{"id":1600,"date":"2023-10-29T14:03:38","date_gmt":"2023-10-29T13:03:38","guid":{"rendered":"https:\/\/digital-cleaning.de\/?p=1600"},"modified":"2026-01-27T18:24:48","modified_gmt":"2026-01-27T17:24:48","slug":"paperless-ngx-teil-4-speicherpfade-konfigurieren","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-4-speicherpfade-konfigurieren\/","title":{"rendered":"Paperless-ngx, Teil 4: Speicherpfade konfigurieren"},"content":{"rendered":"<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"311\" src=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-1024x311.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-1601\" srcset=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-1024x311.jpg 1024w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-300x91.jpg 300w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-768x234.jpg 768w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-1536x467.jpg 1536w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-1140x347.jpg 1140w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4.jpg 1624w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure><\/div>\n\n\n<p>Das Problem von guten Tools: Man gew\u00f6hnt sich an sie, man richtet seinen ganzen Workflow entsprechend aus, freut sich des Lebens &#8211; und eines Tages? Plopp! Weg ist das Tool. Die Entwickler sind entschwunden. Nach einem Update funktioniert nichts mehr. Man hat das System gewechselt oder ein besseres Tool gefunden usw. usw. In einem Satz: Der bisherige Workflow funktioniert nicht mehr, es muss neu begonnen oder konvertiert werden, viel Zeit und M\u00fche muss f\u00fcr die Rettung des eigenen Systems aufgebracht werden. Die gute Nachricht: Das muss nicht sein. Wenn man auf wenige Punkte bei Paperless-ngx achtet, so muss man sich um die Zukunft keine Gedanken machen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Der Ausgangspunkt: Dateien, Namen und Ordner<\/h2>\n\n\n\n<p>In &#8222;Digital Cleaning&#8220; habe ich ein System ausf\u00fchrlich beschrieben, das viele von Euch in unterschiedlichen Varianten f\u00fcr ihre Dateien ohnehin einsetzen werden: Ausgangspunkt sind einige Ordner mit m\u00f6glichst wenig Unterordnern. Darin Dokumente, deren Dateinamen einem Muster folgen. Etwa &#8222;Kapitel_01-1.pdf&#8220;, &#8222;Kapitel_02-1.pdf&#8220; oder &#8222;2023-11-01_Rechnung-Schornsteinfeger.pdf&#8220; usw. Nehmen wir an, das Ergebnis sieht im Dateimanager etwa so aus:<\/p>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter size-large\"><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-10.jpg\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"524\" src=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-10-1024x524.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-1620\" srcset=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-10-1024x524.jpg 1024w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-10-300x153.jpg 300w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-10-768x393.jpg 768w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-10-1536x785.jpg 1536w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-10-2048x1047.jpg 2048w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-10-1140x583.jpg 1140w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/a><figcaption class=\"wp-element-caption\">Ansicht im Dateimanager<\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n<p>Je nach Dateimanager ist das Erscheinungsbild etwas anders, aber immer wird eine Struktur erzeugt, die es erleichtert, gro\u00dfe Dokumentenarchive einzugrenzen und den \u00dcberblick zu bewahren:<\/p>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter size-full is-resized\"><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-2.jpg\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"867\" height=\"575\" src=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-2.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-1602\" style=\"aspect-ratio:1.5078260869565216;width:583px;height:auto\" srcset=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-2.jpg 867w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-2-300x199.jpg 300w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-2-768x509.jpg 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 867px) 100vw, 867px\" \/><\/a><figcaption class=\"wp-element-caption\">So k\u00f6nnten die Dokumente bisher auf der SSD gespeichert sein.<\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n<p>Mit solchen Mustern kommt man sehr weit, sie funktionieren unter jedem Betriebssystem &#8211; und man ben\u00f6tigt kein zus\u00e4tzliches Tool. Mit der Suchfunktion wird man in einer akzeptablen Zeit meist f\u00fcndig. Paperless-ngx kann nun die aufgenommenen Dokumente in der gleichen Weise ablegen und in Form eines &#8222;normalen&#8220; Verzeichnisbaumes zur Verf\u00fcgung stellen. Falls also irgendwann einmal um 13:02 Uhr an einem Sonntag Paperless-ngx aus diesem Universum verschwindet &#8211; so habe ich um 13:03 alle meine Dateien mit den gew\u00e4hlten Bezeichnungen und mit der von mir angelegten Ordnerstruktur auf meinen Speichermedien, ohne dass etwas exportiert oder konvertiert werden m\u00fcsste. Gut, auf die in den vorherigen Teilen beschriebenen &#8222;Bonbons&#8220; von Paperless-ngx &#8211; also etwa die Tags &#8211; muss man verzichten oder sich ein neues Tool suchen. Aber das sollte in den meisten F\u00e4llen verschmerzbar sein.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Ordner in Paperless-ngx einrichten<\/h2>\n\n\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote is-layout-flow wp-block-quote-is-layout-flow\">\n<p><strong>Hinweis: <\/strong>In den Beispielen sind die Platzhalter mit jeweils einer geschweiften Klammer aufgef\u00fchrt (z. B. &#8222;{ title }&#8220;. Inzwischen bevorzugt Paperless-ngx zwei geschweifte Klammern (&#8222;{{ title }}&#8220;).<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n<p>Ohne besondere Vorkehrungen versieht Paperless-ngx die Dateinamen einfach mit fortlaufenden Nummern, was nat\u00fcrlich nicht in unserem Sinn ist. <\/p>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter size-large is-resized\"><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-3.jpg\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"659\" src=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-3-1024x659.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-1603\" style=\"aspect-ratio:1.5538694992412747;width:678px;height:auto\" srcset=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-3-1024x659.jpg 1024w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-3-300x193.jpg 300w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-3-768x494.jpg 768w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-3-1140x733.jpg 1140w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-3.jpg 1186w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/a><figcaption class=\"wp-element-caption\">Ohne Pfadangabe speichert Paperless-ngx mit Nummern.<\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n<p>Die Anwendung muss a) die Anweisung erhalten, unsere eigenen Dateinamen zu verwenden und b) Unterordner anzulegen. Dazu wird das Feld &#8222;Speicherpfad&#8220; benutzt:<\/p>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter size-large is-resized\"><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-6.jpg\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"816\" src=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-6-1024x816.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-1606\" style=\"aspect-ratio:1.2549019607843137;width:734px;height:auto\" srcset=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-6-1024x816.jpg 1024w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-6-300x239.jpg 300w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-6-768x612.jpg 768w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-6-1140x908.jpg 1140w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-6.jpg 1515w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/a><figcaption class=\"wp-element-caption\">Platzhalter k\u00f6nnen Verwendung finden.<\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n<p>Durch den Platzhalter &#8222;{title}&#8220; wird der gew\u00e4hlte Dateinamen beibehalten. Paperless-ngx stellt sehr viele derartiger Platzhalter zur Verf\u00fcgung (siehe <strong><a href=\"https:\/\/docs.paperless-ngx.com\/advanced_usage\/#file-name-handling\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/docs.paperless-ngx.com\/advanced_usage\/#file-name-handling\">Liste<\/a><\/strong>), so dass man die Vergabe eines Speicherpfads auch automatisieren k\u00f6nnte. Wenn Paperless-ngx beispielsweise ein bestimmtes Entstehungsdatum einem Schreiben entnehmen kann, so k\u00f6nnte das Dokument automatisiert in den entsprechenden Jahres-Unterordner abgelegt werden. Ich pers\u00f6nlich bin etwas vorsichtiger und verwende Platzhalter sparsam. In obigem Beispiel lautet die Pfad-Anweisung &#8222;{owner_username}\/Steuer\/2023\/Handwerker\/{title}&#8220;. Mit {owner_username} wird der Account-Inhaber eingesetzt &#8211; bei meinen Beispieldokumenten handelt es sich um den virtuellen &#8222;Mika&#8220;. Danach Ordner, Jahr und Unterordner im Klartext (&#8222;Steuer\/2023\/Handwerker&#8220;). Abschlie\u00dfend folgt &#8222;{title}&#8220; f\u00fcr den Dateinamen. <\/p>\n\n\n\n<p>Damit entsteht im Ordner &#8222;archive&#8220; folgende Struktur:<\/p>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter size-large is-resized\"><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-7.jpg\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"580\" src=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-7-1024x580.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-1607\" style=\"aspect-ratio:1.7655172413793103;width:781px;height:auto\" srcset=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-7-1024x580.jpg 1024w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-7-300x170.jpg 300w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-7-768x435.jpg 768w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-7-1140x645.jpg 1140w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-7.jpg 1533w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/a><figcaption class=\"wp-element-caption\">Die bisherige Ordnerstruktur wird beibehalten.<\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Komplexe Platzhalter<\/h3>\n\n\n\n<p>Platzhalter wie {title} oder {created_year} geh\u00f6ren zu den einfachen Komponenten. Es lassen sich aber auch deutlich komplexere Angaben abbilden. Wenn man es beispielsweise bei seinem Studium mit der Hochschulverwaltung, der Studentenvertretung und dem Gutachter der Examensarbeit zu tun hat, so k\u00f6nnte man drei &#8222;Korrespondenten&#8220; eintragen: &#8222;Verwaltung&#8220;, &#8222;StuVe&#8220; und &#8222;Maier-Luedenscheidt&#8220;. Dann k\u00f6nnten die Platzhalter wie folgt eingetragen werden:<\/p>\n\n\n\n<p>&#8222;Hochschule\/{correspondent}\/{created_year}-{created_month}-{created_day}_{title}&#8220;<\/p>\n\n\n\n<p>Das Ergebnis w\u00e4re: &#8222;Hochschule\/Verwaltung\/2023-11-01_Studiengebuehren.pdf&#8220; oder &#8222;Hochschule\/Maier-Luedenscheidt\/2023-07-15_Gliederungsvorschlag.pdf&#8220; (sofern man Eintr\u00e4ge im Feld &#8222;Korrespondent&#8220; vorgenommen hatte).<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Sprechende Namen<\/h3>\n\n\n\n<p>Die \u00dcberschrift (der Name) f\u00fcr die Speicherorte kann frei gew\u00e4hlt werden, sie muss also nicht deckungsgleich mit der Pfadbezeichnung sein. Statt also einen umst\u00e4ndlichen Namen wie &#8222;Mika\/Steuer\/2023\/Handwerker&#8220; einzutragen, kann auch eine Kurzform wie &#8222;Rechnungen&#8220; oder &#8222;Spesen&#8220; genommen werden (in obigem Beispiel wurde &#8222;Steuer &#8211; Handwerker&#8220; gew\u00e4hlt). Bei einer gr\u00f6\u00dferen Anzahl von Speicherorten findet man in der Liste so rascher den korrekten Pfad. <\/p>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Flexibilit\u00e4t<\/h3>\n\n\n\n<p>M\u00f6chte man nach einiger Zeit &#8222;umsortieren&#8220;, so ist das mit dem erw\u00e4hnten Verfahren besonders elegant: Man passt einfach die bisherige Pfadangabe an &#8211; in der gleichen Sekunde sind alle Dokumente mit diesem Speicherort verschoben. Vielleicht m\u00f6chte ich statt zwei Ordnern &#8222;Steuer\/2023\/..&#8220; nur noch einen verwenden, der sich &#8222;2023_Steuer\/..&#8220; nennt &#8211; kein Problem. Der Pfad wird nur 1 x in der Liste der Speicherordner ge\u00e4ndert &#8211; sofort liegen alle bisherigen Dokumente im Ordner &#8222;2023_Steuer&#8220; und die alten Ordner sind im gleichen Zug verschwunden.<\/p>\n\n\n\n<p>Man wird rasch merken, dass dieses Verfahren im Alltag deutlich bequemer im Vergleich zum bisherigen Vorgehen ist: Dateimanager \u00f6ffnen, alten Pfad ansteuern, alle Dateien markieren, Kopierbefehl, neuen Ordner anlegen, Dateien einsetzen, alten Pfad l\u00f6schen. Jetzt ist es nur noch ein Klick &#8211; erledigt.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Ersteinrichtung leicht gemacht<\/h2>\n\n\n\n<p>Sch\u00f6n w\u00e4re es, wenn man eine bestehende Ordnerstruktur einfach in Paperless-ngx aufnehmen k\u00f6nnte. Also nicht nur die Dateien importieren k\u00f6nnte, sondern auch Ordner und Unterordner. Das geht leider aktuell (noch) nicht. Aber der Zeitaufwand bei der Ersteinrichtung h\u00e4lt sich sehr in Grenzen, da man keineswegs jede Datei einzeln einem Speicherort zuordnen muss. Man kann dies &#8222;in einem Rutsch&#8220; erledigen. Die Dateien werden markiert, das Speicherpfad-Men\u00fc aufgeklappt &#8211; und schon sind alle Dokumente am vorgesehenen Ort gespeichert:<\/p>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter size-large\"><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-8.jpg\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"712\" src=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-8-1024x712.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-1610\" srcset=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-8-1024x712.jpg 1024w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-8-300x209.jpg 300w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-8-768x534.jpg 768w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-8-1536x1069.jpg 1536w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-8-1140x793.jpg 1140w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-8.jpg 1643w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/a><figcaption class=\"wp-element-caption\">Zuweisung in einem Rutsch.<\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n<p>Mein eigenes Beispiel: Ich habe in den letzten 6 Jahren rund 1.000 Dateien in einem Verzeichnisarchiv auf meiner SSD gespeichert. Durch die Namensmuster konnte ich die Verschachtelung mit Unterordnern klein halten: Es gibt 4 Hauptordner mit \u00fcbergreifenden Themen (&#8222;Hausangelegenheiten&#8220;, &#8222;Alte Dokumente bis 2018&#8220; usw.). Darin h\u00f6chstens 2 Unterordner &#8211; also insgesamt etwa 10 Verzeichnisse. <\/p>\n\n\n\n<p>Bei der \u00dcbernahme schiebe ich nun immer 1 Verzeichnisb\u00fcndel auf den Pfad &#8222;consume&#8220;. Dann eine Weile warten, bis der Index in die Datenbank aufgenommen wurde. Anschlie\u00dfend die neuen Dateien markieren &#8211; und den zugeh\u00f6rigen Speicherpfad zuweisen. Am Ende habe ich eine 1:1-Kopie meiner bisherigen Ordnung in Paperless-ngx. Erleichtert wird die Auswahl durch den Speicherpfad-Men\u00fcpunkt &#8222;Nicht zugewiesen&#8220;:<\/p>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter size-large\"><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-9.jpg\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"673\" src=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-9-1024x673.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-1611\" srcset=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-9-1024x673.jpg 1024w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-9-300x197.jpg 300w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-9-768x505.jpg 768w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-9-1140x749.jpg 1140w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-9-500x330.jpg 500w, https:\/\/digital-cleaning.de\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/paperl_4-9.jpg 1443w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/a><figcaption class=\"wp-element-caption\">Filter f\u00fcr zugewiesene Speicherpfade.<\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n<p>Damit werden alle Dokumente ausgeblendet, denen bereits ein Speicherort zugewiesen wurde (alternativ k\u00f6nnte man auch den Eingangs-Tag nehmen und diesen nach der Vergabe l\u00f6schen).<\/p>\n\n\n\n<p>Ohnehin besteht der eigentliche Zeitaufwand bei der \u00dcbernahme eines gro\u00dfen Datenbestandes in der Erst-Indizierung des Dokumenteninhalts. Die 10 Klicks f\u00fcr die Zuweisung von Speicherorten fallen da kaum ins Gewicht.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Bisherige Teile der Paperless-ngx-Serie:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Teil 1: <strong><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-auf-dem-raspberry-pi-erstaunlich-gut-teil-1\/\">Ausf\u00fchrlicher \u00dcberblick<\/a><\/strong><br>Teil 2: <strong><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-2-suche-tags\/\">Suche &amp; Tags<\/a><\/strong><br>Teil 3: <strong><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-3-consume-der-laub-sauger-fur-dokumente\/\">consume-Ordner &#8211; Einsatz von Scannern<\/a><\/strong><br>Teil 4: <a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/?p=1600\"><strong>Speicherpfade konfigurieren<\/strong><\/a><br>Teil 5: <a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/?p=1623\"><strong>Installation auf dem Raspberry Pi<\/strong><\/a><br>Teil 6: <strong><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-6-neue-funktionen-in-version-2\/\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-6-neue-funktionen-in-version-2\/\">Neue Funktionen in Version 2<\/a><\/strong><br>Teil 7: <strong><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-7-dokumente-unterwegs-ueber-das-eigene-modem-abrufen\/\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-7-dokumente-unterwegs-ueber-das-eigene-modem-abrufen\/\">Dokumente unterwegs \u00fcber das eigene Modem abrufen<\/a><\/strong><br>Teil 8: <strong><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-8-exportfunktion-nutzen\/\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-8-exportfunktion-nutzen\/\">Exportfunktion nutzen<\/a><\/strong><br>Teil 9: <strong><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-9-update-durchfuehren\/\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-9-update-durchfuehren\/\">Update durchf\u00fchren<\/a><\/strong><br>Teil 10: <strong><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-10-das-rundum-sorglos-backup\/\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-10-das-rundum-sorglos-backup\/\">Das Rundum-sorglos-Backup<\/a><\/strong><br>Teil 11: <strong><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-11-mail-abruf-mit-vielen-extras\/\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-11-mail-abruf-mit-vielen-extras\/\">Mail-Abruf mit vielen Extras<\/a><\/strong><br>Teil 12: <strong><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-12-mein-alltag-mit-paperless-ngx\/\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-12-mein-alltag-mit-paperless-ngx\/\">Mein Alltag mit Paperless-ngx<\/a><\/strong><br>Teil 13: <strong><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-13-ein-quanten-code-fuer-das-papier-archiv\/\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-13-ein-quanten-code-fuer-das-papier-archiv\/\">Ein Quanten-Code f\u00fcr das Papier-Archiv<\/a><\/strong><br>Teil 14: <strong><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/?p=1819\">Automatisierte Ablage auf Speicherpfaden<\/a><\/strong><br>Teil 15: <strong><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-15-neue-funktion-fuer-das-verbinden-und-trennen-von-dokumenten\/\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-15-neue-funktion-fuer-das-verbinden-und-trennen-von-dokumenten\/\">Neue Funktion f\u00fcr das Verbinden und Trennen von Dokumenten<\/a><\/strong><br>Teil 16: <a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-16-dashboard-smarte-widgets-und-erweiterte-ansichten\/\"><strong>Dashboard, smarte Widgets und erweiterte Ansichten<\/strong><\/a><br>Teil 17: <strong><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/?p=2105\">Unterordner des consume-Verzeichnisses nutzen<\/a><\/strong><br>Teil 18: <a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-18-synology-nas-ohne-docker-nutzen\/\"><strong>Paperless-ngx auf Synology\/NAS ohne Docker nutzen<\/strong><\/a><br>Teil 19: <a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-19-praxisbeispiel-kleine-hausverwaltung\/\" data-type=\"post\" data-id=\"2648\"><strong>Praxisbeispiel \u2013 kleine Hausverwaltung<\/strong><\/a><br>Teil 20: <a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-20-dokumente-per-mail-aus-dem-heimnetz-versenden\/\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-20-dokumente-per-mail-aus-dem-heimnetz-versenden\/\u2197\"><strong>Dokumente per Mail aus dem Heimnetz versenden<\/strong><\/a><br>Teil 21: <strong><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-21-die-1-klick-sicherung-mit-allem-drum-und-dran\/\">Die 1-Klick-Sicherung mit allem Drum und Dran<\/a><\/strong><br>Teil 22: <strong><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/?p=2911\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/?p=2911\">Update der Datenbank &#8211; super-simpel<\/a><\/strong><br>Teil 23: <strong><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/?p=2962\">Neuer PDF-Editor<\/a><\/strong><br>Teil 24: <strong><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-24-sofortinstallation\/\">Der Mega-All-in-One-Befehl f\u00fcr die Sofortinstallation<\/a><\/strong><br>Teil 25: <strong><a href=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-25-der-briefmarken-pc\/\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/paperless-ngx-teil-25-der-briefmarken-pc\/\">Der Briefmarken-PC f\u00fcr die Weitergabe<\/a><\/strong><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Das Problem von guten Tools: Man gew\u00f6hnt sich an sie, man richtet seinen ganzen Workflow entsprechend aus, freut sich des Lebens &#8211; und eines Tages? Plopp! Weg ist das Tool. Die Entwickler sind entschwunden. Nach einem Update funktioniert nichts mehr. Man hat das System gewechselt oder ein besseres Tool gefunden usw. usw. In einem Satz: Der bisherige Workflow funktioniert nicht mehr, es muss neu begonnen oder konvertiert werden, viel Zeit und M\u00fche muss f\u00fcr die Rettung des eigenen Systems aufgebracht werden. Die gute Nachricht: Das muss nicht sein. Wenn man auf wenige Punkte bei Paperless-ngx achtet, so muss man sich um die Zukunft keine Gedanken machen. Der Ausgangspunkt: Dateien, Namen und Ordner In &#8222;Digital Cleaning&#8220; habe ich ein System ausf\u00fchrlich beschrieben, das viele von Euch in unterschiedlichen Varianten f\u00fcr ihre Dateien ohnehin einsetzen werden: Ausgangspunkt sind einige Ordner mit m\u00f6glichst wenig Unterordnern. Darin Dokumente, deren Dateinamen einem Muster folgen. Etwa &#8222;Kapitel_01-1.pdf&#8220;, &#8222;Kapitel_02-1.pdf&#8220; oder &#8222;2023-11-01_Rechnung-Schornsteinfeger.pdf&#8220; usw. Nehmen wir an, das Ergebnis sieht im Dateimanager etwa so aus: Je nach Dateimanager ist das Erscheinungsbild etwas anders, aber immer wird eine Struktur erzeugt, die es erleichtert, gro\u00dfe Dokumentenarchive einzugrenzen und den \u00dcberblick zu bewahren: Mit solchen Mustern kommt man sehr weit, sie funktionieren unter jedem Betriebssystem &#8211; und man ben\u00f6tigt kein zus\u00e4tzliches Tool. Mit der Suchfunktion wird man in einer akzeptablen Zeit meist f\u00fcndig. Paperless-ngx kann nun die aufgenommenen Dokumente in der gleichen Weise ablegen und in Form eines &#8222;normalen&#8220; Verzeichnisbaumes zur Verf\u00fcgung stellen. Falls also irgendwann einmal um 13:02 Uhr an einem Sonntag Paperless-ngx aus diesem Universum verschwindet &#8211; so habe ich um 13:03 alle meine Dateien mit den gew\u00e4hlten Bezeichnungen und mit der von mir angelegten Ordnerstruktur auf meinen Speichermedien, ohne dass etwas exportiert oder konvertiert werden m\u00fcsste. Gut, auf die in den vorherigen Teilen beschriebenen &#8222;Bonbons&#8220; von Paperless-ngx &#8211; also etwa die Tags &#8211; muss man verzichten oder sich ein neues Tool suchen. Aber das sollte in den meisten F\u00e4llen verschmerzbar sein. Ordner in Paperless-ngx einrichten Hinweis: In den Beispielen sind die Platzhalter mit jeweils einer geschweiften Klammer aufgef\u00fchrt (z. B. &#8222;{ title }&#8220;. Inzwischen bevorzugt Paperless-ngx zwei geschweifte Klammern (&#8222;{{ title }}&#8220;). Ohne besondere Vorkehrungen versieht Paperless-ngx die Dateinamen einfach mit fortlaufenden Nummern, was nat\u00fcrlich nicht in unserem Sinn ist. Die Anwendung muss a) die Anweisung erhalten, unsere eigenen Dateinamen zu verwenden und b) Unterordner anzulegen. Dazu wird das Feld &#8222;Speicherpfad&#8220; benutzt: Durch den Platzhalter &#8222;{title}&#8220; wird der gew\u00e4hlte Dateinamen beibehalten. Paperless-ngx stellt sehr viele derartiger Platzhalter zur Verf\u00fcgung (siehe Liste), so dass man die Vergabe eines Speicherpfads auch automatisieren k\u00f6nnte. Wenn Paperless-ngx beispielsweise ein bestimmtes Entstehungsdatum einem Schreiben entnehmen kann, so k\u00f6nnte das Dokument automatisiert in den entsprechenden Jahres-Unterordner abgelegt werden. Ich pers\u00f6nlich bin etwas vorsichtiger und verwende Platzhalter sparsam. In obigem Beispiel lautet die Pfad-Anweisung &#8222;{owner_username}\/Steuer\/2023\/Handwerker\/{title}&#8220;. Mit {owner_username} wird der Account-Inhaber eingesetzt &#8211; bei meinen Beispieldokumenten handelt es sich um den virtuellen &#8222;Mika&#8220;. Danach Ordner, Jahr und Unterordner im Klartext (&#8222;Steuer\/2023\/Handwerker&#8220;). Abschlie\u00dfend folgt &#8222;{title}&#8220; f\u00fcr den Dateinamen. Damit entsteht im Ordner &#8222;archive&#8220; folgende Struktur: Komplexe Platzhalter Platzhalter wie {title} oder {created_year} geh\u00f6ren zu den einfachen Komponenten. Es lassen sich aber auch deutlich komplexere Angaben abbilden. Wenn man es beispielsweise bei seinem Studium mit der Hochschulverwaltung, der Studentenvertretung und dem Gutachter der Examensarbeit zu tun hat, so k\u00f6nnte man drei &#8222;Korrespondenten&#8220; eintragen: &#8222;Verwaltung&#8220;, &#8222;StuVe&#8220; und &#8222;Maier-Luedenscheidt&#8220;. Dann k\u00f6nnten die Platzhalter wie folgt eingetragen werden: &#8222;Hochschule\/{correspondent}\/{created_year}-{created_month}-{created_day}_{title}&#8220; Das Ergebnis w\u00e4re: &#8222;Hochschule\/Verwaltung\/2023-11-01_Studiengebuehren.pdf&#8220; oder &#8222;Hochschule\/Maier-Luedenscheidt\/2023-07-15_Gliederungsvorschlag.pdf&#8220; (sofern man Eintr\u00e4ge im Feld &#8222;Korrespondent&#8220; vorgenommen hatte). Sprechende Namen Die \u00dcberschrift (der Name) f\u00fcr die Speicherorte kann frei gew\u00e4hlt werden, sie muss also nicht deckungsgleich mit der Pfadbezeichnung sein. Statt also einen umst\u00e4ndlichen Namen wie &#8222;Mika\/Steuer\/2023\/Handwerker&#8220; einzutragen, kann auch eine Kurzform wie &#8222;Rechnungen&#8220; oder &#8222;Spesen&#8220; genommen werden (in obigem Beispiel wurde &#8222;Steuer &#8211; Handwerker&#8220; gew\u00e4hlt). Bei einer gr\u00f6\u00dferen Anzahl von Speicherorten findet man in der Liste so rascher den korrekten Pfad. Flexibilit\u00e4t M\u00f6chte man nach einiger Zeit &#8222;umsortieren&#8220;, so ist das mit dem erw\u00e4hnten Verfahren besonders elegant: Man passt einfach die bisherige Pfadangabe an &#8211; in der gleichen Sekunde sind alle Dokumente mit diesem Speicherort verschoben. Vielleicht m\u00f6chte ich statt zwei Ordnern &#8222;Steuer\/2023\/..&#8220; nur noch einen verwenden, der sich &#8222;2023_Steuer\/..&#8220; nennt &#8211; kein Problem. Der Pfad wird nur 1 x in der Liste der Speicherordner ge\u00e4ndert &#8211; sofort liegen alle bisherigen Dokumente im Ordner &#8222;2023_Steuer&#8220; und die alten Ordner sind im gleichen Zug verschwunden. Man wird rasch merken, dass dieses Verfahren im Alltag deutlich bequemer im Vergleich zum bisherigen Vorgehen ist: Dateimanager \u00f6ffnen, alten Pfad ansteuern, alle Dateien markieren, Kopierbefehl, neuen Ordner anlegen, Dateien einsetzen, alten Pfad l\u00f6schen. Jetzt ist es nur noch ein Klick &#8211; erledigt. Ersteinrichtung leicht gemacht Sch\u00f6n w\u00e4re es, wenn man eine bestehende Ordnerstruktur einfach in Paperless-ngx aufnehmen k\u00f6nnte. Also nicht nur die Dateien importieren k\u00f6nnte, sondern auch Ordner und Unterordner. Das geht leider aktuell (noch) nicht. Aber der Zeitaufwand bei der Ersteinrichtung h\u00e4lt sich sehr in Grenzen, da man keineswegs jede Datei einzeln einem Speicherort zuordnen muss. Man kann dies &#8222;in einem Rutsch&#8220; erledigen. Die Dateien werden markiert, das Speicherpfad-Men\u00fc aufgeklappt &#8211; und schon sind alle Dokumente am vorgesehenen Ort gespeichert: Mein eigenes Beispiel: Ich habe in den letzten 6 Jahren rund 1.000 Dateien in einem Verzeichnisarchiv auf meiner SSD gespeichert. Durch die Namensmuster konnte ich die Verschachtelung mit Unterordnern klein halten: Es gibt 4 Hauptordner mit \u00fcbergreifenden Themen (&#8222;Hausangelegenheiten&#8220;, &#8222;Alte Dokumente bis 2018&#8220; usw.). Darin h\u00f6chstens 2 Unterordner &#8211; also insgesamt etwa 10 Verzeichnisse. Bei der \u00dcbernahme schiebe ich nun immer 1 Verzeichnisb\u00fcndel auf den Pfad &#8222;consume&#8220;. Dann eine Weile warten, bis der Index in die Datenbank aufgenommen wurde. Anschlie\u00dfend die neuen Dateien markieren &#8211; und den zugeh\u00f6rigen Speicherpfad zuweisen. Am Ende habe ich eine 1:1-Kopie meiner bisherigen Ordnung in Paperless-ngx. Erleichtert wird die Auswahl durch den Speicherpfad-Men\u00fcpunkt &#8222;Nicht zugewiesen&#8220;: Damit werden alle Dokumente ausgeblendet, denen bereits ein Speicherort zugewiesen wurde (alternativ k\u00f6nnte man auch den Eingangs-Tag nehmen und diesen nach der Vergabe l\u00f6schen). Ohnehin besteht der eigentliche Zeitaufwand bei der \u00dcbernahme eines gro\u00dfen Datenbestandes in der Erst-Indizierung des Dokumenteninhalts. Die 10 Klicks f\u00fcr die Zuweisung von Speicherorten fallen da kaum ins Gewicht.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":1601,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[1],"tags":[],"class_list":["post-1600","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-allgemein"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1600","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=1600"}],"version-history":[{"count":15,"href":"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1600\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":3214,"href":"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1600\/revisions\/3214"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media\/1601"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=1600"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=1600"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/digital-cleaning.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=1600"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}