Paperlogix – Scan-Automation auf hohem Niveau (iOS)

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kann mehr als andere

Auf den ersten Blick wirkt Paperlogix wie eine unter vielen Scan-Apps, aber das stimmt nur zur Hälfte. Ja, diese neue App kann zunächst all die Dinge, die man kennt: Papier in kontrastreiche Scans verwandeln, automatische Beschneidung, Perspektiven-Korrektur usw. Dass sich Ordner erstellen lassen, Dokumente mit Tags versehen werden können – geschenkt. Bei der Texterkennung sammelt Paperlogix erste Pluspunkte, denn diese geschieht lokal und ist sehr flott. Aber so richtig gut sind die vielfältigen Automatisierungsmöglichkeiten:

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Regeln erstellen

Ob nun der Name von Scans geändert werden soll, ein automatischer Cloud-Upload passieren soll, wenn man den Scan in einen bestimmten Ordner verschiebt oder mehrere Dinge gleichzeitig passieren sollen – da ist ausgesprochen viel machbar. Vor allem aber: Alle Aktionen können vom Inhalt eines Scans abhängig gemacht und ohne eigenes Zutun ausgeführt werden! Dazu ein kleines Beispiel:

Dachdecker-Beispiel
Nehmen wir an, dass aufgrund von Baumaßnahmen momentan viele Rechnungen vom Dachdecker Schuster eintreffen. Ich möchte, dass diese Belege in den Dropbox-Ordner „Scans\Rechnungen“ verschoben werden. Einmal konfiguriert ist künftig alles, was man tun muss:

  • Kamera auf das Papierdokument richten.
  • Fertig.

Wenn man dann den erwähnten Dropbox-Ordner aufruft, so sieht man dort ein neues PDF-Dokument. Der Text in diesem Dokument ist durchsuchbar, hat also zuvor die Texterkennung durchlaufen. Wenn ich zwei Regeln verknüpfe, so wurde von Paperlogix sogar der Dateiname angepasst.

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Aktionen verknüpfen

Alles, was ich für diesen Vorgang konfigurieren muss: In den Textregeln ein markantes Wort eingeben (Firmenname oder in diesem Beispiel das Wort „Dachdecker“). Und eine Aktion, was passieren soll, wenn ein Dokument dieses Wort enthält – in unserem Fall also die Aktion „Upload Dropbox“.

Ausgeschrieben könnte die Regel also lauten: „Erfasse das Dokument. Führe eine Texterkennung durch. Konvertiere in ein PDF-Dokument mit durchsuchbarem Text. Analysiere den Text. Falls das Wort ‚Dachdecker‘ vorkommt, lade das Dokument zu Dropbox hoch. Nimm dort den Ordner ‚Scans‘ und den Unterordner ‚Rechnungen‘. Beende den Vorgang.“

Da man mehrere Aktionen anfügen kann, könnte man wie erwähnt gleichzeitig eine Umbenennung des Dateinamens z. B. mit dem aktuellen Datum und einem Stichwort versehen, so dass man den Scan in Dropbox mit der Bezeichnung „2017-10-19-Anbau.pdf“ findet.

Für Dokumente, die man häufig erhält, definiert man zusätzliche Regeln, also z. B. für den Begriff „Tankstelle“ den Ordner „Belege“ oder für den Begriff „Bahn“ den Ordner „Spesen“ usw. Alternativ kann man diese Regeln auch lokal innerhalb der App-Ordner ablaufen lassen und exportiert später die Verzeichnisse per Hand in das gewünschte Speichermedium.

Was zu kritisieren wäre …

  • Momentan gibt es nur die Weiterleitungen zu Dropbox und Google Drive – die anderen Cloud-Dienste fehlen. Diese Liste sollte erweitert werden, aber die App ist ja noch frisch auf dem Markt, gedulden wir uns also noch eine Weile.
  • Die Trennung von „Aktionen“ und „Regeln“ ist nicht intuitiv (das macht Scanner Pro besser). Mit einer kleinen Lernkurve kriegt man zwar alles hin, aber das könnte besser gelöst sein.
  • Der Download für die Erkennung deutscher Vorlagen hat auf meinem iPad prima geklappt, auf dem iPhone gibt es momentan eine Fehlermeldung. Ich habe den Entwickler benachrichtigt – sollte eigentlich nicht schwer zu beheben sein.

 

7 Replies to “Paperlogix – Scan-Automation auf hohem Niveau (iOS)”

    1. Der Entwickler reagiert recht schnell – wenn vermehrt Anfragen aus Deutschland kommen, könnte ich mir eine Übersetzung gut vorstellen.

    1. Für Android gibt es zwar eine Reihe von Apps, die den Text einer Scanvorlage erkennen – aber mir ist keine App bekannt, mit der sich ähnliche Regeoln wie bei Paperlogix erstellen lassen. Mit Windows Phone kenne ich mich leider nicht aus.

  1. Hallo Herbert,

    Besser als Scanbot? Da kann ich ja auch schon Variablen vordefinieren für die richtige Ablage.

    Ist es aufwendig diese Regeln zu pflegen?

    Würde mir bestimmt beim Thema Spesenabrechnungen helfen – wenn ich die Belege direkt mit Datum in den richtigen Ordner bekomme, wäre das eine Riesen Vereinfachung für mich.

    Gruß
    Matthias

    1. Scanbot kann zwar auch eine Texterkennung durchführen – aber die Inhalte nicht interpretieren. Sofern man also oft ähnliche Dokumente mit Schlüsselbegriffen hat, kann sich Paperlogix lohnen. Ansonsten finde ich in diesem Bereich noch Scanner Pro recht gut, da dort Workflows verkettet werden können.

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