Multi-Workflow: Todoist und Scanner Pro (iOS)

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3 Vorgänge mit einem Fingertipp starten

In der iOS-Welt gehört – neben Scanbot und Scannable – „Scanner Pro“ von Readdle zu den besonders beliebten Scan-Apps. Zu den Besonderheiten von Scanner Pro zählt die Möglichkeit, auf sehr einfache Weise eigene Workflows zu gestalten, die für unser Ablagesystem besonders nützlich sind. Im folgenden Beispiel definieren wir einen Button, der folgende Aktionen mit einem einzigen Fingertipp auslöst:

  • Ein PDF-Dokument samt Texterkennung wird nach unseren Regeln umbenannt.
  • Das Dokument wird automatisch einem Projektabschnitt in Todoist übergeben.
  • Eine Kopie des Dokuments wird auf einem Speichermedium – hier: ein Synology-NAS-Laufwerk –  auf dem korrekten Pfad gespeichert.

1. Erfassung und Umbenennung

Scanner Pro wird zunächst in den Einstellungen so konfiguriert, dass die App direkt nach dem Scan automatisch die Texterkennung durchführt. OCR ist bei Scanner Pro eingebaut und funktioniert offline, muss also nicht zuerst an einen Server gesendet werden. Dadurch klappt die Sache sehr flott. Das spätere PDF-Dokument ist also durchsuchbar.

Als erste Aktion für unseren neuen Arbeitsablauf definieren wir die Umbenennung nach unserem eigenen Muster. In diesem Fall „Datum plus Quittung“:

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korrekte Bezeichnung

Prinzipiell könnten wir also mehrere Arbeitsabläufe definieren: „_Quittung“, „_Handwerker“, „_Strom“ usw.

2. Weiterleitung an Todoist-Projekt

In Todoist-Pro kann für jedes Einzelprojekt eine eigene Mail-Adresse abgerufen werden (die 3 Punkte neben dem Projektnamen). In diesem Fall habe ich ein Todoist-Projekt mit der Bezeichnung „Steuer 2018“ angelegt, das alle Vorgänge erfasst, die ich für meine Steuererklärung noch durchführen muss. Die E-Mail-Adresse hat das Muster „add.task.123123123@todoist.com“. In den zweiten Schritt trage ich also ein „Sende Dokument als Mail-Anhang an Todoist“. Das sieht dann so aus:

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direkt an Projekt versenden

3. Archiv-Ordner auswählen

Da neben den bekannten Cloud-Diensten wie Dropbox oder Google Drive auch WebDAV auswählbar ist, kann ich mein Sicherungslaufwerk ansprechen – und zwar direkt mit einem speziellen Ordner (in diesem Beispiel der Ordner „Quittungen“ auf der Synology-Station).

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Laufwerk und Ordner bestimmen

Alternativ könnte ich darüber auch einen ownCloud-Server oder andere Medien ansteuern. Auch hier gilt: falls ich mehrere Workflows anlege, kann ich jeweils einen anderen Ordner angeben, also z. B. in einem zweiten Arbeitsablauf den Ordner „../Scans-Handwerker“ oder „../Steuer/2018/Rechnungen“ usw. Auch das direkte Speichern in einem ausgewählten Notizbuch in Evernote ist machbar.

4. Aufgabe in Todoist

So, damit ist alles erledigt. Der Scan landet also auf meinem Laufwerk, zugleich wird in Todoist eine neue Aufgabe angelegt:

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alles am richtigen Ort

Wenn ich also Todoist aufrufe, dort in das Projekt „Steuer_2018“ gehe, so finde ich einen Task mit der Überschrift der Datei. Im Kommentar der Aufgabe wurde die PDF aufgenommen. Der gesamte Vorgang ist in wenigen Sekunden erledigt, ohne dass man lange überlegen muss.

Und hier noch ein kurzes Video zu Scanner Pro:

2 Replies to “Multi-Workflow: Todoist und Scanner Pro (iOS)”

  1. Hallo,

    prinzipell finde ich diesen einfachen Workflow braucbar, jedoch sind aus meiner Sicht 2 Punkte nicht optimal.

    1. Die Namensgebung verwendet das aktuelle Datum und kann nicht auf das OCR-Ergebnis zugreifen, welches i.d.R. auch eher ungenau ist. Die verwendete Technik (i.d.R. Google Tesseract) kommt nicht annähernd an das Ergebnis der Finereader OCR heran.

    2. Der Hinweis auf OwnCloud / WebDAV suggeriert, dass die Daten nicht in der Cloud gespeichert werden, das Mailen des Dokuments an Todoist sorgt jedoch dafür, dass die Datei i.d.R. auf Amazon-Servern landet. Hier muss man darauf vertrauen, dass die Betreiber von Todoist diese entsprechend abgesichert haben.

    Das soll keine Kritik am Beitrag sein, sondern nur die sensiblen Punkte aufzeigen. Natürlich sind hier auch komplexere Workflows mit Workflow oder Pythonista denkbar.

    1. Danke für die Ergänzungen. Was das Datum anbetrifft: Ja, das stimmt zwar, das sollte aber im privaten Kontext nur selten ein Problem sein. So scanne ich mit meinem iX500 z. B. meist freitags oder samstags den Papiereingang der Woche. Der zeitliche Aufwand, im Dateinamen von Hand das exakte Datum statt den aktuellen Tag zu nehmen, spare ich mir, da ich darin keinen Gewinn für später sehe. Und Automatisierungstools wie Hazel oder Filejuggler, die das prinzipiell erledigen könnten, müsste ich immer kontrollieren, da ich sehr unterschiedliche Arten von Eingängen habe (das Datum steht nicht zwingend an jener Stelle, die solche Tools erwarten).
      Bei den Beispielen mit Synology und ownCloud ging es mir nicht um die Datensicherheit, es sollte gezeigt werden, dass man auch „nicht-übliche“ Speicherorte (also nicht nur Dropbox, Google Drive, OneDrive usw.) nehmen kann. Aber natürlich stimmt Dein Hinweis trotzdem.

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