{"id":1773,"date":"2024-02-08T16:09:58","date_gmt":"2024-02-08T15:09:58","guid":{"rendered":"https:\/\/digital-cleaning.de\/?p=1773"},"modified":"2024-10-08T19:38:35","modified_gmt":"2024-10-08T17:38:35","slug":"paperless-ngx-teil-13-ein-quanten-code-fuer-das-papier-archiv","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-13-ein-quanten-code-fuer-das-papier-archiv\/","title":{"rendered":"Paperless-ngx, Teil 13: Ein Quanten-Code f\u00fcr das Papier-Archiv"},"content":{"rendered":"
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Eine unscheinbare Funktion von Paperless-ngx kann im Alltag viel Suchzeit ersparen: Die Papierversion eines Dokuments kann durch einen Mini-Code mit seinem digitalen Gegenst\u00fcck verkn\u00fcpft werden. Das ist ein bisschen so, als h\u00e4tten wir es mit einer Quantenverschr\u00e4nkung zu tun. Schauen wir uns das Vorgehen n\u00e4her an.<\/p>\n\n\n\n

Die Ausgangsfrage: Lohnt sich die Aufbewahrung von Papier?<\/h2>\n\n\n\n

Die Antwort h\u00e4ngt – wie \u00fcblich – von dem Umst\u00e4nden ab. Sofern Sie die Originale nicht f\u00fcr das Finanzamt ben\u00f6tigen und Ihrem technischen K\u00f6nnen bez\u00fcglich Datensicherung vertrauen, dann kann der Shredder Ihr bester Freund sein. Jedenfalls sparen Sie enorm Platz im Regal – und tats\u00e4chlich ben\u00f6tigt man im Alltag kaum noch die Papier-Originale. Sogar bei Garantie-Anspr\u00fcchen usw. gen\u00fcgt meist der digitale Beleg. Ich digitalisiere seit Jahren meine gesamte Post. Nach meiner Erinnerung gab es kaum einen Fall, der es notwendig gemacht h\u00e4tte, das Original in der Hand zu haben. Ein Drei-Stufen-System hat sich bei mir bew\u00e4hrt:<\/p>\n\n\n\n

1. „Scan und weg“ f\u00fcr simple Unterlagen<\/h3>\n\n\n\n

In der Regel wandern einfache Papiere, etwa ein Flyer f\u00fcr ein interessantes Konzert, gar nicht erst ins Archiv. Es gen\u00fcgt ein kurzer Vermerk in meinem Notiz-System – und dann ab damit ins Altpapier. Oder es sind doch ein paar mehr Informationen enthalten, etwa \u00c4nderungen bei meinem Stromtarif – dann gibt es einen Scan mit direkter Entsorgung.<\/p>\n\n\n\n

2. Papierordner der wachsenden Unordnung – Zero-Max-Mappen<\/h3>\n\n\n\n

In den meisten F\u00e4llen m\u00f6chte ich mir nicht den Kopf zerbrechen, ob ich etwas wegwerfen soll oder lieber doch nicht. Dazu kommt, dass zwar sogar mein Finanzamt seit Jahren nur noch digitale Nachweise m\u00f6chte, ich aber f\u00fcr bestimmte T\u00e4tigkeiten eine Aufgebwahrungspflicht f\u00fcr die Belege habe. Allerdings m\u00f6chte ich keinesfalls einen doppelten Aufwand haben. Also a) Paperless-ngx nutzen und dann auch noch b) Papier in Ordnern einsortieren. Das w\u00e4re „doppelt-gemoppelt“ …<\/p>\n\n\n\n

Ideal ist f\u00fcr mich ein „Papierordner der wachsenden Unordnung“. Dazu verwende ich die Zero-Max-Archiv-Ordner:<\/p>\n\n\n

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Der R\u00fccken dieser Pappordner l\u00e4sst sich wie eine Ziehharmonika falten. Damit „wachsen“ sie mit dem aktuellen Inhalt. Anfangs ganz d\u00fcnn, sp\u00e4ter dann bis zu 10 cm Breite. Es gibt keine sperrige Mechanik, da man aus diesen Mappen nicht st\u00e4ndig Bl\u00e4tter entfernt oder neu ordnet. Durch dieses System kann man bis zu 800 Seiten<\/strong> auf kleinstem Raum aufbewahren!<\/p>\n\n\n\n

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Das neueste Blatt kommt oben drauf – fertig. Kein Einordnen, kein Sortieren nach Datum oder Namen oder Rubrik – das alles macht ja Paperless-ngx. Ist der Ordner voll, so wird er in den Keller ger\u00e4umt. Versehen mit einem Zeitraum, z.B. „2020 – 2022“. Brauche ich doch mal ein Blatt, so schlage ich in der Mitte auf und kann an dem Datum eines Schriftst\u00fccks ungef\u00e4hr einsch\u00e4tzen, wo ich suchen muss. Das kostet dann zwar etwas Zeit, aber wie gesagt: es kommt so gut wie gar nicht in meinem Alltag vor.<\/p>\n\n\n\n

3. Feuerfeste Orte f\u00fcr wichtige Unterlagen<\/h3>\n\n\n\n

Zwei, drei „traditionelle“ Ordner f\u00fcr besonders wichtige Papiere stehen auch noch in meinem B\u00fcroschrank plus Metall-Container, der einen Zimmerbrand aushalten soll und private Dokumente enth\u00e4lt. Aber auch all diese Unterlagen sind digitalisiert. Einziger Unterschied zu anderen Dokumenten: Sie sind zus\u00e4tzlich mit einem AES-256-Standardverfahren verschl\u00fcsselt, dessen Entschl\u00fcsselung durch unterschiedliche Tools m\u00f6glich ist. <\/p>\n\n\n\n

Prinzipiell reicht das beschriebene Stufenverfahren f\u00fcr den Alltag. Aber es geht noch eine ganze Ecke eleganter, wie ich gleich zeigen werde.<\/p>\n\n\n\n

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Die Bedeutung der Archiv-Seriennummern (ASN)<\/h2>\n\n\n\n

Neben Dokumententitel, Erstelldatum, Schlagw\u00f6rtern usw. gibt es auch ein kleines Feld, das den Titel „Archiv-Seriennummern“ tr\u00e4gt. <\/p>\n\n\n

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Dieses Feld kann leer bleiben, wenn man es nicht ben\u00f6tigt. F\u00fcr Dokumente, die in Papierform aufbewahrt werden, kann hingegen ein Eintrag sinnvoll sein: Man vermerkt irgendwo auf dem Original eine Nummernfolge und \u00fcbernimmt diese in das ASN-Feld. Sucht man sp\u00e4ter zu einer digitalen Version die analoge, so kann man sich nach diesen Eintr\u00e4gen richten. Sofern im Papierordner die Nummern in aufsteigender Reihenfolge eingetragen wurden, wird man recht schnell f\u00fcndig. Die Ziffern k\u00f6nnte man prinzipiell „per Hand“, also mit einem Stift, auf der Papierversion vermerken. Allerdings muss man sich dann die jeweils n\u00e4chste Nummer merken oder notieren, einen Stift in die Hand nehmen, die Ziffern in die Eingabemaske \u00fcbertragen usw. Kann man bei einem geringen Scan-Aufkommen machen, d\u00fcrfte aber rasch nervig werden.<\/p>\n\n\n\n

Paperless-ngx kann den gesamten Vorgang aber automatisieren: Bringt man auf dem Dokument einen Zahlencode an, so wird dieser ausgelesen und von Paperless-ngx automatisch in das ASN-Feld gesetzt. Dabei erkennt Paperless-ngx eine Vielzahl unterschiedlicher Codes: QR-, Matrizen-, Strich-Codes usw. Derartige Codes kann man ganz einfach selbst erzeugen, ausdrucken und auf die Dokumente kleben:<\/p>\n\n\n

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Serien-Codes ausdrucken<\/h2>\n\n\n\n

Die Etiketten<\/h3>\n\n\n\n

Die Herstellung solcher Codes ist ausgesprochen preiswert, da man handels\u00fcbliche Blanko-Etiketten von Zweckform oder Herma in einem kleinen Format verwenden kann. Die Daten f\u00fcr das Beispiel, das ich in diesem Beitrag verwende:<\/p>\n\n\n\n