ZeroMax – der Vakuum-Ordner für ein Papier-Backup
Mein Vorschlag ist ja, sich nach der Digitalisierung vollständig von Papier zu trennen (mit Ausnahme wichtiger Verträge oder Dokumente). Aber Menschen sind unterschiedlich, manche möchten gerne die Originale aufbewahren nach dem Motto „Man kann ja nie wissen …“. Okay, dann sollte man die Aufbewahrung wenigstens möglichst einfach gestalten. Eine ausgesprochen platzsparende Variante sind hier die ZeroMax-Ordner (ab 2,30 € bei Amazon): bis zu 800 Seiten nehmen diese Ordner auf – und kosten doch nur wenige Regal-Zentimeter. Die Besonderheiten:
- „Ablage ohne Luft“: Der Ordner nimmt immer nur so viel Raum ein, wie für den Inhalt notwendig ist. Hat man also nur 100 Seiten abgelegt, dann vielleicht 1,5 cm Standfläche, bei 600 Seiten 7 cm usw. Er „wächst“ also mit dem Inhalt und „schrumpft“ bei Entnahme. Möglich wird das durch zwei pfiffige Lösungen:
- Der Deckel „steckt“ teilweise in der rückwärtigen Fläche.
- Wie bei einer Ziehharmonika wird immer nur jene Rückenbreite aufgeklappt, die der Inhalt gerade benötigt.
Rücken anpassen
- Verzicht auf die übliche Ring-Mechanik: Bei Standard-Ordner benötigt man ja für das ständige Nachschlagen und Einsortieren die große Metall-Mechanik. Diese Notwendig entfällt für uns, denn unsere eigentliche Ablage wird ja digital geführt: Auf den Speichermedien erfolgt die Einsortierung, mit den Suchtools finden wir Belege 100 x schneller als dies analog der Fall wäre usw. Daher genügt völlig die vereinfache Variante von ZeroMax: zwei Plastik-Streifen werden durch die Lochung geführt.
geprägte Ziffern für Füllhöhe - Neue Dokumente werden nicht einsortiert – sie kommen einfach oben auf den Stapel. Muss man dann wirklich mal an den Kaufbeleg der Digitalkamera von 2010 finden, so findet man sehr schnell durch das digitale Archiv das genaue Datum – sagen wir: 3. Juni 2010. Also den Jahresordner „2010“ schnappen, etwa die Mitte aufschlagen, schauen, welche Papiere vom Juni sind – gefunden. Sehr viel länger als 2, 3 Minuten sollte auch das nicht dauern.
Tatsächlich kann man – bei einem durchschnittlichen Papieraufkommen in Privathaushalten – das Papier-Archiv der letzten 1 – 2 Jahre locker im unteren Regalbrett lagern. Meine eigene Erfahrung ist aber, dass man solche Belege so gut wie nie benötigt- die digitale Version hat oft die bessere Qualität und wird in den meisten Fällen sogar von Finanzämtern anerkannt (Unternehmen haben da natürlich andere Aufbewahrungspflichten).
