Persönliches Wiki aufbauen, Teil 1

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Informationen mit einem Wiki managen

Die dritte Säule des DC-Konzepts – neben Archiv- und Projekt-Ablage – bezieht sich auf die Notwendigkeit, Informationen dauerhaft vorhalten zu müssen: also auf den persönlichen „Nachschlagebereich“. Hier sind alle Daten untergebracht, die wir immer wieder zur Hand haben müssen: Kontakte, Adressen, Öffnungszeiten, Geburtstage, Kochrezepte, Namen von Medikamenten, Speicherorte, Vorgänge, Abläufe, Ideen, Konzepte, Vereinbarungen, Ansprechpartner, Anleitungen, Tutorials, Checklisten usw. usw.

Zur Strukturierung dieser Informationen gibt es von der einfachen Textdatei über Notiz-Programme bis hin zu bekannten Namen wie Evernote und OneNote viele Möglichkeiten. Ein weiterer Weg für ein Langzeit-Archiv bietet eine moderne Wiki-Umgebung. Nun sind Wikis eigentlich ein „alter Hut“, immerhin besteht das Online-Lexikon „Wikipedia“ bereits seit 17 Jahren. Und sicher stolpert man im Netz immer mal wieder über Varianten davon: Ein Harry-Potter-Nachschlagewerk, Stupedia (Satire-Artikel), GuttenPlag (Plagiate-Wiki), Koch-Wiki, Physik-Wiki, Pflege-Wiki usw. All dies sind offene Wikis – jeder kann die Artikel und Abschnitte lesen, in den meisten Fällen kann man auch Inhalte ergänzen oder ändern.

Privat statt öffentlich

Sie werden nun vielleicht denken: „Nett. Aber was soll ich damit?“ Schließlich wollen Sie Ihr Nachschlagewerk nicht öffentlich zugänglich machen. Überhaupt: Vielleicht leuchtet noch der Grundgedanke – Wissen sammeln und vernetzen – ein, aber Sie möchten nicht seitenweise Texte schreiben. Unser Nachschlagewerk setzt sich ja aus einem Mix unterschiedlicher Dokumentenarten zusammen: Hier eine Excel-Datei mit den Anschriften von Vereinsmitgliedern, dort ein Foto von der Heizungsanlage und einigen Sätzen, wie diese bei Stromausfall wieder in Betrieb zu nehmen ist, ein PDF mit einer Anleitung, eine Skizze Weg zur Wald-Hütte für den nächsten Ausflug. Okay, vielleicht auch etwas mehr: Kommentare zu den Kindergartenzeichnungen Ihres Sohnes, eine Sammlung der Rezepte, die tatsächlich der ganzen Familie zu Weihnachten schmecken, systematische Tabellen zum Inventar Ihrer Zimmer, Aufgabenbeschreibungen, da Sie einen Nebenjob als Hausverwalter angenommen haben. Kann man solche Bedingungen via Wiki erfüllen? Ja – und zwar wahrscheinlich viel besser, als Sie annehmen. Vor allem können Sie Ihr persönliches Wiki beliebig abschotten:

  • Das System funktioniert gemäß den DC-Kriterien auf allen Systemen: Windows, Linux oder Mac, verschlüsselt oder offen, auf einem USB-Stick, einer Raspberry-Platine, einem NAS oder einem Web-Server.
  • Das persönliche Wiki kann alleine genutzt werden. Man kann aber auch Teile öffnen, z. B. für ein Familien-Wiki, das vom Stammbaum bis zu Daten des Pflegeheims alles aufnimmt.
  • Sofern eine Web-Anbindung eingerichtet wird, können weiterhin spezielle Bereiche für begrenzte Gruppen zugänglich gemacht werden: den Angehörigen eines Projektteams oder einer Lerngruppe, der Sekretärin, Außendienstmitarbeitern oder Vereinsmitgliedern.
  • Auch die – zusätzliche – Verwendung als „normales“ Wiki ist möglich: Ein offenes Webangebot z. B. mit eigenen Tutorials oder ein „Mit-Schreib-Wiki“ für Schüler usw.
  • Es gibt in den meisten Fällen keinen besonderen Installationsaufwand – im Falle von Windows genügt ein einziger Klick nach dem Download und das Wiki startet sofort.
  • Und immer ein Pluspunkt: Unsere Wiki-Software kostet nichts! Gleichgültig, wie viele Anwender das System nutzen oder auf wieviel Geräten es installiert ist. Also ideale Voraussetzungen für einen eigenen Test, ob einem diese Art des Informationsmanagements gefällt.

Das klingt zwar alles recht gut, aber es gibt auch einige Nachteile, auf die ich gleich noch eingehen werde. Zuvor soll aber kurz der Blick auf die eigentlichen Vorteile gelenkt werden.

Das Wiki als Langzeit-Archiv

Wenn es nur um ein paar Notizen und Dokumente geht, so kann man auf spezielle Systeme verzichten – eine gute Verzeichnisstruktur plus einige Text-Dateien genügen hier meist schon. Auch für das pure „Sammeln“ von Informationen sind eher andere Tools von Nutzen (z. B. die Automatisierungstools, die ich in DC vorgestellt habe). Ein Wiki entfaltet seine eigentliche Stärke in der Verknüpfung und Strukturierung von Information. Zugleich haben wir es mit einem „dynamischen“ System zu tun, es „wächst“ und verändert sich mit jeder Information, die in das Wissensnetz aufgenommen wird. Der Charme unseres „Privat-Wikis“: Wir sind selbst die „Gatekeeper“ der Inhalte. Eingang finden nur jene Informationen, mit denen wir auch wirklich etwas anfangen können, die uns interessieren, die wir für relevant halten. Ob es nun um Bauanleitungen für Lego geht, um die Wald-Fundorte unserer Lieblingspilze, um die Scans der Liebesbriefe einer Jugend-Freundin oder den Plan zur Rettung der Ozeane geht – wir treffen selbst die Auswahl.

Je länger ich ein solches System „füttere“, desto deutlicher werden die Vorteile und Arbeitserleichterungen, die damit verbunden sind. Nehmen wir ein „Mini-Beispiel“: Angenommen, ich habe eine Checkliste für meine Reisen erstellt. Vom Kopfhörer über das Ladekabel bis hin zu den Hausschuhen und Pfefferminz–Bonbons ist alles dabei, was ich in der Hektik oft vergesse. Die Liste erstelle ich nur einmal – aber ich kann sie aus jedem Bereich verlinken: Ob ich nun gerade in einem Wiki-Abschnitt meinen nächsten Kletter-Urlaub vorbereite oder einige Wochen später die Tagung in Hamburg: Immer genügt das Tippen eines einzigen Begriffs – z. B. ReiseListe – und schwupp ist die Liste eingebunden. Ergänze ich die Liste, weil mir etwa gestern der Arzt ein Mittel gegen Magen-Übersäuerung verschrieben hat – schon ist die Liste in allen Wiki-Abschnitten gleichzeitig aktualisiert.

Dies eben war nur ein sehr kleines Beispiel. Aber führen wir es noch ein Stück weiter: Nehmen wir an, ich schreibe die Liste lieber in Word und verlinke bei meinen Reisevorbereitungen auf das Dokument „Reiseliste.docx“. Irgendwann erstelle ich mit einem frischen Layout und ergänzten Punkten eine neue Datei „Reiseliste2.docx“, die ich ins Wiki aufnehme. Mit einem einzigen Häkchen weiß mein System, dass es bei allen bisherigen Verlinkungen einen Austausch vornehmen soll, so dass sofort alle Links auf die aktualisierte Datei verweisen.

Und weiter: Lisa hat meine Wiki-Seite gesehen und findet die Liste toll? Ein einziger Klick genügt für den PDF-Export, der noch dazu hübsch in Abschnitte formatiert ist.

Und noch weiter: Lisa fährt mit und möchte die Liste ergänzen? Ich nehme sie als „Mitglied für die Wiki-Seite ‚Reiseliste'“ auf – und sie kann diese Seite bearbeiten. Aber nur diese Seite. Und sie sieht auch nur diese Seite. Alle anderen Einträge bleiben verborgen.

Es gibt noch viele weitere Vorteile, aber das soll an dieser Stelle genügen. Kümmern wir uns nun ein wenig um die Hürden beim Aufbau.

Ein Wiki-System will gut überlegt sein

Wie bereits erwähnt: Ob sich der Aufbau eines persönlichen Wikis lohnt, hängt von der Informationsmenge ab, die man momentan oder in der nächsten Zeit zu bewältigen hat. Und auch ein wenig von der Selbstdisziplin. Ist man gewohnt, sich systematisch zu organisieren und strukturiert zu arbeiten, so wird man sich mit einem Wiki-System wahrscheinlich wohl fühlen. Möchte man hingegen auf seinem Smartphone einfach zwei Klicks machen, so ist man z. B. mit Google- oder Apple-Notizen besser bedient. Solche Anwendungen sehen auch schicker und moderner aus – und damit sind wir beim ersten Nachteil:

Wiki-Systeme wirken nicht sexy. OneNote hat vor einiger Zeit auf dem Tablet einen „Glitzer-Stift“ erhalten, mit sowas kann unser Wiki nicht dienen. Unser Wiki ist nüchtern und sachlich – lenkt dafür das Augenmerk auf die Inhalte.

Ein Wiki-System ist ungewohnt. Damit ist weniger die Installation gemeint – wie gesagt, unter Windows genügt ein Klick. Aber das Arbeiten in Textfeldern wirkt altbacken. Ebenfalls sind die Grundlagen der Struktur – wie man z. B. eine verschachtelte Hierarchie erzeugt – nicht sofort einsichtig. Einige neue Begriffe gilt es zu lernen. Mit anderen Worten: Man muss am Anfang eine kleine Lernkurve einplanen. Allerdings bekommt man bei einem modernen System viel abgenommen – ähnlich wie beispielsweise bei einem Blog-System wie WordPress, das vor Jahren deutlich mehr Einarbeitungszeit erforderte. Ich würde jetzt einmal schätzen, dass Sie zwei bis drei Stunden einplanen sollten, um einfach einmal mit einem solchen System zu „spielen“ und sich mit den Basis-Möglichkeiten vertraut zu machen. Und vielleicht nochmal etwas Zeit, um sich die inhaltliche Struktur Ihres persönlichen Wissensmanagements zu überlegen. Diese können Sie allerdings jederzeit ändern, ergänzen, erweitern oder kürzen.

Meine eigene Erfahrung: Der Start ist oft etwas „holprig“ und man fragt sich, ob ein Wiki wirklich alltagstauglich ist, wenn man wenig Zeit hat. Aber schon nach kurzer Zeit hat man die Logik verstanden, man muss nicht mehr lange überlegen, findet aufgenommene Informationen sehr rasch und lernt es zu schätzen, dass man alle wichtigen Informationen an einem Punkt gesammelt hat. Aber auch hier – wie bei allen anderen Tools – gilt: Jeder muss für sich selbst entscheiden, was zu seiner persönlichen Situation passt. Auch ein Wiki ist kein Wundermittel … 😉

Soweit die grundsätzlichen Überlegungen. In Teil 2 wird es um die konkrete Einrichtung eines Systems gehen.

5 Replies to “Persönliches Wiki aufbauen, Teil 1”

    1. Das hängt sehr von den jeweiligen Anforderungen ab. Ich bin immer dafür, zunächst sich jenseits von Tools zu überlegen, was einem besonders wichtig ist (z. B. „gute Suche“, „mobile Verfügbarkeit“, „Erkennung von Handschrift“ usw.). Erst im zweiten Schritt würde ich schauen, welches Tool die meisten Kriterien erfüllt.

  1. Ich habe für eine IT-Dokumentation im Jahr 2006 damit begonnen, pmWiki zu verwenden, und bin immer noch dabei. Dokuwiki ist zwar in verschiedenen Punkten ein wenig komfortabler, aber der Wechsel ist nicht einfach. Daher blieb ich bei pmWiki.
    Wir sind nur eine kleine Firma mit etwa 30 MitarbeiterInnen, aber über die Zeit kommen da schon einige Sachen zusammen. Das Wiki hat mir über die Jahre extrem gute Dienste geleistet, weil ich so Probleme meist sehr schnell lösen kann, weil wirklich fast lückenlos jeder Supportfall gespeichert ist.

    Das Ganze würde natürlich auch mit Evernote gehen, aber das gabs damals noch nicht.

    Gruss, Daniel

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