{"id":1760,"date":"2024-01-26T20:41:23","date_gmt":"2024-01-26T19:41:23","guid":{"rendered":"https:\/\/digital-cleaning.de\/?p=1760"},"modified":"2024-10-08T19:37:38","modified_gmt":"2024-10-08T17:37:38","slug":"paperless-ngx-teil-12-mein-alltag-mit-paperless-ngx","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-12-mein-alltag-mit-paperless-ngx\/","title":{"rendered":"Paperless-ngx, Teil 12: Mein Alltag mit Paperless-ngx"},"content":{"rendered":"\n
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Die 12. Folge – Zeit f\u00fcr eine kleine Verschnaufpause, bevor ich zu weiteren Funktionen von Paperless-ngx komme. Diesmal soll es darum gehen, wie ich pers\u00f6nlich im Alltag Paperless-ngx einsetze. Jeder nutzt das Tool anders, aber ich werde versuchen, auf die Hintergr\u00fcnde meines individuellen Workflows einzugehen.<\/p>\n\n\n\n

Damals und heute<\/h2>\n\n\n\n

Wie sah die Zeit vor Paperless-ngx bei mir aus?<\/h3>\n\n\n\n

Vor ungef\u00e4hr 15 Jahren wurde bei mir die Flut an digitalen Daten derart gro\u00df, dass ich mich systematisch nach L\u00f6sungen umgesehen habe. Damals war Evernote das Tool, das wirklich sehr viel abgedeckt hat (noch heute verwalte ich darin ca. 20.000 Notizen und Dokumente). Dropbox war meine bevorzugte Cloud-L\u00f6sung, die durch ein NAS (Synology), einem Dokumentenscanner (ScanSnap iX500) plus Scan-Apps auf dem iPhone erg\u00e4nzt wurde. Ab ca. 2015 begann ich mit einer ordentlichen Ordner-Datei-Struktur samt Dateinamen nach einem bestimmten Muster und Automatisierungstools, die meine Dokumente einsortierten. Mit der Entdeckung der Nextcloud wurde das Synology-NAS in Rente geschickt. Der Raspberry Pi gewann daf\u00fcr an Bedeutung.<\/p>\n\n\n\n

Und wie sieht es heute aus?<\/h3>\n\n\n\n

Der ScanSnap iX500 leistet nach wie vor ausgezeichnete Dienste. Dreh und Angelpunkt f\u00fcr alle Projekte ist die Nextcloud mit ihren unendlichen M\u00f6glichkeiten. Das pure Dokumentenarchiv – Schriftwechsel, Vertr\u00e4ge, Steuerunterlagen usw. usw. – organisiere ich nach wie vor in der bew\u00e4hrten Ordner-Datei-Dateinamen-Struktur – allerdings nun via Paperless-ngx. Das garantiert mir, dass ich jederzeit ohne das Paperless-Tool arbeiten kann, ohne irgendetwas exportieren zu m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n

Wie sah der Umstieg auf Paperless-ngx aus?<\/h3>\n\n\n\n

Zun\u00e4chst hatte ich eine l\u00e4ngere Testphase mit ca. 60 Dokumenten. Ich wollte sehen, ob Paperless-ngx wirklich einen Zeitgewinn bringt und robust arbeitet. Von den M\u00f6glichkeiten war ich dann doch sehr \u00fcberrascht. Vor allem: dass das System sehr gut durchdacht ist, das hat mich \u00fcberzeugt.<\/p>\n\n\n\n

Von den ca. 1.500 Archiv-Dokumenten, die sich in den Ordnern in den letzten Jahren angesammelt haben, habe ich dann nur die ca. 400 der letzten 2 – 3 Jahre zu Paperless-ngx geschaufelt und dort in die gleiche Ordnerstruktur eingepflegt. Zusammen mit einer auf meine Bed\u00fcrfnisse zugeschnittenen Konfiguration und Backup-Einrichtung gingen da sicher einige Abende drauf. Das war es dann aber auch. Die Aufnahme neuer Dokumente klappt sogar schneller, als dies bei dem Ordner-Dateien-Verfahren der Fall war. Dazu all die Zusatzfunktionen, die ich seit dieser Zeit nutzen kann. Der Aufwand hat sich bereits nach einigen Wochen ausgezahlt. <\/p>\n\n\n\n

Wie hoch ist mein Dokumentenaufkommen?<\/h3>\n\n\n\n

In Papierform bekomme ich nur noch wenig zugeschickt. Zu Jahresbeginn so was wie Grundst\u00fcckssteuerbescheid oder Post von den Stadtwerken. Ansonsten vielleicht im Monat 15 – 30 „Briefe“. Daf\u00fcr reicht eine Scan-Aktion alle 2 Wochen. Digital erhalte ich nat\u00fcrlich sehr viel mehr, aber nur ein Bruchteil wandert zu Paperless-ngx. Wozu sollte ich etwa eine Amazon- oder Spotify-Rechnung aufnehmen? Die Sachen werden ja direkt in den Account der Anbieter gespeichert und dem Finanzamt haben bisher noch immer meine Online-Banking-Exporte gen\u00fcgt. <\/p>\n\n\n\n

Daneben gibt es nat\u00fcrlich zahlreiche Dokumente, die aktuelle Projekte betreffen. Aber die wandern zun\u00e4chst in meine Projekt-Archive, die \u00fcber die Nextcloud verwaltet werden. Dort befinden sich auch Pr\u00e4sentationen, Audio- und Video-Dateien, Notizen, Mindmaps usw. Gelegentlich wird mal ein Abschlussbericht in Paperless-ngx aufgenommen. Der Rest ist in den Nextcloud-Ordnern deutlich besser aufgehoben.<\/p>\n\n\n\n

Welche Funktionen nutze ich am h\u00e4ufigsten?<\/h2>\n\n\n\n

Nur wenige Tags<\/h3>\n\n\n\n

Tags sehen sehr sch\u00f6n bunt aus und verleiten dazu, dass man alle Dokumente mit irgendeinem Schlagwort versieht („Versicherung“, „Vertrag“, „Schornsteinfeger“ usw.). In meinem Alltag bringt das keinen Zeitgewinn. Es gibt drei Standard-Tags, die sich auch auf der Startseite finden:<\/p>\n\n\n

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