{"id":1721,"date":"2023-12-25T19:12:29","date_gmt":"2023-12-25T18:12:29","guid":{"rendered":"https:\/\/digital-cleaning.de\/?p=1721"},"modified":"2024-10-08T19:37:07","modified_gmt":"2024-10-08T17:37:07","slug":"paperless-ngx-teil-11-mail-abruf-mit-vielen-extras","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-11-mail-abruf-mit-vielen-extras\/","title":{"rendered":"Paperless-ngx, Teil 11: Mail-Abruf mit vielen Extras"},"content":{"rendered":"
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Die meisten Dokumente erreichen uns inzwischen in Form eines Mail-Anhangs: Rechnungen, Aufstellungen, Protokolle, Zugangsdaten usw. usw. Dazu kommen noch unterschiedliche Konten bei verschiedenen Mail-Anbietern: Hier ein beruflicher Account mit „maier@unixyz.de“, da einer vom Verein mit „info@vereinxyz.com“ und dort noch ein privater mit „udo_0815@web.de“. Nat\u00fcrlich k\u00f6nnte man die Anh\u00e4nge exportieren, speichern und nach Paperless-ngx schieben. Aber es geht viel einfacher: Paperless-ngx kann Mail-Konten auf Wunsch abrufen und Anh\u00e4nge in das Dokumentenarchiv aufnehmen.<\/p>\n\n\n\n

Beispiele f\u00fcr einen Abruf<\/h2>\n\n\n\n

Paperless-ngx schaut wie ein „normales“ Mailprogramm nach der Post auf dem Mailserver. Sofern ein E-Mail-Anhang den vorgegebenen Kriterien entspricht, nimmt Paperless-ngx diesen Anhang in sein Archiv auf. Hier zwei Beispiele:<\/p>\n\n\n\n

Beispiel f\u00fcr die automatische Aufnahme:<\/h3>\n\n\n\n

Eine Kriterienvorgabe k\u00f6nnte lauten: „Falls der Absender einer Mail ’schmidt@schornsteinfeger-ulm.de‘ ist und die Betreffzeile das Wort ‚Rechnung‘ aufweist, so nimm den Anhang in das Archiv auf, vergib die Tags ‚Eingang‘ und ‚Rechnung‘ und speichere das Dokument auf dem Dateipfad ‚\/2024\/Nebenkosten‘. <\/p>\n\n\n\n

Beispiel f\u00fcr die manuelle Zuordnung:<\/h3>\n\n\n\n

Die Mails werden vorab vom Empf\u00e4nger durchgesehen. Sofern ein Anhang f\u00fcr das Archiv interessant ist, wird die Mail in den Ordner „Paperless“ des E-Mail-Programms verschoben. Paperless-ngx erkennt, dass eine neue Datei in diesem Mail-Ordner ist, nimmt den Anhang in sein Archiv auf, markiert die Mail als gelesen und verschiebt sie in den Mail-Ordner „verarbeitet“.<\/p>\n\n\n

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Beispiel Thunderbird<\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n

Privates bleibt privat<\/h3>\n\n\n\n

Das „Nachschauen“ nach interessanten Anh\u00e4ngen erledigt Paperless-ngx in der gleichen Weise, wie dies auch durch Mail-Programme wie Outlook oder Thunderbird geschieht: Es werden die Zugangsdaten f\u00fcr den Abruf in der Anwendung eingetragen – aber alles wird lokal \u00fcber den kleinen Raspberry Pi abgewickelt. Es sind also keine zus\u00e4tzlichen Stellen oder Server involviert. Und Paperless-ngx holt auch keineswegs alle Anh\u00e4nge ab – es richtet sich nach Kriterien, die man zuvor festgelegt hat. Einzige Bedingung: Der Post-Server muss ein IMAP-Server sein – aber das ist heute fast immer der Fall. Auch „doppelt gesicherte“ Postf\u00e4cher, die durch einen zweiten Faktor gesichert sind, k\u00f6nnen durch Paperless-ngx abgerufen werden. Denn f\u00fcr diesen Fall kann man ein „anwendungsspezifische“ Passwort generieren, das man in die Paperless-ngx-Anwendung eintr\u00e4gt.<\/p>\n\n\n\n

Erster Schritt: E-Mail-Konten einrichten<\/h2>\n\n\n\n

Es k\u00f6nnen beliebig viele E-Mail-Konten f\u00fcr den Abruf eingerichtet werden. Dabei ist es gleichg\u00fcltig, ob es sich um unterschiedliche Mailanbieter handelt oder man bei einem Anbieter mehrere Konten f\u00fchrt. Da es unz\u00e4hlige Anbieter gibt, beschr\u00e4nke ich mich bei den folgenden Beispielen auf die Anbieter „Web.de“ und „Gmail“. Die \u00dcbertragung auf GMX, eine Uni-Mail-Adresse, Proton, Mailbox usw. sollte leicht fallen.<\/p>\n\n\n

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Es sind nur wenige Felder auszuf\u00fcllen: <\/p>\n\n\n\n