{"id":280,"date":"2017-11-05T13:51:19","date_gmt":"2017-11-05T12:51:19","guid":{"rendered":"http:\/\/digital-cleaning.de\/?p=280"},"modified":"2017-11-05T16:29:59","modified_gmt":"2017-11-05T15:29:59","slug":"schneller-scannen-mit-eigenem-auswahlmenue-windows-mac","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/schneller-scannen-mit-eigenem-auswahlmenue-windows-mac\/","title":{"rendered":"Schneller scannen mit eigenem Auswahlmen\u00fc (Windows, Mac)"},"content":{"rendered":"
\"scan-menue\"
\u00dcberblick behalten mit Dateinamen<\/figcaption><\/figure>\n

In DC schlage ich ja vor, Dateien nach einheitlichen Mustern zu benennen, damit man in seinen Archiven den \u00dcberblick beh\u00e4lt. Gerade bei der Digitalisierung von Papier via Scanner bietet es sich an, solche Muster konsequent und einheitlich umzusetzen, wodurch man sich doppelte Arbeit erspart (also beispielsweise sp\u00e4ter „Scan054.pdf“ noch mal anfassen zu m\u00fcssen, um den Namen „2017-11-05_Rechnung.pdf“ zu vergeben). Von den beiden M\u00f6glichkeiten[1], die ich in DC beschreibe, m\u00f6chte ich hier ein Beispiel f\u00fcr die Verwendung von Textbausteinen beschreiben. Prinzipiell kann man das Verfahren bei den meisten Scannern einsetzen, da viele Leser aber einen ScanSnap einsetzen, nehme ich diesen als Beispiel.<\/p>\n

Eigenes Auswahlmen\u00fc erstellen<\/h2>\n
\"scan-menue3\"
das Men\u00fc<\/figcaption><\/figure>\n

Die Struktur Ihres Archivs, das Sie z. B. f\u00fcr Steuer-Unterlagen nutzen, haben Sie sich ja bereits \u00fcberlegt. Falls Sie die Dokumente also nach dem Muster „Datum_Etikett“ benennen, werden Sie sich eine Reihe derartiger Etiketten \u00fcberlegt haben, z. B. „Rechnung“, „Quittung“, „Vertrag“, „Versicherung“, „Steuer“ usw. K\u00fcnftig soll ein Tastenk\u00fcrzel gen\u00fcgen, das ein entsprechendes Men\u00fc aufruft. Das aktuelle Datum ist bereits eingetragen, Sie k\u00f6nnen Ihre Etiketten aus einer Liste w\u00e4hlen. Mehr noch: Sie k\u00f6nnen den so erzeugten Dateinamen sofort \u00e4ndern oder erg\u00e4nzen: Falls Sie also statt „…._Vertrag.pdf“ beim aktuellen Scan lieber den Namen „…_Arbeitsvertrag.pdf“ vergeben m\u00f6chten, so k\u00f6nnen Sie die Vorgabe \u00fcbertippen. Zudem k\u00f6nnen Sie jederzeit Ihr Men\u00fc erg\u00e4nzen, neue Begriffe hinzuf\u00fcgen, veraltete l\u00f6schen usw.<\/p>\n

Das Men\u00fc haben Sie in wenigen Minuten erstellt, da fast alle bekannten Tools f\u00fcr Textbausteine die entsprechenden Optionen zur Verf\u00fcgung stellen. Das kostenlose Windows-Programm\u00a0 „Textbausteinverwaltung Deluxe<\/a>“ ist weit verbreitet, daher erkl\u00e4re ich das Vorgehen entlang dieser Anwendung (f\u00fcr den Mac: „aText<\/a>„, 5 Euro, kostenlose Testversion).<\/p>\n

Starten Sie das Programm und erzeugen Sie mit STRG+M ein neues Textmemo. Rechts bekommen Sie eine l\u00e4ngere Auswahlliste angezeigt, w\u00e4hlen Sie „Datum\/Uhrzeit“. Nun erhalten Sie eine Reihe von Vorlagen – unser Muster ist das letzte in der Liste „yyyy-mm-dd“:<\/p>\n

\"scan-menue5\"
Vorlage w\u00e4hlen<\/figcaption><\/figure>\n

Im eigentlichen Memofeld erscheint danach der Platzhalter in geschweiften Klammern – {!vDateTime …} – nach der zweiten Klammer f\u00fcgen Sie den Unterstrich „_“ ein, damit wir sp\u00e4ter „Datum_“ erhalten. Nun zur Konfiguration unserer Liste: Die Option ist ebenfalls in der rechten Seitenleiste aufgef\u00fchrt und nennt sich „Nachlagewert“. Nun nacheinander die Punkte der Liste bei „Nachschlagewerte:“ eintragen, mit „Vorgabewert:“ wird jener Punkt ausgew\u00e4hlt, den man am h\u00e4ufigsten vergibt. Empfehlenswert ist noch der Haken bei „… Texteingabe erlauben“, so dass Sie sp\u00e4ter w\u00e4hrend der Vergabe Erg\u00e4nzungen vornehmen k\u00f6nnen<\/p>\n

\"scan-menue6\"
Men\u00fcpunkte eingeben<\/figcaption><\/figure>\n

Abschlie\u00dfend vergeben Sie noch eine Tastenkombination, mit der Sie k\u00fcnftig Ihr Men\u00fc aufrufen m\u00f6chten – in diesem Beispiel ist es „Strg + D“. Speichern. Fertig.<\/p>\n

\"scan-menue7\"
Tastenkombination vergeben<\/figcaption><\/figure>\n

Unter Mac ist das Vorgehen \u00e4hnlich, aber um unn\u00f6tige Doppelungen zu vermeiden hier nur ein kurzer Screen aus aText:<\/p>\n

\"scan-menue12\"
Einstellungen in aText<\/figcaption><\/figure>\n

Ab sofort funktioniert Ihr Men\u00fc systemweit: Immer, wenn Sie im Windows-Mac-Speicherdialog einen Dateinamen vergeben m\u00fcssen, w\u00e4hlen Sie Ihr Tastenk\u00fcrzel und die Auswahlliste poppt auf.<\/p>\n

Einsatz beim ScanSnap<\/h2>\n

Zwar kann man mit der Software des ScanSnap in begrenztem Umfang Dateinamen konfigurieren, aber mit unserem Men\u00fc sind wir wesentlich flexibler. In diesem Beispiel habe ich die Anforderungen sogar noch etwas h\u00f6her gesetzt:<\/p>\n

    \n
  • Eine Sicherungskopie des Scans soll auf einem externen Speichermedium landen (in meinem Fall eine Synology-NAS) und die Texterkennung durchlaufen haben.<\/li>\n
  • Gleichzeitig wird eine neue Notiz in Evernote mit dem Scan erstellt.<\/li>\n
  • Die Notiz in Evernote soll als Titel den vergebenen Dokumentennamen tragen.<\/li>\n
  • Das in der Notiz aufgenommene Dokument soll den Dokumentennamen behalten, so dass sich bei einem sp\u00e4teren Export nichts am Namen \u00e4ndert.<\/li>\n
  • Das alles geschieht durch den \u00fcblichen 1-Tastendruck auf den ScanSnap (bei mir: iX500) plus Start unseres Auswahlmen\u00fcs.<\/li>\n<\/ul>\n
    \"scan-menue9\"
    Einstellungen beim ScanSnap<\/figcaption><\/figure>\n

    Im Reiter „Anwendung“ (1) w\u00e4hlen Sie zun\u00e4chst „Scan to Evernote (Document)“ aus und aktivieren die Texterkennung. Im Reiter „Speichern“ geben Sie den gew\u00fcnschten Speicherort ein (2). Bei „Dateinamenformat“ (3) ist es gleichg\u00fcltig, was Sie eintragen – wir ersetzen den Dateinamen ja sp\u00e4ter durch unsere eigene Men\u00fcauswahl. Wichtig ist nun noch der Haken bei Punkt „Datei nach Scan umbenennen“ – nur so wird der Speicherdialog aufgerufen und Sie k\u00f6nnen den von ScanSnap gew\u00e4hlten Namen durch Ihr eigenes Muster ersetzen.<\/p>\n

    Nach dem Druck auf die Scantaste wird der Vorgang ausgel\u00f6st, zum Schluss werden Sie nach dem Dateinamen gefragt. Sie rufen Ihr Men\u00fc auf – damit landet der Scan mit der korrekten Bezeichnung auf dem externen Speichermedium.<\/p>\n

    \"scan-menue11\"
    Speicherdialog<\/figcaption><\/figure>\n

    Gleichzeitig wird die Datei in einer Evernote-Notiz aufgenommen. Die Notiz erh\u00e4lt automatisch den Namen der Datei.<\/p>\n

    \"scan-menue10\"
    auch in Evernote korrekt<\/figcaption><\/figure>\n

    Weiterhin: Wenn Sie sp\u00e4ter einen Notiz-Anhang per Drag and Drop z. B. in eine Mail ziehen, so bleibt der Name – „2017-11-05_Rechnung.pdf“ – erhalten.<\/p>\n

     <\/p>\n

     <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

    In DC schlage ich ja vor, Dateien nach einheitlichen Mustern zu benennen, damit man in seinen Archiven den \u00dcberblick beh\u00e4lt. Gerade bei der Digitalisierung von Papier via Scanner bietet es sich an, solche Muster konsequent und einheitlich umzusetzen, wodurch man sich doppelte Arbeit erspart (also beispielsweise sp\u00e4ter „Scan054.pdf“ noch mal anfassen zu m\u00fcssen, um den Namen „2017-11-05_Rechnung.pdf“ zu vergeben). Von den beiden M\u00f6glichkeiten[1], die ich in DC beschreibe, m\u00f6chte ich hier ein Beispiel f\u00fcr die Verwendung von Textbausteinen beschreiben. Prinzipiell kann man das Verfahren bei den meisten Scannern einsetzen, da viele Leser aber einen ScanSnap einsetzen, nehme ich diesen als Beispiel. Eigenes Auswahlmen\u00fc erstellen Die Struktur Ihres Archivs, das Sie z. B. f\u00fcr Steuer-Unterlagen nutzen, haben Sie sich ja bereits \u00fcberlegt. Falls Sie die Dokumente also nach dem Muster „Datum_Etikett“ benennen, werden Sie sich eine Reihe derartiger Etiketten \u00fcberlegt haben, z. B. „Rechnung“, „Quittung“, „Vertrag“, „Versicherung“, „Steuer“ usw. K\u00fcnftig soll ein Tastenk\u00fcrzel gen\u00fcgen, das ein entsprechendes Men\u00fc aufruft. Das aktuelle Datum ist bereits eingetragen, Sie k\u00f6nnen Ihre Etiketten aus einer Liste w\u00e4hlen. Mehr noch: Sie k\u00f6nnen den so erzeugten Dateinamen sofort \u00e4ndern oder erg\u00e4nzen: Falls Sie also statt „…._Vertrag.pdf“ beim aktuellen Scan lieber den Namen „…_Arbeitsvertrag.pdf“ vergeben m\u00f6chten, so k\u00f6nnen Sie die Vorgabe \u00fcbertippen. Zudem k\u00f6nnen Sie jederzeit Ihr Men\u00fc erg\u00e4nzen, neue Begriffe hinzuf\u00fcgen, veraltete l\u00f6schen usw. Das Men\u00fc haben Sie in wenigen Minuten erstellt, da fast alle bekannten Tools f\u00fcr Textbausteine die entsprechenden Optionen zur Verf\u00fcgung stellen. Das kostenlose Windows-Programm\u00a0 „Textbausteinverwaltung Deluxe“ ist weit verbreitet, daher erkl\u00e4re ich das Vorgehen entlang dieser Anwendung (f\u00fcr den Mac: „aText„, 5 Euro, kostenlose Testversion). Starten Sie das Programm und erzeugen Sie mit STRG+M ein neues Textmemo. Rechts bekommen Sie eine l\u00e4ngere Auswahlliste angezeigt, w\u00e4hlen Sie „Datum\/Uhrzeit“. Nun erhalten Sie eine Reihe von Vorlagen – unser Muster ist das letzte in der Liste „yyyy-mm-dd“: Im eigentlichen Memofeld erscheint danach der Platzhalter in geschweiften Klammern – {!vDateTime …} – nach der zweiten Klammer f\u00fcgen Sie den Unterstrich „_“ ein, damit wir sp\u00e4ter „Datum_“ erhalten. Nun zur Konfiguration unserer Liste: Die Option ist ebenfalls in der rechten Seitenleiste aufgef\u00fchrt und nennt sich „Nachlagewert“. Nun nacheinander die Punkte der Liste bei „Nachschlagewerte:“ eintragen, mit „Vorgabewert:“ wird jener Punkt ausgew\u00e4hlt, den man am h\u00e4ufigsten vergibt. Empfehlenswert ist noch der Haken bei „… Texteingabe erlauben“, so dass Sie sp\u00e4ter w\u00e4hrend der Vergabe Erg\u00e4nzungen vornehmen k\u00f6nnen Abschlie\u00dfend vergeben Sie noch eine Tastenkombination, mit der Sie k\u00fcnftig Ihr Men\u00fc aufrufen m\u00f6chten – in diesem Beispiel ist es „Strg + D“. Speichern. Fertig. Unter Mac ist das Vorgehen \u00e4hnlich, aber um unn\u00f6tige Doppelungen zu vermeiden hier nur ein kurzer Screen aus aText: Ab sofort funktioniert Ihr Men\u00fc systemweit: Immer, wenn Sie im Windows-Mac-Speicherdialog einen Dateinamen vergeben m\u00fcssen, w\u00e4hlen Sie Ihr Tastenk\u00fcrzel und die Auswahlliste poppt auf. Einsatz beim ScanSnap Zwar kann man mit der Software des ScanSnap in begrenztem Umfang Dateinamen konfigurieren, aber mit unserem Men\u00fc sind wir wesentlich flexibler. In diesem Beispiel habe ich die Anforderungen sogar noch etwas h\u00f6her gesetzt: Eine Sicherungskopie des Scans soll auf einem externen Speichermedium landen (in meinem Fall eine Synology-NAS) und die Texterkennung durchlaufen haben. Gleichzeitig wird eine neue Notiz in Evernote mit dem Scan erstellt. Die Notiz in Evernote soll als Titel den vergebenen Dokumentennamen tragen. Das in der Notiz aufgenommene Dokument soll den Dokumentennamen behalten, so dass sich bei einem sp\u00e4teren Export nichts am Namen \u00e4ndert. Das alles geschieht durch den \u00fcblichen 1-Tastendruck auf den ScanSnap (bei mir: iX500) plus Start unseres Auswahlmen\u00fcs. Im Reiter „Anwendung“ (1) w\u00e4hlen Sie zun\u00e4chst „Scan to Evernote (Document)“ aus und aktivieren die Texterkennung. Im Reiter „Speichern“ geben Sie den gew\u00fcnschten Speicherort ein (2). Bei „Dateinamenformat“ (3) ist es gleichg\u00fcltig, was Sie eintragen – wir ersetzen den Dateinamen ja sp\u00e4ter durch unsere eigene Men\u00fcauswahl. Wichtig ist nun noch der Haken bei Punkt „Datei nach Scan umbenennen“ – nur so wird der Speicherdialog aufgerufen und Sie k\u00f6nnen den von ScanSnap gew\u00e4hlten Namen durch Ihr eigenes Muster ersetzen. Nach dem Druck auf die Scantaste wird der Vorgang ausgel\u00f6st, zum Schluss werden Sie nach dem Dateinamen gefragt. Sie rufen Ihr Men\u00fc auf – damit landet der Scan mit der korrekten Bezeichnung auf dem externen Speichermedium. Gleichzeitig wird die Datei in einer Evernote-Notiz aufgenommen. Die Notiz erh\u00e4lt automatisch den Namen der Datei. Weiterhin: Wenn Sie sp\u00e4ter einen Notiz-Anhang per Drag and Drop z. 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