{"id":400,"date":"2018-01-20T21:06:53","date_gmt":"2018-01-20T20:06:53","guid":{"rendered":"http:\/\/digital-cleaning.de\/?p=400"},"modified":"2018-01-20T21:06:53","modified_gmt":"2018-01-20T20:06:53","slug":"pdf-sammelmappen-automatisiert-erzeugen-teil-1","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/pdf-sammelmappen-automatisiert-erzeugen-teil-1\/","title":{"rendered":"PDF-Sammelmappen automatisiert erzeugen &#8211; Teil 1"},"content":{"rendered":"<figure id=\"attachment_401\" aria-describedby=\"caption-attachment-401\" style=\"width: 880px\" class=\"wp-caption aligncenter\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"size-full wp-image-401\" src=\"http:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2018\/01\/pdf-sammelmappen1.jpg\" alt=\"pdf-sammelmappen1\" width=\"880\" height=\"320\" srcset=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2018\/01\/pdf-sammelmappen1.jpg 880w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2018\/01\/pdf-sammelmappen1-300x109.jpg 300w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2018\/01\/pdf-sammelmappen1-768x279.jpg 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 880px) 100vw, 880px\" \/><figcaption id=\"caption-attachment-401\" class=\"wp-caption-text\">konzentrierte Information<\/figcaption><\/figure>\n<p>Die digitale Archivierung von Dokumenten kann ja auf sehr einfache Weise geschehen: Struktur in Ordnern erzeugen, Dateien systematisch benennen, zentrale Eingangsorte usw. In bestimmten F\u00e4llen kann es aber auch sinnvoll sein, getrennte Dokumente in einer einzigen Datei zu b\u00fcndeln &#8211; gewisserma\u00dfen eine &#8222;PDF-Sammelmappe&#8220; zu erzeugen. Diese Mappe ist dynamisch, sie kann im Laufe der Zeit mit weiteren Dokumenten erg\u00e4nzt werden. Beispiele w\u00e4ren hier etwa ein Dossier zu einem bestimmten Thema (&#8222;Klimawandel&#8220;, &#8222;Unterrichtsmethoden&#8220;, &#8222;Journal&#8220; oder &#8222;Best of Computer-Tipps&#8220;). Statt 12 oder 31 Dateien mit unterschiedlichen Bezeichnungen in einem Ordner hat man dann nur eine Datei, z. B. &#8222;Klimawandel.pdf&#8220;, die alle Informationen enth\u00e4lt.<\/p>\n<p>Was recht einfach ist: Alle guten PDF-Programme auf allen Systemen bieten die M\u00f6glichkeit, gew\u00fcnschte Dateien zu markieren und eine zusammenfassende Datei zu erstellen (Win-Acrobat, Mac-PDF-Vorschau, iOS-PDF-Expert usw.). Aber das bedeutet manuelle Arbeit: an das Vorhaben denken, Programm starten, Dateien suchen usw. Gerade wenn man via Schreibtisch-Scanner oder Smartphone-App oft Informationen erfasst, f\u00e4ngt das rasch an, m\u00fchsam zu werden. Aber es geht auch einfacher:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Scan erzeugen (ob via App oder per Desktop-Scanner ist gleichg\u00fcltig).<\/strong><\/li>\n<li><strong>Und &#8211; wusch! &#8211; sofort wird automatisch vom System eine bestimmte Sammelmappe um den neuen Scan erg\u00e4nzt.<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>Man kann sogar w\u00e4hrend des Scanvorgangs ausw\u00e4hlen, in welche der Mappen das neue Dokument aufgenommen werden soll: Mappe &#8222;Klimawandel&#8220;, Mappe &#8222;Spesenquittungen&#8220; oder Mappe &#8222;Journal&#8220;. Auch ist es gleichg\u00fcltig, welche Scan-App man bevorzugt oder welches Scanner-Modell man nutzt. Man kann beide Erfassungsm\u00f6glichkeiten auch abwechselnd nutzen &#8211; spielt keine Rolle.<\/p>\n<h4>Anwendungsbeispiel: Papier-Notizbuch<\/h4>\n<figure id=\"attachment_405\" aria-describedby=\"caption-attachment-405\" style=\"width: 400px\" class=\"wp-caption alignright\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"size-full wp-image-405\" src=\"http:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2018\/01\/pdf-sammelmappen4.jpg\" alt=\"pdf-sammelmappen4\" width=\"400\" height=\"238\" srcset=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2018\/01\/pdf-sammelmappen4.jpg 400w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2018\/01\/pdf-sammelmappen4-300x179.jpg 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 400px) 100vw, 400px\" \/><figcaption id=\"caption-attachment-405\" class=\"wp-caption-text\">saubere Scans mit dem Smartphone<\/figcaption><\/figure>\n<p>Ein Beispiel aus meinem pers\u00f6nlichen Alltag kann das Vorgehen verdeutlichen: Obwohl ich den Apple-Pencil in Kombination mit dem iPad Pro toll finde und auch gerne damit Skizzen anfertige &#8211; in den wenigen Situationen, in denen ich \u00fcberhaupt noch handschriftliche Notizen anfertigen muss, greife ich lieber zu Papier. Damit bin ich schneller, es ist immer zur Hand, die Schrift ist pr\u00e4ziser, das Schreibgef\u00fchl (Leuchtturm-Papier [1] und Lamy-Mine) weicher und besser. Vor allem aber: Die heutigen Smartphones sind im Bereich der Papier-Digitalisierung derart gut, dass ich mit einem kurzen Finger-Tipp eine absolut saubere digitale Variante erhalte, ohne ein zus\u00e4tzliches Ger\u00e4t einstecken zu m\u00fcssen.<\/p>\n<p>Da ein Papier-Notizbuch verloren gehen kann und ich meine Stichpunkte an allen Arbeitspl\u00e4tzen sofort greifbar haben m\u00f6chte, fertige ich nach einer Besprechung oder am Ende einer Woche Scans von den Seiten an. Mein digitales Notizbuch mit dem Namen &#8222;2017_WS_Notizbuch.pdf&#8220; liegt in meiner bevorzugten Cloud und wird automatisch um die neuen Seiten erg\u00e4nzt. Gelegentlich f\u00fcge ich den aktuellen Besprechungsnotizen auch ein Foto hinzu (Whiteboard-Visualisierungen, Aufnahme eines Prospektentwurfs usw.), so dass die digitale Variante &#8222;dicker&#8220; als mein analoges Notizbuch ist. Ich pflege das mit wenig Aufwand: Wichtig ist mir nur, dass alle Materialien chronologisch sortiert sind. Das ergibt sich innerhalb der Sammelmappe automatisch, so dass ich mit kurzem Bl\u00e4ttern an der gew\u00fcnschten Stelle im Gesamt-PDF-Dokument bin: &#8222;Die Besprechung hatten wir letzten Montag &#8230; Moment, da hatte ich doch auch eine Aufnahme von Connys Mindmap gemacht &#8230;&#8220; Wichtige Punkte strukturiere ich nach einer Besprechung ohnehin in einer Evernote-Notiz oder terminiere Handlungen in Todoist &#8211; die Sammelmappe ist hier also eher ein &#8222;Backup&#8220;-Moment.<\/p>\n<p>Was mir allerdings wichtig ist: Ich m\u00f6chte nicht mehrere Orte haben, an denen ich Informationen pflege. Die Scanner-Apps k\u00f6nnten zwar jeden Scan speichern &#8211; mein Workflow ist aber so eingerichtet, dass kein Dokument auf dem Ger\u00e4t verbleibt. Direkt nach einem Scanvorgang erfolgt automatisch die L\u00f6schung. Die Ordner in meinen Apps sind also &#8222;leer&#8220;, es gibt nur 1 Sammelband in 1 Cloud-Ordner.<\/p>\n<h4>Gemeinsamer Ordner f\u00fcr Scanner und Apps<\/h4>\n<p>Generell ist es gut, wenn man in seiner Ordner-Struktur ein bestimmtes Verzeichnis definiert, das als Erst-Ablage f\u00fcr alle verwendeten Ger\u00e4te und Apps fungiert. Sonst speichert der Flachbett-Scanner in &#8222;C:\\HP-Smart\\Meine-Scans&#8220;, die Scan-App des Smartphones in &#8222;\\Dropbox\\Apps\\Scanbot&#8220; und das Mac-Notebook in &#8222;\\iCloud\\Downloads&#8220;. Ein DC-Prinzip ist es ja, m\u00f6glichst wenige &#8222;Knotenpunkte&#8220; zu verwenden, um den Pflegeaufwand gering zu halten. Sofern es f\u00fcr den eigenen Arbeitsablauf sinnvoll ist, kann man ja Unterverzeichnisse anlegen, also &#8222;..\\Scans&#8220; als zentrales Scan-Verzeichnis und &#8222;..\\Scans\\Notizbuecher\\&#8220;, &#8222;..\\Scans\\Steuer\\&#8220; usw. &#8211; aber auch hier sollte man sparsam sein. Oft gen\u00fcgen zwei Unterverzeichnisse: Eins nimmt alle Scans auf, die man sich sp\u00e4ter noch einmal in Ruhe anschauen m\u00f6chte (&#8222;Review&#8220;), um zu entscheiden, wie man sie benennt, einordnet oder ob sich der Vorgang bereits erledigt hat. Ein zweiter Ordner nimmt jene Scans auf, die ohne mein Zutun automatisiert \u00fcber Tools benannt, verschoben und archiviert werden.<\/p>\n<figure id=\"attachment_407\" aria-describedby=\"caption-attachment-407\" style=\"width: 880px\" class=\"wp-caption aligncenter\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"size-full wp-image-407\" src=\"http:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2018\/01\/pdf-sammelmappen5.png\" alt=\"pdf-sammelmappen5\" width=\"880\" height=\"273\" srcset=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2018\/01\/pdf-sammelmappen5.png 880w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2018\/01\/pdf-sammelmappen5-300x93.png 300w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2018\/01\/pdf-sammelmappen5-768x238.png 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 880px) 100vw, 880px\" \/><figcaption id=\"caption-attachment-407\" class=\"wp-caption-text\">ein Ordner f\u00fcr Scans<\/figcaption><\/figure>\n<p>Sofern Sie Smartphone-Apps verwenden, bietet sich ein synchronisierter Ordner in einer Cloud an. Wie schon in anderen Beitr\u00e4gen erw\u00e4hnt: Meist k\u00f6nnen Sie vom eingebundenen Netzlaufwerk \u00fcber FritzBox, ownCloud usw. alles verwenden. Aber alle Apps der &#8222;gro\u00dfen&#8220; Cloud-Dienste wie z. B. Google-Drive oder Microsoft-OneDrive verf\u00fcgen \u00fcber eine Scan-Funktion, was das Vorgehen noch einmal erleichtert. Ich verwende in diesem Beispiel Dropbox &#8211; die \u00dcbertragung auf andere Dienste sollte kein Problem sein.<\/p>\n<h5>a) Android<\/h5>\n<p>Zwar gibt es viele Scan-Apps unter Android, f\u00fcr unseren Zweck gen\u00fcgen aber die Funktionen, die die Cloud-eigenen Apps aufweisen. Inzwischen sind diese Scan-Module sogar qualitativ richtig gut geworden, so dass man nicht mehr den Umweg gehen muss, zun\u00e4chst auf dem Smartphone zu speichern. Man tippt den gew\u00fcnschten Cloud-Pfad an &#8211; fertig. Auch ein &#8222;Hangeln&#8220; durch Verzeichnisse ist bei Android \u00fcberfl\u00fcssig, da man Cloud-Ordner direkt auf den Homescreen legen kann:<\/p>\n<figure id=\"attachment_409\" aria-describedby=\"caption-attachment-409\" style=\"width: 829px\" class=\"wp-caption aligncenter\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"size-full wp-image-409\" src=\"http:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2018\/01\/pdf-sammelmappen7.png\" alt=\"pdf-sammelmappen7\" width=\"829\" height=\"720\" srcset=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2018\/01\/pdf-sammelmappen7.png 829w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2018\/01\/pdf-sammelmappen7-300x261.png 300w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2018\/01\/pdf-sammelmappen7-768x667.png 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 829px) 100vw, 829px\" \/><figcaption id=\"caption-attachment-409\" class=\"wp-caption-text\">2 Fingertipps gen\u00fcgen<\/figcaption><\/figure>\n<p>Sie legen also mit dem Android-Widget eine Verkn\u00fcpfung zum zentralen Scan-Pfad (bzw. zum Unterordner &#8222;Notizbuecher&#8220;) auf Ihren Homescreen. Das war es schon. Die Scan-Funktion steht Ihnen innerhalb der Dropbox-App (Plus-Zeichen) zur Verf\u00fcgung. Bei OneDrive ist das Verfahren identisch, bei Google-Drive sind Sie sogar noch schneller: Hier startet die Scan-Kamera sofort nach dem Fingertipp auf das Homescreen-Icon. Um die Benennung der Dateien m\u00fcssen Sie sich nicht k\u00fcmmern: Alle PDF-Dateien, die auf diesem Scan-Pfad landen, werden vom Automatisierungstool &#8222;aufgesaugt&#8220;, in die bestehende PDF-Sammelmappe eingef\u00fcgt und gel\u00f6scht. In der Regel wird daher der Ordner leer sein. Sofern Sie aber mehrere Scans in einem kurzen Zeitraum anfertigen, ist die \u00fcbliche Dateinamen-Voreinstellung &#8211; Datum plus Uhrzeit &#8211; n\u00fctzlich. So werden keine Dateien \u00fcberschrieben und Sie ersparen sich R\u00fcckfragen der App (&#8222;Soll die Datei xyz.pdf \u00fcberschrieben werden?&#8220;).<\/p>\n<p>\u00dcbrigens k\u00f6nnen alle Apps mehrere Seiten in einem Zug scannen. Falls Sie also die 5 Papier-Seiten der Besprechung scannen, so entsteht eine einzige PDF-Datei, die alle Informationen aufnimmt. Sie m\u00fcssen nicht nach jeder Seite den Speichervorgang ausl\u00f6sen. Und nat\u00fcrlich k\u00f6nnen Sie auch eine ganz andere Scan-App verwenden, sofern diese Export-M\u00f6glichkeiten zu Ihrer bevorzugten Cloud bietet.<\/p>\n<h5>b) iOS<\/h5>\n<p>Die n\u00fctzlichen Homescreen-Verkn\u00fcpfungen bietet das Apple-System zwar nicht, aber auch auf diesem System klappt die Sache flott. Auch hier k\u00f6nnte man die Cloud-Apps nutzen, m\u00fcsste dann aber jeweils zum Scan-Ordner navigieren, was wieder ein paar Sekunden kostet. Viele iPhone-Besitzer verwenden ohnehin wegen der guten Qualit\u00e4t der Ergebnisse &#8222;Scanner Pro&#8220; von Readdle, so dass man sich dort einen entsprechenden Workflow-Button einrichten kann:<\/p>\n<figure id=\"attachment_410\" aria-describedby=\"caption-attachment-410\" style=\"width: 846px\" class=\"wp-caption aligncenter\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"size-full wp-image-410\" src=\"http:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2018\/01\/pdf-sammelmappen8.png\" alt=\"pdf-sammelmappen8\" width=\"846\" height=\"720\" srcset=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2018\/01\/pdf-sammelmappen8.png 846w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2018\/01\/pdf-sammelmappen8-300x255.png 300w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2018\/01\/pdf-sammelmappen8-768x654.png 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 846px) 100vw, 846px\" \/><figcaption id=\"caption-attachment-410\" class=\"wp-caption-text\">Workflow konfigurieren<\/figcaption><\/figure>\n<p>Der Workflow besteht aus 3 Schritten: Im ersten Schritt erh\u00e4lt die Datei Datum und Uhrzeit (kann man sich sparen sofern die Standardeinstellungen ohnehin schon einen solchen Dateinamen vorgeben). Im zweiten erfolgt der Dropbox-Upload in den gew\u00fcnschten Scan-Unterordner. Und Schritt 3 l\u00f6scht sofort das Dokument auf dem Ger\u00e4t, so dass man sp\u00e4ter nicht \u00fcberlegen muss: &#8222;Ist das schon online, wieso habe ich diesen Scan gemacht &#8230;?&#8220;. Auch hier gilt: Man kann eine PDF mit mehreren Seiten erstellen, der Dateiname ist nicht weiter wichtig usw.<\/p>\n<h5>c) Desktop-Scanner<\/h5>\n<p>Neben meinem Dokumenten-Scanner &#8211; ScanSnap iX500 &#8211; benutze ich gelegentlich meine sehr preisg\u00fcnstige Scanner-Drucker-Kombination, um z. B. Buchseiten zu scannen [2]. Praktisch alle Scanner lassen es zu, dass man mindestens einen Ordner ausw\u00e4hlt, in dem die Scans gespeichert werden. Auch die direkte Konvertierung in das PDF-Format kann in der Regel eingestellt werden.<\/p>\n<figure id=\"attachment_408\" aria-describedby=\"caption-attachment-408\" style=\"width: 880px\" class=\"wp-caption aligncenter\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"size-full wp-image-408\" src=\"http:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2018\/01\/pdf-sammelmappen6.png\" alt=\"pdf-sammelmappen6\" width=\"880\" height=\"550\" srcset=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2018\/01\/pdf-sammelmappen6.png 880w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2018\/01\/pdf-sammelmappen6-300x188.png 300w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2018\/01\/pdf-sammelmappen6-768x480.png 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 880px) 100vw, 880px\" \/><figcaption id=\"caption-attachment-408\" class=\"wp-caption-text\">schnell erledigt<\/figcaption><\/figure>\n<p>Wenn Sie also einen Dropbox-Ordner f\u00fcr Ihre Scans angelegt haben, so verwenden Sie auch f\u00fcr den station\u00e4ren Scanner den gleichen Ordner: etwa &#8222;C:\\Dropbox\\Scans\\Notizbuecher&#8220;. Das sollte schnell erledigt sein. Sofern Ihr Scanner direkt &#8222;in die Cloud&#8220; scannen kann, m\u00fcssen Sie noch nicht einmal Ihren PC einschalten &#8211; der Sync mit Ihrer Festplatte erfolgt sp\u00e4ter ja automatisch.<\/p>\n<p>So, damit ist nun alles f\u00fcr die Erfassung von Dokumenten eingerichtet. Der zentrale Cloud-Pfad hat noch weitere Vorteile. Man k\u00f6nnte diesen mit Familien- oder Team-Mitgliedern teilen. Es w\u00fcrde eine Sammelmappe entstehen, die von unterschiedlichen Seiten erg\u00e4nzt w\u00fcrde. So k\u00f6nnte man beispielsweise ein Familien-Journal oder eine Workshop-Dokumentation anfertigen. Jeder verf\u00fcgt am Schluss \u00fcber das gleiche Gesamt-Dokument, das alle Materialien umfasst.<\/p>\n<p>In Teil 2 gehen wir dann auf die PC-\/Mac-Automatisierung ein, die ebenfalls nur einmal konfiguriert werden muss. Danach m\u00fcssen Sie sich um nichts mehr k\u00fcmmern &#8230;<\/p>\n<p><em>[1] Warum ich die Softcover-Version der Leuchtturm-Notizb\u00fccher f\u00fcr sehr gut halte, habe ich fr\u00fcher mal in meinem Evernote-Blog <a href=\"http:\/\/www.notieren.de\/ein-ziemlich-gutes-notizbuch\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">n\u00e4her beschrieben<\/a>.<\/em><br \/>\n<em>[2] Zum Thema Drucker gibt es auch einen Blog-Artikel: <a href=\"http:\/\/www.notieren.de\/hp-envy-serie-ein-drucker-in-papierlosen-zeiten\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">&#8222;HP-Envy &#8211; ein Drucker in papierlosen Zeiten&#8220;<\/a>.<\/em><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Die digitale Archivierung von Dokumenten kann ja auf sehr einfache Weise geschehen: Struktur in Ordnern erzeugen, Dateien systematisch benennen, zentrale Eingangsorte usw. In bestimmten F\u00e4llen kann es aber auch sinnvoll sein, getrennte Dokumente in einer einzigen Datei zu b\u00fcndeln &#8211; gewisserma\u00dfen eine &#8222;PDF-Sammelmappe&#8220; zu erzeugen. Diese Mappe ist dynamisch, sie kann im Laufe der Zeit mit weiteren Dokumenten erg\u00e4nzt werden. Beispiele w\u00e4ren hier etwa ein Dossier zu einem bestimmten Thema (&#8222;Klimawandel&#8220;, &#8222;Unterrichtsmethoden&#8220;, &#8222;Journal&#8220; oder &#8222;Best of Computer-Tipps&#8220;). Statt 12 oder 31 Dateien mit unterschiedlichen Bezeichnungen in einem Ordner hat man dann nur eine Datei, z. B. &#8222;Klimawandel.pdf&#8220;, die alle Informationen enth\u00e4lt. Was recht einfach ist: Alle guten PDF-Programme auf allen Systemen bieten die M\u00f6glichkeit, gew\u00fcnschte Dateien zu markieren und eine zusammenfassende Datei zu erstellen (Win-Acrobat, Mac-PDF-Vorschau, iOS-PDF-Expert usw.). Aber das bedeutet manuelle Arbeit: an das Vorhaben denken, Programm starten, Dateien suchen usw. Gerade wenn man via Schreibtisch-Scanner oder Smartphone-App oft Informationen erfasst, f\u00e4ngt das rasch an, m\u00fchsam zu werden. Aber es geht auch einfacher: Scan erzeugen (ob via App oder per Desktop-Scanner ist gleichg\u00fcltig). Und &#8211; wusch! &#8211; sofort wird automatisch vom System eine bestimmte Sammelmappe um den neuen Scan erg\u00e4nzt. Man kann sogar w\u00e4hrend des Scanvorgangs ausw\u00e4hlen, in welche der Mappen das neue Dokument aufgenommen werden soll: Mappe &#8222;Klimawandel&#8220;, Mappe &#8222;Spesenquittungen&#8220; oder Mappe &#8222;Journal&#8220;. Auch ist es gleichg\u00fcltig, welche Scan-App man bevorzugt oder welches Scanner-Modell man nutzt. Man kann beide Erfassungsm\u00f6glichkeiten auch abwechselnd nutzen &#8211; spielt keine Rolle. Anwendungsbeispiel: Papier-Notizbuch Ein Beispiel aus meinem pers\u00f6nlichen Alltag kann das Vorgehen verdeutlichen: Obwohl ich den Apple-Pencil in Kombination mit dem iPad Pro toll finde und auch gerne damit Skizzen anfertige &#8211; in den wenigen Situationen, in denen ich \u00fcberhaupt noch handschriftliche Notizen anfertigen muss, greife ich lieber zu Papier. Damit bin ich schneller, es ist immer zur Hand, die Schrift ist pr\u00e4ziser, das Schreibgef\u00fchl (Leuchtturm-Papier [1] und Lamy-Mine) weicher und besser. Vor allem aber: Die heutigen Smartphones sind im Bereich der Papier-Digitalisierung derart gut, dass ich mit einem kurzen Finger-Tipp eine absolut saubere digitale Variante erhalte, ohne ein zus\u00e4tzliches Ger\u00e4t einstecken zu m\u00fcssen. Da ein Papier-Notizbuch verloren gehen kann und ich meine Stichpunkte an allen Arbeitspl\u00e4tzen sofort greifbar haben m\u00f6chte, fertige ich nach einer Besprechung oder am Ende einer Woche Scans von den Seiten an. Mein digitales Notizbuch mit dem Namen &#8222;2017_WS_Notizbuch.pdf&#8220; liegt in meiner bevorzugten Cloud und wird automatisch um die neuen Seiten erg\u00e4nzt. Gelegentlich f\u00fcge ich den aktuellen Besprechungsnotizen auch ein Foto hinzu (Whiteboard-Visualisierungen, Aufnahme eines Prospektentwurfs usw.), so dass die digitale Variante &#8222;dicker&#8220; als mein analoges Notizbuch ist. Ich pflege das mit wenig Aufwand: Wichtig ist mir nur, dass alle Materialien chronologisch sortiert sind. Das ergibt sich innerhalb der Sammelmappe automatisch, so dass ich mit kurzem Bl\u00e4ttern an der gew\u00fcnschten Stelle im Gesamt-PDF-Dokument bin: &#8222;Die Besprechung hatten wir letzten Montag &#8230; Moment, da hatte ich doch auch eine Aufnahme von Connys Mindmap gemacht &#8230;&#8220; Wichtige Punkte strukturiere ich nach einer Besprechung ohnehin in einer Evernote-Notiz oder terminiere Handlungen in Todoist &#8211; die Sammelmappe ist hier also eher ein &#8222;Backup&#8220;-Moment. Was mir allerdings wichtig ist: Ich m\u00f6chte nicht mehrere Orte haben, an denen ich Informationen pflege. Die Scanner-Apps k\u00f6nnten zwar jeden Scan speichern &#8211; mein Workflow ist aber so eingerichtet, dass kein Dokument auf dem Ger\u00e4t verbleibt. Direkt nach einem Scanvorgang erfolgt automatisch die L\u00f6schung. Die Ordner in meinen Apps sind also &#8222;leer&#8220;, es gibt nur 1 Sammelband in 1 Cloud-Ordner. Gemeinsamer Ordner f\u00fcr Scanner und Apps Generell ist es gut, wenn man in seiner Ordner-Struktur ein bestimmtes Verzeichnis definiert, das als Erst-Ablage f\u00fcr alle verwendeten Ger\u00e4te und Apps fungiert. Sonst speichert der Flachbett-Scanner in &#8222;C:\\HP-Smart\\Meine-Scans&#8220;, die Scan-App des Smartphones in &#8222;\\Dropbox\\Apps\\Scanbot&#8220; und das Mac-Notebook in &#8222;\\iCloud\\Downloads&#8220;. Ein DC-Prinzip ist es ja, m\u00f6glichst wenige &#8222;Knotenpunkte&#8220; zu verwenden, um den Pflegeaufwand gering zu halten. Sofern es f\u00fcr den eigenen Arbeitsablauf sinnvoll ist, kann man ja Unterverzeichnisse anlegen, also &#8222;..\\Scans&#8220; als zentrales Scan-Verzeichnis und &#8222;..\\Scans\\Notizbuecher\\&#8220;, &#8222;..\\Scans\\Steuer\\&#8220; usw. &#8211; aber auch hier sollte man sparsam sein. Oft gen\u00fcgen zwei Unterverzeichnisse: Eins nimmt alle Scans auf, die man sich sp\u00e4ter noch einmal in Ruhe anschauen m\u00f6chte (&#8222;Review&#8220;), um zu entscheiden, wie man sie benennt, einordnet oder ob sich der Vorgang bereits erledigt hat. Ein zweiter Ordner nimmt jene Scans auf, die ohne mein Zutun automatisiert \u00fcber Tools benannt, verschoben und archiviert werden. Sofern Sie Smartphone-Apps verwenden, bietet sich ein synchronisierter Ordner in einer Cloud an. Wie schon in anderen Beitr\u00e4gen erw\u00e4hnt: Meist k\u00f6nnen Sie vom eingebundenen Netzlaufwerk \u00fcber FritzBox, ownCloud usw. alles verwenden. Aber alle Apps der &#8222;gro\u00dfen&#8220; Cloud-Dienste wie z. B. Google-Drive oder Microsoft-OneDrive verf\u00fcgen \u00fcber eine Scan-Funktion, was das Vorgehen noch einmal erleichtert. Ich verwende in diesem Beispiel Dropbox &#8211; die \u00dcbertragung auf andere Dienste sollte kein Problem sein. a) Android Zwar gibt es viele Scan-Apps unter Android, f\u00fcr unseren Zweck gen\u00fcgen aber die Funktionen, die die Cloud-eigenen Apps aufweisen. Inzwischen sind diese Scan-Module sogar qualitativ richtig gut geworden, so dass man nicht mehr den Umweg gehen muss, zun\u00e4chst auf dem Smartphone zu speichern. Man tippt den gew\u00fcnschten Cloud-Pfad an &#8211; fertig. Auch ein &#8222;Hangeln&#8220; durch Verzeichnisse ist bei Android \u00fcberfl\u00fcssig, da man Cloud-Ordner direkt auf den Homescreen legen kann: Sie legen also mit dem Android-Widget eine Verkn\u00fcpfung zum zentralen Scan-Pfad (bzw. zum Unterordner &#8222;Notizbuecher&#8220;) auf Ihren Homescreen. Das war es schon. Die Scan-Funktion steht Ihnen innerhalb der Dropbox-App (Plus-Zeichen) zur Verf\u00fcgung. Bei OneDrive ist das Verfahren identisch, bei Google-Drive sind Sie sogar noch schneller: Hier startet die Scan-Kamera sofort nach dem Fingertipp auf das Homescreen-Icon. Um die Benennung der Dateien m\u00fcssen Sie sich nicht k\u00fcmmern: Alle PDF-Dateien, die auf diesem Scan-Pfad landen, werden vom Automatisierungstool &#8222;aufgesaugt&#8220;, in die bestehende PDF-Sammelmappe eingef\u00fcgt und gel\u00f6scht. In der Regel wird daher der Ordner leer sein. Sofern Sie aber mehrere Scans in einem kurzen Zeitraum anfertigen, ist die \u00fcbliche Dateinamen-Voreinstellung &#8211; Datum plus Uhrzeit &#8211; n\u00fctzlich. So werden keine Dateien \u00fcberschrieben und Sie ersparen sich R\u00fcckfragen der App (&#8222;Soll die Datei xyz.pdf \u00fcberschrieben werden?&#8220;). \u00dcbrigens k\u00f6nnen alle Apps mehrere Seiten in einem Zug scannen. Falls Sie also die 5 Papier-Seiten der Besprechung scannen, so entsteht eine einzige PDF-Datei, die alle Informationen aufnimmt. Sie m\u00fcssen nicht nach jeder Seite den Speichervorgang ausl\u00f6sen. Und nat\u00fcrlich k\u00f6nnen Sie auch eine ganz andere Scan-App verwenden, sofern diese Export-M\u00f6glichkeiten zu Ihrer bevorzugten Cloud bietet. b) iOS Die n\u00fctzlichen Homescreen-Verkn\u00fcpfungen bietet das Apple-System zwar nicht, aber auch auf diesem System klappt die Sache flott. Auch hier k\u00f6nnte man die Cloud-Apps nutzen, m\u00fcsste dann aber jeweils zum Scan-Ordner navigieren, was wieder ein paar Sekunden kostet. Viele iPhone-Besitzer verwenden ohnehin wegen der guten Qualit\u00e4t der Ergebnisse &#8222;Scanner Pro&#8220; von Readdle, so dass man sich dort einen entsprechenden Workflow-Button einrichten kann: Der Workflow besteht aus 3 Schritten: Im ersten Schritt erh\u00e4lt die Datei Datum und Uhrzeit (kann man sich sparen sofern die Standardeinstellungen ohnehin schon einen solchen Dateinamen vorgeben). Im zweiten erfolgt der Dropbox-Upload in den gew\u00fcnschten Scan-Unterordner. Und Schritt 3 l\u00f6scht sofort das Dokument auf dem Ger\u00e4t, so dass man sp\u00e4ter nicht \u00fcberlegen muss: &#8222;Ist das schon online, wieso habe ich diesen Scan gemacht &#8230;?&#8220;. Auch hier gilt: Man kann eine PDF mit mehreren Seiten erstellen, der Dateiname ist nicht weiter wichtig usw. c) Desktop-Scanner Neben meinem Dokumenten-Scanner &#8211; ScanSnap iX500 &#8211; benutze ich gelegentlich meine sehr preisg\u00fcnstige Scanner-Drucker-Kombination, um z. B. Buchseiten zu scannen [2]. Praktisch alle Scanner lassen es zu, dass man mindestens einen Ordner ausw\u00e4hlt, in dem die Scans gespeichert werden. Auch die direkte Konvertierung in das PDF-Format kann in der Regel eingestellt werden. Wenn Sie also einen Dropbox-Ordner f\u00fcr Ihre Scans angelegt haben, so verwenden Sie auch f\u00fcr den station\u00e4ren Scanner den gleichen Ordner: etwa &#8222;C:\\Dropbox\\Scans\\Notizbuecher&#8220;. Das sollte schnell erledigt sein. Sofern Ihr Scanner direkt &#8222;in die Cloud&#8220; scannen kann, m\u00fcssen Sie noch nicht einmal Ihren PC einschalten &#8211; der Sync mit Ihrer Festplatte erfolgt sp\u00e4ter ja automatisch. So, damit ist nun alles f\u00fcr die Erfassung von Dokumenten eingerichtet. Der zentrale Cloud-Pfad hat noch weitere Vorteile. Man k\u00f6nnte diesen mit Familien- oder Team-Mitgliedern teilen. Es w\u00fcrde eine Sammelmappe entstehen, die von unterschiedlichen Seiten erg\u00e4nzt w\u00fcrde. So k\u00f6nnte man beispielsweise ein Familien-Journal oder eine Workshop-Dokumentation anfertigen. Jeder verf\u00fcgt am Schluss \u00fcber das gleiche Gesamt-Dokument, das alle Materialien umfasst. In Teil 2 gehen wir dann auf die PC-\/Mac-Automatisierung ein, die ebenfalls nur einmal konfiguriert werden muss. Danach m\u00fcssen Sie sich um nichts mehr k\u00fcmmern &#8230; [1] Warum ich die Softcover-Version der Leuchtturm-Notizb\u00fccher f\u00fcr sehr gut halte, habe ich fr\u00fcher mal in meinem Evernote-Blog n\u00e4her beschrieben. [2] Zum Thema Drucker gibt es auch einen Blog-Artikel: &#8222;HP-Envy &#8211; ein Drucker in papierlosen Zeiten&#8220;. &nbsp;<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":401,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[1],"tags":[57,59],"class_list":["post-400","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-allgemein","tag-pdf","tag-scannen"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/400","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=400"}],"version-history":[{"count":6,"href":"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/400\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":413,"href":"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/400\/revisions\/413"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media\/401"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=400"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=400"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=400"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}