Digitale Stempel in PDF-Dokumenten nutzen

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klappt auch auf dem Smartphone

Die meisten PDF-Editoren verfügen über einen Stempel-Bereich: vorgefertigte Grafiken können in einem Dokument frei positioniert werden. Neben einer Standard-Auswahl („Datum“, „Genehmigt“, „Ablage“ usw.) gibt es auch die Möglichkeit, eigene Vorlagen zu erstellen. Gerade bei der Bearbeitung von Dateien unterwegs kann das ein Vorteil sein: Man wählt den passenden Stempel aus, ergänzt diesen mit einem Häkchen oder Hinweis – und schon erinnert man sich später leichter z. B. an den Bearbeitungsstand. Oder der Empfänger der Datei erkennt rascher, wie er mit den Unterlagen verfahren soll. Dazu kommt, dass der Austausch über Plattformen und Software hinweg recht problemlos ist: Wenn Sie beispielsweise mit Windows-Adobe einen Stempel einfügen, so können Sie mit Mac-PDF-Expert den Stempel bearbeiten, die Größe ändern, ihn löschen usw.

Stempel erstellen

Einfache Stempel-Texte können Sie oft im PDF-Editor direkt erstellen. Hier als Beispiel die entsprechende Funktion in iOS-PDF-Expert, sogar eine kleine Automatisierung für Datum und Uhrzeit wird angeboten (bei jeder Verwendung des Stempels wird automatisch das jeweils aktuelle Datum eingefügt).

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auch unterwegs rasch erledigt

Interessanter finde ich allerdings die Möglichkeit, komplexere Inhalte zu verwenden. Das kann man mit jedem Textverarbeitungsprogramm erledigen. Hier eine Word-Tabelle, die zum Stempel wird:

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alle Infos an einem Ort

Dabei können Sie Grafiken und Text-Elemente beliebig kombinieren. Die Größe der Gesamtgrafik können Sie später während des Einfügens ändern. Sofern Sie über Adobe Acrobat verfügen, haben Sie es besonders einfach: Es genügt, wenn Sie die Word-Datei im PDF-Format speichern. Acrobat schneidet automatisch zu, sorgt für einen „durchsichtigen“ Hintergrund usw.

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Kommentar-Tool

Den Menüpunkt für die Auswahl und Gestaltung von Stempeln finden Sie im Kommentarbereich. Auch in der späteren Kommentarliste eines Dokuments werden die Seiten mit Stempeln aufgeführt, so dass Sie direkt an die jeweilige Stelle springen können. Für umfangreichere Vorhaben lassen sich auch eigene Kategorien bilden.

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automatischer Zuschnitt

Einige PDF-Editoren erwarten für einen Stempel eine Grafik-Datei. Hier sollten Sie das PNG-Format verwenden, da dieses auf Wunsch den Hintergrund transparent darstellen kann. Auf einem mobilen Gerät könnten Sie beispielsweise einfach kurz einen Screenshot Ihrer Tabelle in der Textverarbeitung anfertigen und in eine Grafik-App laden, die Dateien im genannten Format speichern kann (unter iOS beispielsweise „Union“). Anschließend in den PDF-Editor importieren – fertig.

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auf einen „durchsichtigen“ Hintergrund achten

 

 

 

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