{"id":689,"date":"2019-01-03T21:16:29","date_gmt":"2019-01-03T20:16:29","guid":{"rendered":"http:\/\/digital-cleaning.de\/?p=689"},"modified":"2019-01-04T15:53:50","modified_gmt":"2019-01-04T14:53:50","slug":"steuer-scans-und-online-banking","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/steuer-scans-und-online-banking\/","title":{"rendered":"Steuer, Scans und Online-Banking"},"content":{"rendered":"\n
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Alle Jahre wieder …<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

Zun\u00e4chst: Allen Leserinnen und Lesern noch einen guten Start ins das neue Jahr 2019! Vielleicht hat man zu Jahresbeginn ein wenig Ruhe, um seine Dateien und Dokumente aufzur\u00e4umen – vor allem auch mit Blick auf die n\u00e4chste Steuererkl\u00e4rung.<\/p>\n\n\n\n

Dank der Verbesserungen in den letzten Jahren ist dies – zumindest f\u00fcr den \u00fcberschaubaren Rahmen einer Standard-Einkommenserkl\u00e4rung – recht einfach geworden: Es m\u00fcssen nicht mehr (Papier-)Belege f\u00fcr die Ausgaben eingereicht werden, das Finanzamt-Angebot Elster-Online<\/a> stellt Unterlagen wie die „vorausgef\u00fcllte Steuererkl\u00e4rung<\/a>“ zur Verf\u00fcgung, Software f\u00fcr Privathaushalte [1] \u00fcbernimmt diese Daten und setzt die Betr\u00e4ge des Vorjahrs ein usw.<\/p>\n\n\n\n

Erleicherungen durch Online-Banking<\/h3>\n\n\n\n

Zugleich sind die Programme f\u00fcr das Online-Banking sehr m\u00e4chtig geworden – eigentlich k\u00f6nnte man dort viele Automatisierungen und diverse Schnittstellen nutzen. Aber wenn man den Zeitaufwand f\u00fcr die Pflege von Kategorien usw. \u00fcber das Jahr rechnet, dann f\u00e4hrt man mit einfacheren Verfahren meist besser. <\/p>\n\n\n\n

Ein Beispiel: Bei mir sieht es so aus, dass ich das Steuerjahr einfach in Excel-Tabellen exportiere, dort kurz jene Ums\u00e4tze markiere, die steuerrelevant sind und jene Tabellen-Zeilen in Rubriken-Tabs kopiere („Handwerker-Rechnungen“, „Versicherungen“ usw.). Damit erhalte ich auf einem kurzen Weg jene Summen, die ich in das Steuerprogramm eintragen muss und kann sp\u00e4ter leicht rekonstruieren, wie ich zu einer Summe gekommen bin. <\/p>\n\n\n\n

Nat\u00fcrlich hat da jeder seine eigene Vorgehensweise. Aber in den meisten F\u00e4llen wird man bei bestimmten Betr\u00e4gen doch einen Blick auf das Original werfen wollen. Das ist schnell geschehen, wenn man sofort erkennt, um welchen Gegenstand es sich handelt. Beispielsweise wird der Kauf des Smartphones nach dem DC-System abgelegt sein in „C:\\A\\Steuer-2018“ und einen Dateinamen wie „2018-05-22_Smartphone.pdf“ tragen. Oft finden sich aber kryptische Angaben im Banking-Programm wie „Amazon-Marktplatz, Kaufmarkt, ASIN 839302983“ usw. Gut, in einfachen F\u00e4llen wird ein kurzer Eintrag in ein Notizfeld gen\u00fcgen. Aber unser Ablagesystem bietet eine noch viel bessere M\u00f6glichkeit: Die Verkn\u00fcpfung der Dokumente mit Online-Banking-Eintr\u00e4gen.<\/p>\n\n\n\n

Scans mit Kontoeintr\u00e4gen verkn\u00fcpfen<\/h3>\n\n\n\n

Es soll jetzt nicht darum gehen, dass man jede Kontobewegung mit dem Scan-Dokument verkn\u00fcpft – dieser Aufwand ist in der Regel unn\u00f6tig, da man zu allt\u00e4glichen Dingen („Strom, Stadtwerke“, „Telefon, Telekom“) die Unterlagen problemlos im Archiv findet. Aber f\u00fcr einzelne Eintr\u00e4ge kann dies durchaus Sinn machen – und ist durch unser System besonders einfach zu realisieren.<\/p>\n\n\n\n

Da Banking-Programme unterschiedlich aufgebaut sind, erkl\u00e4re ich das prinzipielle Vorgehen an einem Programm [2], das ich selbst einsetze – in der Regel wird man entsprechende Men\u00fcpunkte in seiner eigenen Software finden.<\/p>\n\n\n\n

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Men\u00fcpunkt finden
<\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n\n

Oft verbirgt sich der gesuchte Punkt im Kontext-Men\u00fc der Eintr\u00e4ge – \u00f6ffnen Sie dieses und halten Sie Ausschau nach einer Bezeichnung wie „Dokument zuordnen\/verkn\u00fcpfen\/aufnehmen“.<\/p>\n\n\n\n

Je nach Art der Datenbank, die Ihr Softwareprodukt verwendet, wird die Datei vollst\u00e4ndig im Online-Banking untergebracht oder nur eine Verkn\u00fcpfung zum Pfad auf dem Speichermedium vermerkt. Sofern Sie die Wahl haben, w\u00fcrde ich zu der zweiten M\u00f6glichkeit raten. Damit umgehen Sie Datei-Doppelungen, das Aufbl\u00e4hen der Datenbank und vor allem: Wenn Sie im Original-Scan eine Anmerkung oder Erg\u00e4nzung anbringen, so haben Sie immer einen Verweis auf die aktuelle Version.<\/p>\n\n\n\n

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Pfad zu den Scans<\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n\n

Ideal ist es, wenn relative Pfade oder Platzhalter angegeben werden k\u00f6nnen. Ich habe ja in DC darauf hingewiesen, dass man mit einer „Kleiderb\u00fcgel-Struktur“ besonders gut f\u00e4hrt: Wenn man das Speichermedium wechselt, die Cloud, den Computer usw – so „h\u00e4ngt“ man sein System einfach an den neuen Ort – die Struktur bleibt erhalten, man muss nur den Ausgangspfad \u00e4ndern. So auch hier: Wenn Sie bisher Ihr Dokumenten-Archiv unter „C:\\A\\Scans …“ abgelegt haben und sp\u00e4ter aus irgendeinem Grund das Archiv auf „iDrive:\\1\\Scans …“ verschieben, so bleibt die bisherige Struktur erhalten. Sie m\u00fcssen im Online-Banking-Programm nur ein einziges Mal den Ausgangspfad \u00e4ndern – schon werden alle Dokumente am neuen Ort gefunden.<\/p>\n\n\n\n

K\u00fcnftig gen\u00fcgt also ein kurzer Mausklick auf Ihren Eintrag im Online-Banking-Progamm – und schon \u00f6ffnen sich die Unterlagen, die zu diesem Eintrag geh\u00f6ren.<\/p>\n\n\n\n

Bonus-Tipp: ELSTER-Zertifikatsdatei<\/h3>\n\n\n\n

Das Online-Portal ELSTER erfordert neben den \u00fcblichen Zugangsdaten wie Name, Passwort usw. auch den Upload einer „Zertifikatsdatei“. Da es sich bei dieser Datei um ein zus\u00e4tzliches Sicherheitsmerkmal handelt, sollte man sich nicht unbedingt „offen“ auf seinen Speichermedien verfahren. In DC empfehle ich ja den kostenlosen und sehr sicheren Passwort-Safe „KeePass<\/a>„, den es f\u00fcr alle Systeme gibt. Speichern Sie dort unter dem Passwort-Eintrag f\u00fcr den Elster-Zugang auch diese Datei. Erstens m\u00fcssen Sie dann nicht lange suchen, wenn Sie kurz Elster \u00f6ffnen m\u00f6chten. Zweitens ist die Datei damit sicher verschl\u00fcsselt, selbst wenn Sie Ihre KeePass-Datenbank \u00fcber einen Cloud-Service synchronisieren.
<\/p>\n\n\n\n

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Elster-Zertifikat: sicher aufgehoben<\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n\n

[1] Ich pers\u00f6nlich verwende das bekannte WISO Steuer-Sparbuch, aber die Produkte in diesem Segment schenken sich nicht viel.<\/p>\n\n\n\n

[2] Alf-Banco 7 Pro<\/a>. Ich bin damit sehr zufrieden, da die kleine Software aus Deutschland erstaunlich viel kann – und das zu einem fairen Preis. Da man die Pro-Version 60 Tage kostenlos nutzen kann, kann man sich selbst ein Bild davon machen – ich bekomme leider keine Provision \ud83d\ude09
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Zun\u00e4chst: Allen Leserinnen und Lesern noch einen guten Start ins das neue Jahr 2019! Vielleicht hat man zu Jahresbeginn ein wenig Ruhe, um seine Dateien und Dokumente aufzur\u00e4umen – vor allem auch mit Blick auf die n\u00e4chste Steuererkl\u00e4rung. Dank der Verbesserungen in den letzten Jahren ist dies – zumindest f\u00fcr den \u00fcberschaubaren Rahmen einer Standard-Einkommenserkl\u00e4rung – recht einfach geworden: Es m\u00fcssen nicht mehr (Papier-)Belege f\u00fcr die Ausgaben eingereicht werden, das Finanzamt-Angebot Elster-Online stellt Unterlagen wie die „vorausgef\u00fcllte Steuererkl\u00e4rung“ zur Verf\u00fcgung, Software f\u00fcr Privathaushalte [1] \u00fcbernimmt diese Daten und setzt die Betr\u00e4ge des Vorjahrs ein usw. Erleicherungen durch Online-Banking Zugleich sind die Programme f\u00fcr das Online-Banking sehr m\u00e4chtig geworden – eigentlich k\u00f6nnte man dort viele Automatisierungen und diverse Schnittstellen nutzen. Aber wenn man den Zeitaufwand f\u00fcr die Pflege von Kategorien usw. \u00fcber das Jahr rechnet, dann f\u00e4hrt man mit einfacheren Verfahren meist besser. Ein Beispiel: Bei mir sieht es so aus, dass ich das Steuerjahr einfach in Excel-Tabellen exportiere, dort kurz jene Ums\u00e4tze markiere, die steuerrelevant sind und jene Tabellen-Zeilen in Rubriken-Tabs kopiere („Handwerker-Rechnungen“, „Versicherungen“ usw.). Damit erhalte ich auf einem kurzen Weg jene Summen, die ich in das Steuerprogramm eintragen muss und kann sp\u00e4ter leicht rekonstruieren, wie ich zu einer Summe gekommen bin. Nat\u00fcrlich hat da jeder seine eigene Vorgehensweise. Aber in den meisten F\u00e4llen wird man bei bestimmten Betr\u00e4gen doch einen Blick auf das Original werfen wollen. Das ist schnell geschehen, wenn man sofort erkennt, um welchen Gegenstand es sich handelt. Beispielsweise wird der Kauf des Smartphones nach dem DC-System abgelegt sein in „C:\\A\\Steuer-2018“ und einen Dateinamen wie „2018-05-22_Smartphone.pdf“ tragen. Oft finden sich aber kryptische Angaben im Banking-Programm wie „Amazon-Marktplatz, Kaufmarkt, ASIN 839302983“ usw. Gut, in einfachen F\u00e4llen wird ein kurzer Eintrag in ein Notizfeld gen\u00fcgen. Aber unser Ablagesystem bietet eine noch viel bessere M\u00f6glichkeit: Die Verkn\u00fcpfung der Dokumente mit Online-Banking-Eintr\u00e4gen. Scans mit Kontoeintr\u00e4gen verkn\u00fcpfen Es soll jetzt nicht darum gehen, dass man jede Kontobewegung mit dem Scan-Dokument verkn\u00fcpft – dieser Aufwand ist in der Regel unn\u00f6tig, da man zu allt\u00e4glichen Dingen („Strom, Stadtwerke“, „Telefon, Telekom“) die Unterlagen problemlos im Archiv findet. Aber f\u00fcr einzelne Eintr\u00e4ge kann dies durchaus Sinn machen – und ist durch unser System besonders einfach zu realisieren. Da Banking-Programme unterschiedlich aufgebaut sind, erkl\u00e4re ich das prinzipielle Vorgehen an einem Programm [2], das ich selbst einsetze – in der Regel wird man entsprechende Men\u00fcpunkte in seiner eigenen Software finden. Oft verbirgt sich der gesuchte Punkt im Kontext-Men\u00fc der Eintr\u00e4ge – \u00f6ffnen Sie dieses und halten Sie Ausschau nach einer Bezeichnung wie „Dokument zuordnen\/verkn\u00fcpfen\/aufnehmen“. Je nach Art der Datenbank, die Ihr Softwareprodukt verwendet, wird die Datei vollst\u00e4ndig im Online-Banking untergebracht oder nur eine Verkn\u00fcpfung zum Pfad auf dem Speichermedium vermerkt. Sofern Sie die Wahl haben, w\u00fcrde ich zu der zweiten M\u00f6glichkeit raten. Damit umgehen Sie Datei-Doppelungen, das Aufbl\u00e4hen der Datenbank und vor allem: Wenn Sie im Original-Scan eine Anmerkung oder Erg\u00e4nzung anbringen, so haben Sie immer einen Verweis auf die aktuelle Version. Ideal ist es, wenn relative Pfade oder Platzhalter angegeben werden k\u00f6nnen. Ich habe ja in DC darauf hingewiesen, dass man mit einer „Kleiderb\u00fcgel-Struktur“ besonders gut f\u00e4hrt: Wenn man das Speichermedium wechselt, die Cloud, den Computer usw – so „h\u00e4ngt“ man sein System einfach an den neuen Ort – die Struktur bleibt erhalten, man muss nur den Ausgangspfad \u00e4ndern. So auch hier: Wenn Sie bisher Ihr Dokumenten-Archiv unter „C:\\A\\Scans …“ abgelegt haben und sp\u00e4ter aus irgendeinem Grund das Archiv auf „iDrive:\\1\\Scans …“ verschieben, so bleibt die bisherige Struktur erhalten. Sie m\u00fcssen im Online-Banking-Programm nur ein einziges Mal den Ausgangspfad \u00e4ndern – schon werden alle Dokumente am neuen Ort gefunden. K\u00fcnftig gen\u00fcgt also ein kurzer Mausklick auf Ihren Eintrag im Online-Banking-Progamm – und schon \u00f6ffnen sich die Unterlagen, die zu diesem Eintrag geh\u00f6ren. Bonus-Tipp: ELSTER-Zertifikatsdatei Das Online-Portal ELSTER erfordert neben den \u00fcblichen Zugangsdaten wie Name, Passwort usw. auch den Upload einer „Zertifikatsdatei“. Da es sich bei dieser Datei um ein zus\u00e4tzliches Sicherheitsmerkmal handelt, sollte man sich nicht unbedingt „offen“ auf seinen Speichermedien verfahren. In DC empfehle ich ja den kostenlosen und sehr sicheren Passwort-Safe „KeePass„, den es f\u00fcr alle Systeme gibt. Speichern Sie dort unter dem Passwort-Eintrag f\u00fcr den Elster-Zugang auch diese Datei. Erstens m\u00fcssen Sie dann nicht lange suchen, wenn Sie kurz Elster \u00f6ffnen m\u00f6chten. Zweitens ist die Datei damit sicher verschl\u00fcsselt, selbst wenn Sie Ihre KeePass-Datenbank \u00fcber einen Cloud-Service synchronisieren. [1] Ich pers\u00f6nlich verwende das bekannte WISO Steuer-Sparbuch, aber die Produkte in diesem Segment schenken sich nicht viel. [2] Alf-Banco 7 Pro. Ich bin damit sehr zufrieden, da die kleine Software aus Deutschland erstaunlich viel kann – und das zu einem fairen Preis. 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