{"id":2648,"date":"2025-03-01T18:09:10","date_gmt":"2025-03-01T17:09:10","guid":{"rendered":"https:\/\/digital-cleaning.de\/?p=2648"},"modified":"2025-03-01T18:16:43","modified_gmt":"2025-03-01T17:16:43","slug":"paperless-ngx-teil-19-praxisbeispiel-kleine-hausverwaltung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-19-praxisbeispiel-kleine-hausverwaltung\/","title":{"rendered":"Paperless-ngx, Teil 19: Praxisbeispiel – kleine Hausverwaltung"},"content":{"rendered":"\n
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Mich erreichen immer wieder Fragen zum Thema Hausverwaltung. Meist geht es dabei um \u00fcberschaubare Projekte. Vielleicht hat man 1 oder 2 Wohnungen im eigenen Haus vermietet, verwaltete die Angelegenheiten eines Mehrparteienhauses oder k\u00fcmmert sich um die Immobilie, die Tante Erna im Schwarzwald besitzt. Hier kann Paperless-ngx seine St\u00e4rken ausspielen: Die Kombination der vielen Funktionen stellt eine deutliche Arbeitserleichterung dar. Zugleich kann eine Hausverwaltung als Beispiel f\u00fcr \u00e4hnliche Projekte liefern – ein geplanter Anbau, gemeinsame Flurst\u00fccke, Organisation eines Schrebergartens usw. usw. <\/p>\n\n\n\n

Da Paperless-ngx flexibel ist, kann man die anfallenden Dokumente sehr unterschiedlich organisieren. Ich werde hier ein m\u00f6glichst klares Modell vorschlagen, das ohne gro\u00dfen Einsatz vieler bunter Tags auskommt. Gezeigt werden soll vielmehr, wie sich die Funktionen von Paperless-ngx f\u00fcr derartige Projekte erg\u00e4nzen. <\/p>\n\n\n\n

Als Beispiel soll uns hier ein Drei-Parteien-Haus dienen mit Erdgeschoss, Obergeschoss und ausgebautem Dachgeschoss. Man ist Ansprechpartner f\u00fcr die Bewohner, k\u00fcmmert sich um Handwerker, Gartenarbeit usw. Dazu die j\u00e4hrliche Abrechnung und Erstellung der Nebenkosten.<\/p>\n\n\n\n

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Ein Dashboard sorgt f\u00fcr die \u00dcbersicht<\/h1>\n\n\n\n

Beginnen wir direkt mit der Startseite, die in drei Abschnitten f\u00fcr den notwendigen \u00dcberblick sorgt:<\/p>\n\n\n

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Abschnitt 1: „Eingang“<\/h2>\n\n\n\n

Hier erscheinen neue Dokumente, die man entweder via Scanner, per Drag-and-drop oder via E-Mail-Abruf ins System \u00fcbernommen hat. Der Tag „Eingang“ wurde als Eingangstag definiert. Sofern das System bereits Zuweisungen erlernt hat, kann es sein, dass bereits automatisch <\/strong>weitere Merkmale – etwa der Name eines Mieters – eingetragen wurden. Ansonsten sind das die Dateien, die man mit dem \u00d6ffnen-Icon aufruft, um selbst die Einordnungen vorzunehmen.<\/p>\n\n\n\n

Abschnitt 2: „Todo“<\/h2>\n\n\n\n

Bei diesen Dokumenten besteht Handlungsbedarf. Hier k\u00f6nnte eine Rechnung mit dem Tag „Todo“ versehen worden sein, die man noch bezahlen muss. Da Paperless-ngx auch Mail-Inhalte verarbeitet (*.eml-Format) k\u00f6nnte man die Anfragen von Wohnungsinhabern aufnehmen, um diese sp\u00e4ter zu beantworten. Ist der Betrag bezahlt oder die Antwort geschrieben, so entfernt man den Tag – womit das Dokument auch von der Startseite verschwindet. <\/p>\n\n\n\n

Abschnitt 3: „In Bearbeitung“<\/h2>\n\n\n\n

Manche Vorg\u00e4nge muss man im Auge behalten, bis sie abgeschlossen sind. So hat man z. B. ein Angebot f\u00fcr den Einbau eines neuen Fensters eingeholt, hat dazu aber noch Fragen. Dann k\u00f6nnte man ins benutzerdefinierte Feld „Bemerkung“ eintragen: „Nachgefragt am 18.03.: Wieviel spart man, wenn man auf Sicherheitsriegel verzichtet?“ Dann erscheint diese Bemerkung in der Tabelle – man hat sofort vor Augen, warum der Vorgang noch nicht abgeschlossen ist. <\/p>\n\n\n\n

In der Tabelle ist neben den Wohnungsk\u00fcrzeln (EG = Erdgeschoss) noch der Speicherpfad zu sehen. Dieser ist wichtig, falls man mehrere Projekte betreut. So k\u00f6nnte „Waldweg“ f\u00fcr die Immobilie von Tante Erna im „Waldweg 23“ stehen, der Speicherpfad „Rabengasse“ hingegen f\u00fcr die eigene Wohnung in „Rabengasse 14“ usw.<\/p>\n\n\n\n

Einrichten eines gesonderten Mail-Kontos<\/h1>\n\n\n\n

Bei einem kleineren Objekt kann es gen\u00fcgen, wenn die seine gewohnte E-Mail-Adresse verwendet. Es gen\u00fcgt ja dann ein Label oder ein Mail-Ordner, den man z. B. „paperless“ nennt, dort schiebt man den Schriftverkehr rein, der f\u00fcr die Hausverwaltung eine Rolle spielt. Paperless-ngx reagiert dann nur auf diesen Label\/diesen Ordner.<\/p>\n\n\n\n

Es kann sich aber durchaus lohnen, ein zus\u00e4tzliches Mail-Konto einzurichten. Wenn man eine Webseite hat, kann man bei den meisten Hostern ohnehin 100 oder 200 Mail-Adressen definieren. Hat man etwa die Domain „familie-gundelei.de“ gekauft, so sollte es kein Problem sein, ein Mail-Konto wie „verwaltung@familie-gundelei.de“ einzurichten. Oder man nimmt halt noch ein zweite GMX, Web.de usw. Konto. Paperless-ngx ruft dann einfach die Anh\u00e4nge ab, die im IMAP-Hauptverzeichnis – oft INBOX – landen.<\/p>\n\n\n\n

Wer es noch etwas ausgefeilter machen m\u00f6chte, der kann dem Schriftverkehr im Mail-Programm auch Labels wie „Todo“ oder „Ablage“ vergeben und \u00fcber einen Arbeitsablauf daf\u00fcr sorgen, dass die Unterlagen direkt im richten Abschnitt der Startseite landen.<\/p>\n\n\n\n

Benutzerdefiniertes Feld f\u00fcr Wohneinheiten<\/h1>\n\n\n\n

Spontan k\u00f6nnte man denken, dass eine Unterscheidung zwischen „EG – Erdgeschoss“, „OG – Obergeschoss“ und „DG – Dachgeschoss“ doch ideal f\u00fcr Tags w\u00e4re. Wenn man dann einen Tag ausw\u00e4hlt, so hat man immer alle Dokumente, die zu dieser Wohneinheit geh\u00f6ren. Ja, k\u00f6nnte man machen. Aus zwei Gr\u00fcnden w\u00fcrde ich aber ein benutzerdefiniertes Feld bevorzugen: Erstens finde ich eine Vielzahl bunter Tags auf der Dokumenten\u00fcbersicht ablenkend. Man sieht gewisserma\u00dfen den Wald vor lauter B\u00e4umen nicht. Und zweitens sind die M\u00f6glichkeiten der benutzerdefinierten Felder seit der Version 2.14 deutlich gestiegen. Ich kann nach Eintr\u00e4gen filtern und ben\u00f6tige nur 1 Feld f\u00fcr mehrere Wohnungen. Im Beispiel sieht das so aus:<\/p>\n\n\n

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Neben den eigentlichen Wohneinheiten findet sich noch eine \u00fcbergreifende Kategorie – hier: „allgemein“ – f\u00fcr Dokumente, die alle Einheiten betreffen (Strom f\u00fcr Treppenhaus usw.). Da Objekte via Speicherpfad unterschieden werden, kann man das Optionsfeld auch so anlegen, dass es f\u00fcr mehrere Objekte passt. Also etwa „EG – 1. Stock – 2. Stock – DG“. Hat Objekt A kein Dachgeschoss, dann verwendet man die Option einfach nicht.<\/p>\n\n\n\n

Mieter und andere Korrespondenten<\/h1>\n\n\n\n

Auch hier gilt: Ja, Mieter-Namen k\u00f6nnte man als Tags definieren. Korrespondenten werden aber auch hervorgehoben und sind „nicht so bunt“ (siehe oben). Da man mit Mietern\/Eigent\u00fcmern am h\u00e4ufigsten zu tun hat, erhalten diese Namen noch ein 001, 002 usw.:<\/p>\n\n\n

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Eine etwas l\u00e4ngere Korrespondenten-Liste kann sich lohnen, wenn die Bezeichnungen beispielsweise an die Rubriken angelehnt sind, die man ohnehin f\u00fcr die j\u00e4hrliche Nebenkostenabrechnung ben\u00f6tigt. Zu den Unterlagen k\u00f6nnen auch Fotos von Z\u00e4hlerst\u00e4nden oder Renovierungsfortschritten geh\u00f6ren (Paperless-ngx erkennt ja auch Text in Bildern). Oder Resultate aus Smart-Home-Apps.<\/p>\n\n\n

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Unterscheidung Mieter und Wohneinheit<\/h2>\n\n\n\n

Moment, k\u00f6nnte man nun denken, das ist doch eine Doppelung! Wenn Mieter Schmidt in der Wohneinheit EG wohnt, dann gen\u00fcgt doch ein Kriterium. Aber Mieter k\u00f6nnen wechseln. Pl\u00f6tzlich wohnt seit August 2025 eine „Sabine Menzel“ statt „Karl Schmidt“ im EG. Einen Teil der Abrechnungen muss man am Jahresende also noch f\u00fcr Schmidt ausstellen, einen anderen Teil f\u00fcr Menzel und ein dritter Teil betrifft evtl. die Wohnung an sich (z. B. F\u00f6rderungen). Sofern man, etwa bei einer Eigent\u00fcmergemeinschaft, die das Objekt selbst bewohnt, mit „langj\u00e4hrigen Wohnverh\u00e4ltnissen“ zu tun hat, kann man auf diese Doppelung verzichten.<\/p>\n\n\n\n

Umgang mit Dokumenten fr\u00fcherer Mieter<\/h2>\n\n\n\n

Ist ein Mieter schon l\u00e4nger ausgezogen, so st\u00f6rt es, wenn die alten Dokumente in den Suchresultaten auftauchen. Etwas, was oft \u00fcbersehen wird, ist die Setzung von Ausschluss-Filtern. Bei „Korrespondent“ k\u00f6nnte man etwa den Tab „Ausschlie\u00dfen“ anklicken und den Namen des ehemaligen Mieters markieren.<\/p>\n\n\n

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Ein Verfahren, das noch etwas „sauberer“ ist, w\u00e4re die Verwendung eines Speicherpfads „Archiv“. Diesen Speicherpfad erhalten die Dokumente ehemaliger Vermieter, was durch eine Stapelverarbeitung rasch erledigt ist. Man erh\u00e4lt so eine Verzeichnisstruktur<\/p>\n\n\n\n