Scanbot-App: Modulare Dateinamen

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per Fingertipp

Bei der Scanner-App „Scanbot“ (iOS, Android) lassen sich ja für den Dateinamen in den globalen Einstellungen Vorgaben wie etwa Datum oder Standort vorgeben. Viele Anwender übersehen aber, dass sie weitere Vorgaben – allerdings über einen anderen Menüpunkt – vornehmen können. Damit wird es besonders einfach, das vorgeschlagene System der Dateibenennung bereits während eines Scanvorgangs zu nutzen:

Zunächst wird das Datum so konfiguriert, dass es zu unserem Standardmuster passt:

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Datum konfigurieren

Damit ist die erste „Hälfte“ unseres Dateinamens eingerichtet. Für die zweite Hälfte definieren wir Schlagwörter, die zu unserem System häufig vergeben – also z. B. „Steuer“ oder „Quittung“. Dabei auch an Kombinationen denken wie „Steuer_Quittung“, „Steuer_Reisekosten“ usw. („Steuer“ muss natürlich nur 1 x definiert werden). Zur Eingabemaske für diese Schlagwörter gelangt man am einfachsten, wenn man nach einem Scan auf den vorgegebenen Dateinamen tippt und danach „Einstellungen“ (Android) wählt bzw. das kleine Regler-Menü in der linken oberen Ecke (iOS) antippt.

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Schlagwörter einrichten

Diese Schlagwörter kann man bei künftigen Scans einfach aus einer Liste wählen und der ersten Hälfte, die aus dem Datum besteht, anfügen. Hier hat – momentan – die iOS-Version einen großen Vorteil: diese ermöglicht es, den Tags automatisch ein Trennzeichen voran zu stellen, in unserem Fall wurde „_“ gewählt. Wenn man nun das Wort „Rechnung“ in der Liste antippt wird daraus automatisch „_Rechnung“ oder mit den beiden Fingertipps auf „Rechnung“ und „bezahlt“ entsteht der Zusatz „_Rechnung_bezahlt“ (bei Android muss man den Unterstrich per Hand eingeben).

Der weitere Vorteil dieses Schlagwort-Systems: Unsere Aufräumtools „erkennen“ damit die Datei und verschieben diese automatisch in den richtigen Ordner. Wenn man also beispielsweise Scanbot so eingerichtet hat, dass die Dokumente dem Dropbox-Ordner „Scanbot“ übergeben werden und dieser Ordner überwacht wird, so wird die Scanbot-PDF-Datei „2017-09-18_Steuer_Versicherung“ automatisch in das Festplattenverzeichnis „C:\[Masterordner]\Steuer2017\“ verschoben. Erhält der nachfolgende Scan mit Scanbot hingegen den Dateinamen  „2017-09-18_Rechnung_bezahlen“ so landet die Datei im Verzeichnis „C:\[Masterordner]\aktiv_werden\“ usw.

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