{"id":1635,"date":"2023-11-19T15:56:19","date_gmt":"2023-11-19T14:56:19","guid":{"rendered":"https:\/\/digital-cleaning.de\/?p=1635"},"modified":"2024-10-08T19:34:14","modified_gmt":"2024-10-08T17:34:14","slug":"paperless-ngx-teil-6-neue-funktionen-in-version-2","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-6-neue-funktionen-in-version-2\/","title":{"rendered":"Paperless-ngx, Teil 6: Neue Funktionen in Version 2"},"content":{"rendered":"<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"331\" src=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-1-1024x331.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-1636\" srcset=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-1-1024x331.jpg 1024w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-1-300x97.jpg 300w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-1-768x248.jpg 768w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-1-1536x497.jpg 1536w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-1-1140x369.jpg 1140w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-1.jpg 1638w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure><\/div>\n\n\n<p class=\"has-background\" style=\"background-color:#ff950033\">Demn\u00e4chst wird die Version 2.x von Paperless-ngx erscheinen. Die wird einige neue Funktionen erhalten, die sich im papierlosen Alltag als recht n\u00fctzlich erweisen. Ich habe die Beta getestet und zeige Euch hier die wichtigsten Neuerungen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Die Oberfl\u00e4che<\/h2>\n\n\n\n<p>Es bleibt weitgehend bei der vertrauten Oberfl\u00e4che. Die Schattierungen fallen etwas deutlicher aus, die Widgets in der Mitte lassen sich mit einem &#8222;Griff&#8220; verschieben, der Statistikblock wurde erweitert, der Verwaltungsabschnitt hat einen eigenen Bereich in der unteren H\u00e4lfte der Seitenleiste erhalten, die Punkte &#8222;E-Mail(-\u00dcbernahme)&#8220; und &#8222;Benutzer &amp; Gruppen&#8220; sind nun direkt auf der Startseite anklickbar.<\/p>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter size-large\"><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-2.jpg\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"625\" src=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-2-1024x625.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-1637\" srcset=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-2-1024x625.jpg 1024w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-2-300x183.jpg 300w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-2-768x469.jpg 768w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-2-1536x938.jpg 1536w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-2-2048x1250.jpg 2048w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-2-1140x696.jpg 1140w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/a><\/figure><\/div>\n\n\n<p>Das sind eher optische Kleinigkeiten, die einige Klicks ersparen. Richtig interessant sind aber die ganz neuen Auswahlm\u00f6glichkeiten &#8222;Vorlagen&#8220; und &#8222;Benutzerdefinierte Felder&#8220;.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Automatisierung mit Vorlagen<\/h2>\n\n\n\n<p>Ganz neu ist die Definition von &#8222;Vorlagen&#8220;. Damit lassen sich Vorgaben f\u00fcr die Einordnung von Dokumenten einrichten:<\/p>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter size-large\"><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-3.jpg\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"713\" src=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-3-1024x713.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-1638\" srcset=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-3-1024x713.jpg 1024w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-3-300x209.jpg 300w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-3-768x535.jpg 768w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-3-1536x1070.jpg 1536w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-3-1140x794.jpg 1140w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-3.jpg 1917w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/a><\/figure><\/div>\n\n\n<p>Im Prinzip haben wir damit so was, wie wir es vom Dienst <a href=\"https:\/\/ifttt.com\">IFTTT <\/a>kennen: Wenn eine Bedingung (oder: mehrere Bedingungen) erf\u00fcllt ist, dann durchlaufe mit dem Dokument folgende Schritte &#8230; Im Beispiel: Wenn im &#8222;consume&#8220;-Ordner ein Scan mit dem Begriff &#8222;verein&#8220; landet, dann <\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>weise diesem Dokument die Tags &#8222;Steuer&#8220; und &#8222;Verein&#8220; zu, <\/li>\n\n\n\n<li>lege die Datei im Speicherpfad &#8222;Verein&#8220; (z.B. documents\/2023\/verein) ab und<\/li>\n\n\n\n<li>erlaube allen Nutzern aus der Gruppe &#8222;Mitglieder&#8220;, das Dokument einzusehen (ohne dass sie es bearbeiten k\u00f6nnen).<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Bei den Filtern kann zus\u00e4tzlich unterschieden werden, ob es sich um ein Dokument handelt, das \u00fcber den Ordner consume eingereicht wurde oder via E-Mail-Abruf oder durch die API (z.B. \u00fcber einen iOS-Shortcut):<\/p>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter size-full is-resized\"><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-4.jpg\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"616\" height=\"472\" src=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-4.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-1639\" style=\"width:342px;height:auto\" srcset=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-4.jpg 616w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-4-300x230.jpg 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 616px) 100vw, 616px\" \/><\/a><\/figure><\/div>\n\n\n<p>Es k\u00f6nnen beliebig viele solcher Vorlagen definiert werden. Ideal auch f\u00fcr die Erst-\u00dcbernahme gr\u00f6\u00dferer &#8222;Alt-Best\u00e4nde&#8220;, die sich in unterschiedlichen Ordnern befinden: Man versieht die Dateien im Ordner kurz mit einem Merkmal, das Paperless-ngx erkennt &#8211; und schwupp landen die Dokumente dort in der gleichen Verzeichnisstruktur.<\/p>\n\n\n\n<p>Wohlgemerkt: Die Zuweisung \u00fcber Vorlagen ist eine <em>zus\u00e4tzliche <\/em>M\u00f6glichkeit der Automatisierung. Nach wie vor ist das maschinelle Lernen implementiert, das man weiterhin f\u00fcr derartige Aufgaben nutzen kann (und das auch tats\u00e4chlich recht gut funktioniert).<\/p>\n\n\n\n<p>Auch f\u00fcr Scan-Vorg\u00e4nge sind Vorlagen-Definitionen interessant: Wird etwa dem Dateinamen ein Begriff wie &#8222;Steuer&#8220; beigegeben, so landet die Datei sofort am richtigen Ort in der Verzeichnisstruktur. iOS-QuickScan hat beispielsweise Paperless-ngx seit dem letzten Update in den Exportzielen dabei. Man kann verschiedene Profile anlegen, die unterschiedliche Dateinamen generieren &#8211; und schon landet mit einem einzigen Fingertipp alles am richtigen Ort.<\/p>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter size-large is-resized\"><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-5.jpg\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"621\" src=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-5-1024x621.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-1640\" style=\"width:604px;height:auto\" srcset=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-5-1024x621.jpg 1024w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-5-300x182.jpg 300w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-5-768x466.jpg 768w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-5-1140x691.jpg 1140w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-5.jpg 1344w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/a><\/figure><\/div>\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Benutzerdefinierte Felder<\/h2>\n\n\n\n<p>Dokumenten lassen sich nun mit einer Reihe von zus\u00e4tzlichen Feldern versehen, die man selbst definieren kann. Als Datentypen stehen zur Auswahl: Wahrheitswert, Datum, Ganzzahl, Zahl, W\u00e4hrung, Text und URL. Die Felder unterscheiden sich auch im Aussehen. Beim &#8222;Wahrheitswert&#8220; erscheint beispielsweise einfach ein K\u00e4stchen f\u00fcr trifft zu\/trifft nicht zu:<\/p>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter size-large is-resized\"><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-6.jpg\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"317\" src=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-6-1024x317.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-1641\" style=\"width:596px;height:auto\" srcset=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-6-1024x317.jpg 1024w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-6-300x93.jpg 300w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-6-768x238.jpg 768w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-6.jpg 1040w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/a><\/figure><\/div>\n\n\n<p>Damit k\u00f6nnte man etwa Dokumente kennzeichnen, die man bereits in die Steuererkl\u00e4rung aufgenommen hat. Die benutzerdefinierten Felder k\u00f6nnen \u00fcber die Suchfunktion abgefragt werden.<\/p>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter size-full is-resized\"><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-7.jpg\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"686\" height=\"913\" src=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-7.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-1642\" style=\"width:250px;height:auto\" srcset=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-7.jpg 686w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-7-225x300.jpg 225w\" sizes=\"auto, (max-width: 686px) 100vw, 686px\" \/><\/a><\/figure><\/div>\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Freigabe von Dokumenten<\/h2>\n\n\n\n<p>Einzelne Dokumente k\u00f6nnen nun durch einen Link freigegeben werden. Der Link kann auch direkt mit einem Verfallsdatum versehen werden. Wenn man m\u00f6chte, kann man auf diese Weise mehrere Links mit unterschiedlichen Verfallsdaten erzeugen:<\/p>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter size-full is-resized\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"973\" height=\"651\" src=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-8.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-1643\" style=\"width:590px;height:auto\" srcset=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-8.jpg 973w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-8-300x201.jpg 300w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/paperl_20-8-768x514.jpg 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 973px) 100vw, 973px\" \/><\/figure><\/div>\n\n\n<p>Im lokalen Netzwerk kann das sinnvoll sein, wenn man im Team arbeitet oder die Unterlagen von Familienmitgliedern \u00fcber getrennte Benutzer-\/Gruppen-Accounts f\u00fchrt. F\u00fcr eine externe Weitergabe muss man Paperless-ngx nach au\u00dfen zug\u00e4nglich machen. F\u00fcr derartige Weitergaben w\u00fcrde ich pers\u00f6nlich lieber die Nextcloud nutzen, die noch eine Reiher zus\u00e4tzlicher Einstellungen erm\u00f6glicht. Aber f\u00fcr den schnellen Link zwischendurch klappt die Sache ruck-zuck.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Gibt es ein &#8222;Update-Risiko&#8220;?<\/h2>\n\n\n\n<p>Paperless-ngx l\u00e4uft in der aktuellen Version 1.17.4 wirklich &#8222;rund&#8220;. Ich nutze das Tool inzwischen st\u00e4ndig in meinem Alltag und habe noch nichts gesehen, was mich st\u00f6ren w\u00fcrde. Vor allem die Geschwindigkeit, mit der man alle Aufgaben bew\u00e4ltigen kann, finde ich ausgesprochen angenehm. Da hat man nat\u00fcrlich immer die Bef\u00fcrchtung: &#8222;Oh, ein Update, danach funktioniert irgendwas nicht mehr wie gewohnt.&#8220; Im Falle von Paperless-ngx muss man diese Bef\u00fcrchtung nicht haben. Man kann die alte und die neue Version parallel betreiben und z.B. \u00fcber unterschiedliche Ports unterscheiden. Sogar die \u00dcbernahme\/Doppelung eines bestehenden umfangreichen Bestandes ist mit einem Export- und einem Import-Befehl erledigt. Beim Import werden alle Einstellungen, Passw\u00f6rter, Pfadangaben, Tags usw. \u00fcbernommen &#8211; das klappt problemlos von der alten zur neuen Version.<\/p>\n\n\n\n<p>Mit anderen Worten: Man kann beliebig lange die neue Version testen und schauen, ob alles mit den eigenen Daten funktioniert. Wenn der Test positiv verl\u00e4uft, so schaltet man nach einiger Zeit die alte Version ab &#8211; fertig. Und demn\u00e4chst kommt in meiner Serie ja ohnehin ein Artikel zu einem &#8222;felsenfesten&#8220; Backup, mit dem man bei jeder Version praktisch alle Risiken vermeidet.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Bisherige Teile der Paperless-ngx-Serie:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Teil 1: <strong><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-auf-dem-raspberry-pi-erstaunlich-gut-teil-1\/\">Ausf\u00fchrlicher \u00dcberblick<\/a><\/strong><br>Teil 2: <strong><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-2-suche-tags\/\">Suche &amp; Tags<\/a><\/strong><br>Teil 3: <strong><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-3-consume-der-laub-sauger-fur-dokumente\/\">consume-Ordner &#8211; Einsatz von Scannern<\/a><\/strong><br>Teil 4: <a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/?p=1600\"><strong>Speicherpfade konfigurieren<\/strong><\/a><br>Teil 5: <a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/?p=1623\"><strong>Installation auf dem Raspberry Pi<\/strong><\/a><br>Teil 6: <strong><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-6-neue-funktionen-in-version-2\/\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-6-neue-funktionen-in-version-2\/\">Neue Funktionen in Version 2<\/a><\/strong><br>Teil 7: <strong><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-7-dokumente-unterwegs-ueber-das-eigene-modem-abrufen\/\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-7-dokumente-unterwegs-ueber-das-eigene-modem-abrufen\/\">Dokumente unterwegs \u00fcber das eigene Modem abrufen<\/a><\/strong><br>Teil 8: <strong><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-8-exportfunktion-nutzen\/\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-8-exportfunktion-nutzen\/\">Exportfunktion nutzen<\/a><\/strong><br>Teil 9: <strong><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-9-update-durchfuehren\/\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-9-update-durchfuehren\/\">Update durchf\u00fchren<\/a><\/strong><br>Teil 10: <strong><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-10-das-rundum-sorglos-backup\/\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-10-das-rundum-sorglos-backup\/\">Das Rundum-sorglos-Backup<\/a><\/strong><br>Teil 11: <strong><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-11-mail-abruf-mit-vielen-extras\/\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-11-mail-abruf-mit-vielen-extras\/\">Mail-Abruf mit vielen Extras<\/a><\/strong><br>Teil 12: <strong><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-12-mein-alltag-mit-paperless-ngx\/\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-12-mein-alltag-mit-paperless-ngx\/\">Mein Alltag mit Paperless-ngx<\/a><\/strong><br>Teil 13: <strong><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-13-ein-quanten-code-fuer-das-papier-archiv\/\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-13-ein-quanten-code-fuer-das-papier-archiv\/\">Ein Quanten-Code f\u00fcr das Papier-Archiv<\/a><\/strong><br>Teil 14: <strong><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/?p=1819\">Automatisierte Ablage auf Speicherpfaden<\/a><\/strong><br>Teil 15: <strong><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-15-neue-funktion-fuer-das-verbinden-und-trennen-von-dokumenten\/\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-15-neue-funktion-fuer-das-verbinden-und-trennen-von-dokumenten\/\">Neue Funktion f\u00fcr das Verbinden und Trennen von Dokumenten<\/a><\/strong><br>Teil 16: <a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-16-dashboard-smarte-widgets-und-erweiterte-ansichten\/\"><strong>Dashboard, smarte Widgets und erweiterte Ansichten<\/strong><\/a><br>Teil 17: <strong><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/?p=2105\">Unterordner des consume-Verzeichnisses nutzen<\/a><\/strong><br>Teil 18: <a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-18-synology-nas-ohne-docker-nutzen\/\"><strong>Paperless-ngx auf Synology\/NAS ohne Docker nutzen<\/strong><\/a><br>Teil 19: <a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-19-praxisbeispiel-kleine-hausverwaltung\/\" data-type=\"post\" data-id=\"2648\"><strong>Praxisbeispiel \u2013 kleine Hausverwaltung<\/strong><\/a><br>Teil 20: <a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-20-dokumente-per-mail-aus-dem-heimnetz-versenden\/\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-20-dokumente-per-mail-aus-dem-heimnetz-versenden\/\u2197\"><strong>Dokumente per Mail aus dem Heimnetz versenden<\/strong><\/a><br>Teil 21: <strong><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-21-die-1-klick-sicherung-mit-allem-drum-und-dran\/\">Die 1-Klick-Sicherung mit allem Drum und Dran<\/a><\/strong><br>Teil 22: <strong><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/?p=2911\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/?p=2911\">Update der Datenbank &#8211; super-simpel<\/a><\/strong><br>Teil 23: <strong><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/?p=2962\">Neuer PDF-Editor<\/a><\/strong><br>Teil 24: <strong><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-24-sofortinstallation\/\">Der Mega-All-in-One-Befehl f\u00fcr die Sofortinstallation<\/a><\/strong><br>Teil 25: <strong><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-25-der-briefmarken-pc\/\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-25-der-briefmarken-pc\/\">Der Briefmarken-PC f\u00fcr die Weitergabe<\/a><\/strong><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Demn\u00e4chst wird die Version 2.x von Paperless-ngx erscheinen. Die wird einige neue Funktionen erhalten, die sich im papierlosen Alltag als recht n\u00fctzlich erweisen. Ich habe die Beta getestet und zeige Euch hier die wichtigsten Neuerungen. Die Oberfl\u00e4che Es bleibt weitgehend bei der vertrauten Oberfl\u00e4che. Die Schattierungen fallen etwas deutlicher aus, die Widgets in der Mitte lassen sich mit einem &#8222;Griff&#8220; verschieben, der Statistikblock wurde erweitert, der Verwaltungsabschnitt hat einen eigenen Bereich in der unteren H\u00e4lfte der Seitenleiste erhalten, die Punkte &#8222;E-Mail(-\u00dcbernahme)&#8220; und &#8222;Benutzer &amp; Gruppen&#8220; sind nun direkt auf der Startseite anklickbar. Das sind eher optische Kleinigkeiten, die einige Klicks ersparen. Richtig interessant sind aber die ganz neuen Auswahlm\u00f6glichkeiten &#8222;Vorlagen&#8220; und &#8222;Benutzerdefinierte Felder&#8220;. Automatisierung mit Vorlagen Ganz neu ist die Definition von &#8222;Vorlagen&#8220;. Damit lassen sich Vorgaben f\u00fcr die Einordnung von Dokumenten einrichten: Im Prinzip haben wir damit so was, wie wir es vom Dienst IFTTT kennen: Wenn eine Bedingung (oder: mehrere Bedingungen) erf\u00fcllt ist, dann durchlaufe mit dem Dokument folgende Schritte &#8230; Im Beispiel: Wenn im &#8222;consume&#8220;-Ordner ein Scan mit dem Begriff &#8222;verein&#8220; landet, dann Bei den Filtern kann zus\u00e4tzlich unterschieden werden, ob es sich um ein Dokument handelt, das \u00fcber den Ordner consume eingereicht wurde oder via E-Mail-Abruf oder durch die API (z.B. \u00fcber einen iOS-Shortcut): Es k\u00f6nnen beliebig viele solcher Vorlagen definiert werden. Ideal auch f\u00fcr die Erst-\u00dcbernahme gr\u00f6\u00dferer &#8222;Alt-Best\u00e4nde&#8220;, die sich in unterschiedlichen Ordnern befinden: Man versieht die Dateien im Ordner kurz mit einem Merkmal, das Paperless-ngx erkennt &#8211; und schwupp landen die Dokumente dort in der gleichen Verzeichnisstruktur. Wohlgemerkt: Die Zuweisung \u00fcber Vorlagen ist eine zus\u00e4tzliche M\u00f6glichkeit der Automatisierung. Nach wie vor ist das maschinelle Lernen implementiert, das man weiterhin f\u00fcr derartige Aufgaben nutzen kann (und das auch tats\u00e4chlich recht gut funktioniert). Auch f\u00fcr Scan-Vorg\u00e4nge sind Vorlagen-Definitionen interessant: Wird etwa dem Dateinamen ein Begriff wie &#8222;Steuer&#8220; beigegeben, so landet die Datei sofort am richtigen Ort in der Verzeichnisstruktur. iOS-QuickScan hat beispielsweise Paperless-ngx seit dem letzten Update in den Exportzielen dabei. Man kann verschiedene Profile anlegen, die unterschiedliche Dateinamen generieren &#8211; und schon landet mit einem einzigen Fingertipp alles am richtigen Ort. Benutzerdefinierte Felder Dokumenten lassen sich nun mit einer Reihe von zus\u00e4tzlichen Feldern versehen, die man selbst definieren kann. Als Datentypen stehen zur Auswahl: Wahrheitswert, Datum, Ganzzahl, Zahl, W\u00e4hrung, Text und URL. Die Felder unterscheiden sich auch im Aussehen. Beim &#8222;Wahrheitswert&#8220; erscheint beispielsweise einfach ein K\u00e4stchen f\u00fcr trifft zu\/trifft nicht zu: Damit k\u00f6nnte man etwa Dokumente kennzeichnen, die man bereits in die Steuererkl\u00e4rung aufgenommen hat. Die benutzerdefinierten Felder k\u00f6nnen \u00fcber die Suchfunktion abgefragt werden. Freigabe von Dokumenten Einzelne Dokumente k\u00f6nnen nun durch einen Link freigegeben werden. Der Link kann auch direkt mit einem Verfallsdatum versehen werden. Wenn man m\u00f6chte, kann man auf diese Weise mehrere Links mit unterschiedlichen Verfallsdaten erzeugen: Im lokalen Netzwerk kann das sinnvoll sein, wenn man im Team arbeitet oder die Unterlagen von Familienmitgliedern \u00fcber getrennte Benutzer-\/Gruppen-Accounts f\u00fchrt. F\u00fcr eine externe Weitergabe muss man Paperless-ngx nach au\u00dfen zug\u00e4nglich machen. F\u00fcr derartige Weitergaben w\u00fcrde ich pers\u00f6nlich lieber die Nextcloud nutzen, die noch eine Reiher zus\u00e4tzlicher Einstellungen erm\u00f6glicht. Aber f\u00fcr den schnellen Link zwischendurch klappt die Sache ruck-zuck. Gibt es ein &#8222;Update-Risiko&#8220;? Paperless-ngx l\u00e4uft in der aktuellen Version 1.17.4 wirklich &#8222;rund&#8220;. Ich nutze das Tool inzwischen st\u00e4ndig in meinem Alltag und habe noch nichts gesehen, was mich st\u00f6ren w\u00fcrde. Vor allem die Geschwindigkeit, mit der man alle Aufgaben bew\u00e4ltigen kann, finde ich ausgesprochen angenehm. Da hat man nat\u00fcrlich immer die Bef\u00fcrchtung: &#8222;Oh, ein Update, danach funktioniert irgendwas nicht mehr wie gewohnt.&#8220; Im Falle von Paperless-ngx muss man diese Bef\u00fcrchtung nicht haben. Man kann die alte und die neue Version parallel betreiben und z.B. \u00fcber unterschiedliche Ports unterscheiden. Sogar die \u00dcbernahme\/Doppelung eines bestehenden umfangreichen Bestandes ist mit einem Export- und einem Import-Befehl erledigt. Beim Import werden alle Einstellungen, Passw\u00f6rter, Pfadangaben, Tags usw. \u00fcbernommen &#8211; das klappt problemlos von der alten zur neuen Version. Mit anderen Worten: Man kann beliebig lange die neue Version testen und schauen, ob alles mit den eigenen Daten funktioniert. Wenn der Test positiv verl\u00e4uft, so schaltet man nach einiger Zeit die alte Version ab &#8211; fertig. Und demn\u00e4chst kommt in meiner Serie ja ohnehin ein Artikel zu einem &#8222;felsenfesten&#8220; Backup, mit dem man bei jeder Version praktisch alle Risiken vermeidet.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":1647,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[1],"tags":[],"class_list":["post-1635","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-allgemein"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1635","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=1635"}],"version-history":[{"count":6,"href":"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1635\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":2147,"href":"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1635\/revisions\/2147"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media\/1647"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=1635"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=1635"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=1635"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}