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[Blog] Zentraler Ordner für Dokumenten-Transfer
#11

Das mit dem eigenen Thread zu Scan-Fragen ist eine gute Idee - vielleicht legst Du da einen an? Ich denke, das Thema interessiert viele.

Zu "descript.ion": Dabei handelt es sich um eine einfache Textdatei im Verzeichnis, die Kommentare zu Dateien aufnimmt. Keine Besonderheiten, lediglich die Bezeichnung "descript.ion" ist verpflichtend.

Man trägt einfach ein:
xyz.pdf abgesprochen mit Maier
abc.jpg unser Haus im Frühling

TC zeigt in einer eigenen Kommentarspalte diese zusätzlichen Beschreibungen an.
Ich glaube, TC nimmt die Beschreibungen sogar mit, wenn einzelne Dateien in ein anderes Verzeichnis verschoben werden, aber da müsste ich nachsehen.

Einige andere Dateimanager erkennen die Datei "descript.ion" ebenfalls und blenden die Kommentare ein.
Aber das ist kein verbindlicher Standard - eher Zufall, ob ein Dateimanager damit umgehen kann.

Es gibt dann noch eine modernere Variante für NTFS-Laufwerke, da können Kommentare anders eingebunden werden (Directory Opus stellt beide Verfahren zur Auswahl), aber auch das dürfte kein Standard sein.

Wenn man aber einen dieser Manager ohnehin standardmäßig benutzt, kann sich ein Blick lohnen.
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#12

o.k. den Thread zum OCR-Erfahrungsaustausch lege ich demnächst gerne an und schildere einleitend meine Beobachtungen und Erfahrungen.

Danke auch für die Hinweise zur descript.ion-Datei. Das hatte ich mir bislang noch nicht erschlossen und nun schnell nachgeholt.

Wie sich das im TC abbildet, veranschauliche ich hier mit einem Screenshot. Wie sich daraus (für mich neu) ergibt, landen alle dezentralen "Kommentare an bzw. zu Einzeldateien" im Dateimanager in einer entsprechenden versteckten und damit meist ausgeblendeten reinen plaintext-Datei.

Nettes Feature - dürfte auch bei gezielter Suche mit dem Dateimanager der eigenen Wahl zu fremden, aber selbst kommentierten Dateien gute Dienste leisten können...

Extrem hilfreich aber sicher auch in dem hier erörterten Zentralen-Datei-Transfer-Ordner, weil sich aus (standardisierten/standardisierbaren) Kommentaren, auch ein Bearbeitungs-Status im persönlichen Dokumenten-Workflow, oder wie in deinem Beispiel, Herbert, auch die nächsten individuellen ToDos auf einen Blick erkennen lassen.

Im TC ist das Kommentarfenster nur einen Doppeltasten-Griff (STRG-Z) entfernt. Ein- und ausgeblendet werden die Kommentare mit einem "Klammergriff" (STRG-Umschalt+F2).


Angehängte Dateien Bild(er)
   
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#13

Meine Vorgehensweise - das heißt zugleich dies ist ein Diskussionsbeitrag, keine Wertung, und es soll jeder glücklich werden, wie er will:

- Scansnap iX500, normale Auflösung, gleich OCR (geht so ratzfatz, dass es kaum auffällt).
- Wenn normale Ablage, gleich automatisch in Evernote laden, Inbox
- Nur in besonderen Fällen Scan in Ordner auf Laufwerk, manchmal hohe Auflösung o.ä.
- 1x wöchentlich Inbox abräumen (nach GTD): Taggen, Überschriften vergeben, Notizbücher zuordnen, ggf. auf „offen“ setzen oder Erinnerungsdatum, Link nach Things kopieren etc.

Mit der OCR-Qualität bin ich durchweg zufrieden, Volltextsuche ist eigentlich immer problemlos möglich. Ich habe einige Unterlagen aus meinen frühen Berufsjahren eingescannt, die noch mit Punktmatrixdruckern auf Recyclingpapier erstellt waren. Sogar die wurden fast fehlerfrei erkannt ! 

Ob da mal ein paar Erkennungsfehler passieren, ist mir egal. Ob da mal eine Rückseite drin ist mit Quatsch wie durchscheinender Vorderseite, Karos oder AGBs in 4-pt-Font: Fast immer egal, ich will das ja nie wieder drucken (paperless ...), wo es vielleicht stört. Hauptsache, das Dokument ist abgelegt und auffindbar.

Grundsätzlich muss für mich der Aufwand für die Ablage in einem vernünftigen Verhältnis zum Suchaufwand stehen, und zur Wahrscheinlichkeit, das angelegte Dokument überhaupt wieder zu benötigen. Vieles ist am Ende doch nur Ablage, und wird nie mehr benötigt.

- Beispiel Rechnung: Die will ich sicher wieder finden, Steuer, Garantiefall etc. Also gute klare Tags, sicheres Wiederfinden unabhängig vom OCR. Auch da bleibt alles in der Datei, AGB-Rückseiten, Stundenzettel mit Kaffeefleck, Lieferscheine für Material - ganz egal. Steuerunterlagen muss man eh in Originalform aufbewahren, d.h Papier als Papier, elektronische als Original(!)datei.
- Beispiel Kochrezept: Na ja, wenn mal eines nicht hochkommt, wird halt ein anderes genommen. Da vermeide ich viele Tags, weil sie die Tagliste aufblähen. Volltextsuche, kaum Tags, und fertig.

OCR nachbearbeiten, oder doppeln: Wozu ? Im Zweifel habe ich immer noch das gescannte Abbild des Originals. Die einzige Ausnahme mache ich da, wo ich Informationen übernehme, die exakt stimmen müssen (Mailadressen, Telefonnummern, Kontodaten, Steuernummern etc.).
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#14

Ich schlage vor, wir führen die Diskussion zum Thema Sinn und Zweck von OCR-Nachbearbeitung sowie Erfahrungen und Abläufe bei/mit OCR (-Tools ) zu dem von mir heute dazu eingerichteten gesonderten Thread OCR-Gewohnheiten und best-practises weiter.
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