Scanbot-App: Modulare Dateinamen

Bei der Scanner-App „Scanbot“ (iOS, Android) lassen sich ja für den Dateinamen in den globalen Einstellungen Vorgaben wie etwa Datum oder Standort vorgeben. Viele Anwender übersehen aber, dass sie weitere Vorgaben – allerdings über einen anderen Menüpunkt – vornehmen können. Damit wird es besonders einfach, das vorgeschlagene System der Dateibenennung bereits während eines Scanvorgangs zu nutzen:

Zunächst wird das Datum so konfiguriert, dass es zu unserem Standardmuster passt:

Damit ist die erste „Hälfte“ unseres Dateinamens eingerichtet. Für die zweite Hälfte definieren wir Schlagwörter, die zu unserem System häufig vergeben – also z. B. „Steuer“ oder „Quittung“. Dabei auch an Kombinationen denken wie „Steuer_Quittung“, „Steuer_Reisekosten“ usw. („Steuer“ muss natürlich nur 1 x definiert werden). Zur Eingabemaske für diese Schlagwörter gelangt man am einfachsten, wenn man nach einem Scan auf den vorgegebenen Dateinamen tippt und danach „Einstellungen“ (Android) wählt bzw. das kleine Regler-Menü in der linken oberen Ecke (iOS) antippt.

Diese Schlagwörter kann man bei künftigen Scans einfach aus einer Liste wählen und der ersten Hälfte, die aus dem Datum besteht, anfügen. Hier hat – momentan – die iOS-Version einen großen Vorteil: diese ermöglicht es, den Tags automatisch ein Trennzeichen voran zu stellen, in unserem Fall wurde „_“ gewählt. Wenn man nun das Wort „Rechnung“ in der Liste antippt wird daraus automatisch „_Rechnung“ oder mit den beiden Fingertipps auf „Rechnung“ und „bezahlt“ entsteht der Zusatz „_Rechnung_bezahlt“ (bei Android muss man den Unterstrich per Hand eingeben).

Der weitere Vorteil dieses Schlagwort-Systems: Unsere Aufräumtools „erkennen“ damit die Datei und verschieben diese automatisch in den richtigen Ordner. Wenn man also beispielsweise Scanbot so eingerichtet hat, dass die Dokumente dem Dropbox-Ordner „Scanbot“ übergeben werden und dieser Ordner überwacht wird, so wird die Scanbot-PDF-Datei „2017-09-18_Steuer_Versicherung“ automatisch in das Festplattenverzeichnis „C:\[Masterordner]\Steuer2017\“ verschoben. Erhält der nachfolgende Scan mit Scanbot hingegen den Dateinamen  „2017-09-18_Rechnung_bezahlen“ so landet die Datei im Verzeichnis „C:\[Masterordner]\aktiv_werden\“ usw.