Diese Notiz löschen
Hinweis zur Löschung inaktiver Anmeldungen: *klick*

Diese Notiz löschen
Keine Bestätigungsmail für die Registrierung erhalten? *klick*


[Blog] Zentraler Ordner für Dokumenten-Transfer
#1

Diesmal geht es um die Frage, wie man möglichst einfach Dokumente zwischen PC, Notebook und mobilen Geräten verschiebt.
*Klick!*
Zitieren
#2

Wieder mal ein genialer Tipp, Herbert!
Vielen Dank.

Das mit dem zentralen Sammelordner habe ich schon lange umgesetzt, File Juggler kannte ich bisher nicht  Huh

Aber es ist schon heruntergeladen und wird ausführlich getestet - erspart mir wohl ziemlich viel manuelle Arbeit....
Zitieren
#3

File Juggler ist wirklich sehr empfehlenswert! Man kann auch beliebig viele Schritte verbinden, das Tool erkennt PDF-Inhalte, arbeitet mit Programmen wie Evernote zusammen, lässt das Starten von Batch-Dateien zu ... und ... und ... und ...
Das Gegenstück auf dem Mac ist Hazel, mit dem man dort clevere Workflows umsetzen kann.
Zitieren
#4

Was mir noch einfällt: Falls es hier einige Leute gibt, die sich File Juggler anschaffen würden (testen kann man es ja kostenlos), dann würde ich mit dem Entwickler Kontakt aufnehmen, ob er unseren Foren-Mitgliedern einen kleinen Preisnachlass gibt. Der Entwickler ist recht nett, könnte ich mir vorstellen - und fragen kostet ja nichts :-)

Das gilt auch für andere Tools, die wir hier besprechen. Kleine Softwarehäuser sind da oft entgegenkommend - und wenn mann dann 4, 5 Lizenzen auf einen Schlag bestellt, haben ja beide Seiten was davon.
Zitieren
#5

Gute Idee, Herbert!
Da wäre ich dabei.

Gesendet von meinem HTC U11 life mit Tapatalk
Zitieren
#6

Klingt interessant, insbesondere die Möglichkeit, bestimmte Felder aus den Dokumenten auszulesen und für die Verarbeitung zu nutzen. Ich weiß nur noch nicht, wo sich das im privaten Umfeld tatsächlich so nutzen lässt, dass ein Mehrwert entsteht.

Ist die Regelverwaltung lernfähig, z.B. Regelerstellung anhand von Praxisbeispielen ?
Zitieren
#7

(19.02.2019, 00:36)Rosa Elefant schrieb:  Klingt interessant, insbesondere die Möglichkeit, bestimmte Felder aus den Dokumenten auszulesen und für die Verarbeitung zu nutzen. Ich weiß nur noch nicht, wo sich das im privaten Umfeld tatsächlich so nutzen lässt, dass ein Mehrwert entsteht.

Ist die Regelverwaltung lernfähig, z.B. Regelerstellung anhand von Praxisbeispielen ?

zu a)
Die Erkennung kann sinnvoll sein, wenn man oft Schreiben vom gleichen Absender erhält (Bank, bestimmter Handwerker usw.). Jeder neue Beleg von "Schreiner Maier" würde dann automatisch einen bestimmten Namen erhalten im festgelegten Ordner landen, also z. B. \A\Steuer\2019-02-19_Rechnung-Handwerker.pdf".

zu b)
Nein, nicht lernfähig, aber das vermisse ich nicht. Ich habe mit derart vielen unterschiedlichen Vorgängen zu tun, dass ich immer auch selbst einen Blick darauf werfen möchte. Bei zu viel "KI" landet das Dokument irgendwo, wo ich es vielleicht nicht finde. Für mich ist der ideale Einsatzbereich von File Juggler: automatisches Umbenennen nach - von mir vorab definierten - Mustern plus verschieben/kopieren/löschen in zugehörige Pfade (plus Evernote-Aktionen, aber die nutze ich eher selten).
Zitieren
#8

(18.02.2019, 19:33)Herbert schrieb:  Was mir noch einfällt: Falls es hier einige Leute gibt, die sich File Juggler anschaffen würden (testen kann man es ja kostenlos), dann würde ich mit dem Entwickler Kontakt aufnehmen, ob er unseren Foren-Mitgliedern einen kleinen Preisnachlass gibt. Der Entwickler ist recht nett, könnte ich mir vorstellen - und fragen kostet ja nichts :-)

Das gilt auch für andere Tools, die wir hier besprechen. Kleine Softwarehäuser sind da oft entgegenkommend - und wenn mann dann 4, 5 Lizenzen auf einen Schlag bestellt, haben ja beide Seiten was davon.

Klingt auch für mich interessant und ich wäre deswegen wahrscheinlich auch dabei, wenn es einen Rabatt für Sammelbestellung gäbe. Big Grin  Smile

Derzeit läuft bei mir auch vieles über einen zentralen (Scan-) Eingangsordner, der mit fast allem von meinem Fujitsu ix500 befüllt wird.

Weil mir das Einzel-Benennen im Fileablagedialog des Fujitsu-ScanSnap zu lästig und zu langsam ausfällt, landet vieles erste einmal mit Datumsnamenstempel in meinem Eingangsordner.

Da schließt sich dann eine zweite Bearbeitungschleife - bei PDF meist mit der Acrobat-Vollversion aus dem Bundle beim Kauf des ix500 - an. (versehentlich erfasste leere Blätter löschen, ADOBE-OCR-drüber laufen lassen, dabei Dokument ggf. "optimieren" und auf andere Auflösung umrechnen lassen; Dokument aus Sammelscan ggf. teilen usw. usf.).

Nächster Schritt ist mehr oder minder (halbmanuelle/halbautomatische) systematische Umbenennung:

Habe ich viele gleiche oder ähnliche (Standard-) Dokumente (bei mir z.B. rechtliche Aufsätze oder Urteile), die ich digital für mich ablegen will, behelfe ich mir noch mit einer speziellen Exceldatei als Tool bzw. Hilfswerkzeug Idea . Die nichtssagenden IST-Dateinamen - mit Fileadresse- "kopiere" ich mir dafür aus meinem Einer-für alles-Dateibearbeitungswerkzeug TotalCommander und füge sie en bloc ein. In einzelnen Spalten / Feldern ergänze ich dazu die in meinem System bezeichnungsrelevanten Daten/Fakten. Mit den Excel-Textfunktionen werden diese Daten über eine hinterlegte Formel automatisch zu systematisierten Namensvorschlägen zusammengefügt. Das könnte man dann für manuelles Umbenennen nutzen. Weil mir aber auch das zu lästig ist, habe ich mir über Visual-Basic eine Umbenennungsroutine gestrickt, die erst dann aktiv wird, wenn ich mit dem Ergebnisvoschlag zufrieden bin und einen Wert für "Jetzt umbenennen" gesetzt habe. (Zum technischen Hintergrund: Über Visual Basic ist für eingeweihte "Bastler und Nerds" ein Zugriff auf die Funktionen der sog. "FileSystemObject"-Bibliothek möglich. Darüber lassen sich Funktionen für Kopieren bzw. Umbenennen definieren, die dann wie in meinem Beispiel aus der Excel-Tabelle nutzbar gemacht werden können. Damit wäre deswegen sogar auch ein Verschieben der Dateien möglich. Das müsste dann aber alles lästig und ggf. auch fehlbedienungsanfällig in einzelnen Excel-Zellen "verwaltet" werden  Blush )
Andere Dokumente benenne ich ggf. schnell nach OCR-Bearbeitung und Sichtung in einem Eingangs-Ordnerbearbeitung-Block einzeln um.
Manchmal nutze ich auch das (mächtige!!!) Mehrfach-Umbenenntool des TotalCommander.

Sind die Dateien umbenannt folgt derzeit noch ein Bearbeitungsdurchgang mit Umsortierung und Verschiebung mit dem bzw. aus dem TotalCommander. Dies ließe sich dort mit speicherbaren Mustern sicher noch weiter automatisieren, da man dabei im Umbenennungstool beim neuen Zielnamen auch (nur) andere Ordneradressen angeben könnte.
Wenn es um Systemwechsel (von meinem Windows-Rechner in die Cloud oder auf das mobile Geräte) geht, läuft das bei mir derzeit noch über einen Drop-Box-Ordner (in den ich auch en bloc) "verschieben" kann, oder mit drag & drop markierter Dokumente einzeln oder en bloc in meinen Evernote-Client in dort meist vorher passend geöffnete Ziel- oder Austausch-Notizbücher.

Das alles ist war hübsch eingespielt und funktional, bedarf aber der Bearbeitung nur durch mich (und schon meine Frau wüsste mit meinen persönlichen Tools und Nerd-Vorgehensweisen hier nichts mehr anzufangen ...).
Mit dem file juggler könnte scheinbar vieles davon einfacher werden, von selbst ablaufen oder übernommen werden und zudem über transparente(re) Regeln und Abläufe nachvollziehbarer sein...

VG, Henning
Zitieren
#9

@Henning: Herzlichen Dank für die sehr ausführliche Beschreibung - genau solche Beispiele sind gefragt, damit man sie mit seinen eigenen Abläufen vergleichen kann.
Mit dem iX500 mache ich das ein wenig anders, dazu mal bei Gelegenheit mehr. In erster Linie schalte ich OCR direkt während des Scanvorgangs ein.

Einige von uns werden ja ebenfalls mit dem Total Commander arbeiten, da könnte für manche sinnvoll sein, sich die Kommentarfunktion anzusehen: via "descript.ion" bzw. evtl. geht auch NTFS (mein bevorzugter Dateimanager Directory Opus kann beides, TC kenne ich nur oberflächlich).

   
Zitieren
#10

(22.02.2019, 11:28)Herbert schrieb:  @Henning: Herzlichen Dank für die sehr ausführliche Beschreibung - genau solche Beispiele sind gefragt, damit man sie mit seinen eigenen Abläufen vergleichen kann.
Mit dem iX500 mache ich das ein wenig anders, dazu mal bei Gelegenheit mehr. In erster Linie schalte ich OCR direkt während des Scanvorgangs ein.

OCR direkt während des Scanvorgangs setzte ich gelegentlich auch ein. Ich bin mir aber noch nicht so ganz sicher, bei welchem System (ABBY in Kombination mit dem iX500) oder anschließend mit ADOBE beim PDF mir die Ergebnisse in puncto Erkennungsrate und nachzubearbeitende Zeilenumbrüche besser gefallen.

Außer Zweifel steht dabei für mich aber, dass ich mir die Texte selbst mit einer vollständigen - und ggf. aufwendigen - Bearbeitung bei einem Spezialwerkzeug wie ABBY FineReader noch fehlerfreier erschließen kann. [Deswegen nutze ich für für bessere bzw. einfacher weiterverarbeitbare Textauszüge aus bereits OCR-bearbeiteten Dokumenten häufig auch den ABBY Screen-Reader. Da kann ich auch die Anzeige des Originals so hoch skalieren, dass die Erkennungsrate des Screen-Readers noch besser wird...]

Bei externer OCR über den ScanSnap-Server z.B. hatte ich schon das Phänomen, dass jeder für sich zutreffend erkannte Buchstabe bei copy & paste in einem eigenen Absatz landete...

Vielleicht wäre das ein Thema für einen gesonderten Erfahrungsaustausch und Thread wie "Mit welcher OCR-Routine habe ich wie gute Ergebnisse - im Vergleich zum Aufwand ..."

(22.02.2019, 11:28)Herbert schrieb:  ...
Einige von uns werden ja ebenfalls mit dem Total Commander arbeiten, da könnte für manche sinnvoll sein, sich die Kommentarfunktion anzusehen: via "descript.ion"  bzw. evtl. geht auch NTFS (mein bevorzugter Dateimanager Directory Opus kann beides, TC kenne ich nur oberflächlich).

@Herbert
Was meinst Du mit "Kommentarfunktion an(zu)sehen: via "descript.ion"  und was mit der Nutzung von NTFS ?
Zitieren


Möglicherweise verwandte Themen...
Thema / Verfasser Antworten Ansichten Letzter Beitrag

Gehe zu:


Benutzer, die gerade dieses Thema anschauen: 1 Gast/Gäste