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[Blog] Zentraler Ordner für Dokumenten-Transfer
#8

(18.02.2019, 19:33)Herbert schrieb:  Was mir noch einfällt: Falls es hier einige Leute gibt, die sich File Juggler anschaffen würden (testen kann man es ja kostenlos), dann würde ich mit dem Entwickler Kontakt aufnehmen, ob er unseren Foren-Mitgliedern einen kleinen Preisnachlass gibt. Der Entwickler ist recht nett, könnte ich mir vorstellen - und fragen kostet ja nichts :-)

Das gilt auch für andere Tools, die wir hier besprechen. Kleine Softwarehäuser sind da oft entgegenkommend - und wenn mann dann 4, 5 Lizenzen auf einen Schlag bestellt, haben ja beide Seiten was davon.

Klingt auch für mich interessant und ich wäre deswegen wahrscheinlich auch dabei, wenn es einen Rabatt für Sammelbestellung gäbe. Big Grin  Smile

Derzeit läuft bei mir auch vieles über einen zentralen (Scan-) Eingangsordner, der mit fast allem von meinem Fujitsu ix500 befüllt wird.

Weil mir das Einzel-Benennen im Fileablagedialog des Fujitsu-ScanSnap zu lästig und zu langsam ausfällt, landet vieles erste einmal mit Datumsnamenstempel in meinem Eingangsordner.

Da schließt sich dann eine zweite Bearbeitungschleife - bei PDF meist mit der Acrobat-Vollversion aus dem Bundle beim Kauf des ix500 - an. (versehentlich erfasste leere Blätter löschen, ADOBE-OCR-drüber laufen lassen, dabei Dokument ggf. "optimieren" und auf andere Auflösung umrechnen lassen; Dokument aus Sammelscan ggf. teilen usw. usf.).

Nächster Schritt ist mehr oder minder (halbmanuelle/halbautomatische) systematische Umbenennung:

Habe ich viele gleiche oder ähnliche (Standard-) Dokumente (bei mir z.B. rechtliche Aufsätze oder Urteile), die ich digital für mich ablegen will, behelfe ich mir noch mit einer speziellen Exceldatei als Tool bzw. Hilfswerkzeug Idea . Die nichtssagenden IST-Dateinamen - mit Fileadresse- "kopiere" ich mir dafür aus meinem Einer-für alles-Dateibearbeitungswerkzeug TotalCommander und füge sie en bloc ein. In einzelnen Spalten / Feldern ergänze ich dazu die in meinem System bezeichnungsrelevanten Daten/Fakten. Mit den Excel-Textfunktionen werden diese Daten über eine hinterlegte Formel automatisch zu systematisierten Namensvorschlägen zusammengefügt. Das könnte man dann für manuelles Umbenennen nutzen. Weil mir aber auch das zu lästig ist, habe ich mir über Visual-Basic eine Umbenennungsroutine gestrickt, die erst dann aktiv wird, wenn ich mit dem Ergebnisvoschlag zufrieden bin und einen Wert für "Jetzt umbenennen" gesetzt habe. (Zum technischen Hintergrund: Über Visual Basic ist für eingeweihte "Bastler und Nerds" ein Zugriff auf die Funktionen der sog. "FileSystemObject"-Bibliothek möglich. Darüber lassen sich Funktionen für Kopieren bzw. Umbenennen definieren, die dann wie in meinem Beispiel aus der Excel-Tabelle nutzbar gemacht werden können. Damit wäre deswegen sogar auch ein Verschieben der Dateien möglich. Das müsste dann aber alles lästig und ggf. auch fehlbedienungsanfällig in einzelnen Excel-Zellen "verwaltet" werden  Blush )
Andere Dokumente benenne ich ggf. schnell nach OCR-Bearbeitung und Sichtung in einem Eingangs-Ordnerbearbeitung-Block einzeln um.
Manchmal nutze ich auch das (mächtige!!!) Mehrfach-Umbenenntool des TotalCommander.

Sind die Dateien umbenannt folgt derzeit noch ein Bearbeitungsdurchgang mit Umsortierung und Verschiebung mit dem bzw. aus dem TotalCommander. Dies ließe sich dort mit speicherbaren Mustern sicher noch weiter automatisieren, da man dabei im Umbenennungstool beim neuen Zielnamen auch (nur) andere Ordneradressen angeben könnte.
Wenn es um Systemwechsel (von meinem Windows-Rechner in die Cloud oder auf das mobile Geräte) geht, läuft das bei mir derzeit noch über einen Drop-Box-Ordner (in den ich auch en bloc) "verschieben" kann, oder mit drag & drop markierter Dokumente einzeln oder en bloc in meinen Evernote-Client in dort meist vorher passend geöffnete Ziel- oder Austausch-Notizbücher.

Das alles ist war hübsch eingespielt und funktional, bedarf aber der Bearbeitung nur durch mich (und schon meine Frau wüsste mit meinen persönlichen Tools und Nerd-Vorgehensweisen hier nichts mehr anzufangen ...).
Mit dem file juggler könnte scheinbar vieles davon einfacher werden, von selbst ablaufen oder übernommen werden und zudem über transparente(re) Regeln und Abläufe nachvollziehbarer sein...

VG, Henning
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