierungen in den PDF-Dateien benutzt er ein einheitliches Muster, so dass er für die Klausur-Vorbereitungen sofort die Kernaussagen zur Verfügung hat. Für ergänzende Zeichnungen nutzt er die Funktion von PDF Expert, leere Seiten in eine vorhandene PDF einzufügen. Das alles ist sehr gut dargestellt und kommt gleich zum Punkt. Ich selbst werde im jetzt…
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Der „Körbchen auf der Treppe“-Ordner
Ich mag das kleine Häuschen, in dem ich wohne. Es liegt im Fischerviertel, der malerischen Altstadt Ulms, nur wenige Meter vom Donauufer entfernt. Allerdings ist es schmal gebaut, so dass sich die Zimmer über drei Ebenen erstrecken und ich einen Teil meines wöchentlichen (eher symbolisch geführten[1]) Trainingsplans bereits durch die zwei verwinkelten Treppen erledigt wird. Wie in Haushalten mit solchen Bedingungen üblich: Es gibt ein Körbchen, das die kleinen Dinge sammelt, die zu einem anderen Stockwerk gebracht werden müssen oder am anderen Ort erledigt/einsortiert werden müssen. Das steht auf einer unteren Treppenstufe, sonst vergisst man es. Damit erspart man es sich, wegen jeder Kleinigkeit rauf-runter-runter-rauf zu rennen. Soweit also das…
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Funkkolleg „Sicherheit“
Fragen des „Digital Cleanings“ betreffen ja auch die Datensicherung und die Verschlüsselung von Dokumenten. Denn was nützt es, wenn ich viel Zeit und Mühe investiert habe, um ein System zu schaffen, mit dem ich zufrieden bin – und ein falscher Klick schickt die Arbeit in die ewigen Jagdgründe? Oder eine gefährliche Webseite – und ein Trojaner beginnt sein Verschlüsselungswerk? Ich bin der Ansicht, dass alle Verfahren, mit denen man Daten sichert, möglichst einfach gehalten sein müssen. Denn was nützt ein tolles und komplexes System, das mit Zertifikaten, vertrauenswürdigen Schlüsseln, Keyrings usw. arbeitet, das aber vielen Anwendern einfach zu kompliziert ist? Sie wenden dann lieber gar keine Sicherung an. Genau zu…
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Organize My Files – der 0,5-Sekunden-Vorsortierer (Win, Mac, Linux)
Recht neu auf dem Markt ist das kleine Tool „Organize My Files“, das ausgezeichnet in unser „Aufräum-System“ passt. Denn es ist ausgesprochen flink, sehr einfach zu bedienen und kann mit großen Datenmengen umgehen. Dazu gibt es die „1-Klick-Ungeschehen-Funktion“, die ich noch bei keinem anderen Tool so gut umgesetzt gesehen habe. Okay, was kann es denn so? Analyse der Eingangsordner und Sortierung Sie wählen im Tool einen oder mehrere typische „Sammelordner“ mit vielen unterschiedlichen Dateien aus. Also beispielsweise den Ordner „D:\Benutzer\Downloads“ oder „C:\Desktop“. Sofort zeigt Ihnen „Organize My Files“ die Anzahl der Dokumente sortiert nach Gruppen an (diese Gruppen werden später zu Ordnern und Ihre einzelnen Dateien werden fein säuberlich einsortiert).…
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Verlosung! 10 x „Digital Cleaning“
So, zum Start des neuen Buchs gibt es eine kleine Verlosung. Der Verlag hat mir 10 Bücher zur Verfügung gestellt, die ich wie folgt aufteile: 5 x in der Google+Community „Digital Cleaning“ Dort unter dem Beitrag „Verlosung“ einen kleinen Kommentar schreiben, in dem Ihr einen persönlichen „digitalen Aufräumtipp“ gebt. 2 x für diejenigen, die sich nicht gerne einen Google-Account anlegen möchten – dann bitte über das Kontaktformular an Mail an mich mit dem Betreff „Teilnahme an Verlosung“. 3 x als „Sofortgewinn“ für die ersten 3 Einsender, die mir Fotos aus einer Buchhandlung schicken, die das Buch im Regal stehen hat (mit Adresse der Buchhandlung). Entweder in der Community posten oder…
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Einfache chronologische Liste zur Gedächtnisstütze
Im beruflichen Umfeld gehört es zum Alltag: Nach einem Telefonat wird eine Gesprächsnotiz angefertigt, nach einer Besprechung archiviert man die Notizen usw. Jedem ist klar, dass man sonst einige Wochen später nicht mehr genau weiß, was wann wie mit wem abgemacht war. Auch in den Naturwissenschaften ist es üblich, ein Laborbuch zu führen, um die Entwicklung von Experimenten zu dokumentieren. Im privaten Raum trauen wir uns aber oft zu, wahre Gedächtniskünstler zu sein, weil es bei alltäglichen Geschehnissen ja nicht so „darauf ankommt“. Das ist auch okay so, sonst hätte man viel zu tun. Aber dennoch gibt es auch hier Prozesse, die sich über eine längere Zeit erstrecken: Abmachungen mit…
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Scanfunktion von Google Drive nutzen (Android)
Die Apps der großen Online-Dienste bieten seit einiger Zeit Funktionen für die Aufnahme und Speicherung von Scans an: Google Drive und Dropbox haben das schon länger im Angebot, MS-OneDrive hat nun nachgezogen und nennt das Feature sogar „Super-Scanner“. Selbst wenn man eine gesonderte Scan-App wie z. B. Scanbot bevorzugt, haben solche Direkt-zur-Cloud-Scans auch ihren Charme. Nehmen wir das Beispiel von Google-Drive: Die App stellt für den Scan ein Widget zur Verfügung, das auf einfache Weise die Wahl des Speicherordners zulässt. Wenn ich also unter Google Drive die Ordner „Scans/Rechnungen“, „Scans/Quittungen“ und „Scans/Anbau“ angelegt habe, so kann ich auf dem Homescreen 3 Widgets anlegen. Wenn ich mit diesen Widgets einen Schnappschuss…
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Mac-Siri: Dateien per Sprachbefehl wählen
Siri kann auf dem Mac auch Dateien finden und zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung stellen. Nehmen wir an, man hat in Word eine Datei erstellt mit dem Begriff „Protokoll“ im Namen, erinnert sich aber nicht genau, auf welchem Pfad man sie gespeichert hatte. Jetzt sagt man einfach „Zeige mir alle Dateien mit dem Namen Protokoll von heute“ und bekommt die Datei „24-09-2017_protokoll_verein.docx“ angezeigt. Nun kann man diese Datei einfach in eine Evernote-Notiz ziehen, an eine Mail anhängen oder in ein anderes Verzeichnis kopieren: Eine Reihe weiterer Suchbefehle für Dateioperationen sind möglich, so zum Beispiel „Zeige PDF Dateien der letzten acht Wochen“, „Welche Dateien habe ich letzten Freitag erstellt?“ oder „Finde…
