Die eigene Struktur entwickeln, Teil 2 – Cloud-Dienste harmonisieren

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Wolken mit Köpfchen …

Inwiefern man Cloud-Dienste nutzen möchte, muss jeder selbst entscheiden – in DC habe ich ja Varianten vorgestellt, die auch ohne externe Server funktionieren bzw. Cloud-Tresore vorgestellt. Ich persönlich kann mir eine sinnvolle Arbeit an verschiedenen Orten und mit unterschiedlichen Geräten ohne Cloud-Synchronisation nicht mehr vorstellen. Das geht vielen Anwendern so und ist auch der Grund, weshalb man oft mit mehreren Diensten gleichzeitig hantiert. Google-Drive: weil durch das Android-Smartphone der Zugriff – z. B. Fotosync, GMail-Anhänge – Vorteile hat. Dropbox: Hat fast jeder, so dass sich Dokumente leichter teilen lassen. OneDrive: Wegen der Verwendung eines Microsoft-Office-Pakets. iCloud: Für den Sync zwischen iPhone, iPad und Mac. Dazu kommen Netzwerk-Laufwerke (Fritzbox, Synology-NAS), ownCloud, Amazon, Telekom, GMX und WEB … Auch wenn man nur 2 oder 3 dieser Dienste nutzt, so kommt es schon bald zu Doppelungen und man muss suchen, wo man was gespeichert hat. Oder wann man was für wen freigegeben hat (vielleicht hat man die Weihnachts-Musik-Dateien für Udo freigegeben – allerdings für Weihnachten 2014).

Auch in diesem Bereich gilt: Zunächst überlegen, was man wofür wirklich benötigt, welche Funktionen/Vorteile jeder Dienst hat, ob zu viele Doppelungen entstehen usw. Arbeits- und Nutzungsbedingungen sehen bei jedem Anwender anders aus. Ich schildere das Vorgehen entlang meiner eigenen Praxis, was sich bei mir als nützlich erwiesen hat.

Eine „Online-Festplatte“ ist oft nicht ausreichend

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Funktionen der Dienste

Ursprünglich starteten Cloud-Dienste – zumindest im Verbraucherbereich – in erster Linie unter dem Gesichtspunkt des Datenspeichers. Man wollte einen Ort im Netz habenhaben, auf dem man Medien wie Filme, Musik und Videos ablegen konnte, eben eine Art „Online-Festplatte“. Erst mit Diensten wie Dropbox rückten weitere Möglichkeiten in den Vordergrund: Dateien gemeinsam zu nutzen, gleichzeitig Veränderungen vornehmen zu können, Daten auf mobilen Geräten abgleichen zu können usw. Als große Aufgabenbereiche kann man nennen:

  • Datenspeicherung für Backups.
  • Verfügbarkeit von Dokumenten für aktuelle Projekte auf unterschiedlichen Geräten.
  • Synchronisierung von Datei-Änderungen, -Ergänzungen usw., so dass man auf jedem Gerät/an jedem Ort mit dem aktuellen Stand der Daten arbeitet.
  • Synchronisierung von Einstellungen, Konfiguration, App-Inhalten usw.
  • Freigabe von Dateien für unterschiedliche Personengruppen oder für die Öffentlichkeit.
  • Gemeinsames Arbeiten an den gleichen Dokumenten.

Gerade die letzten Punkte erfordern es in der Praxis oft, dass ein einziger Cloud-Dienst nicht genügt. So kann man inzwischen prinzipiell ein Word-Dokument via Office 365/OneDrive gemeinsam zeitgleich editieren – aber nicht jeder Geschäftspartner wird über ein MS-Office-Konto verfügen. Also greift man hierfür vielleicht eher zu Google Drive – bis ein Teil der Kollegen meint, dass sie lieber mit Dropbox arbeiten würden usw. Anders ist die Situation, wenn der Arbeitgeber für alle Mitarbeiter einen bestimmten Dienst zur Verfügung stellt oder man sich kurz mit Kommilitonen auf ein Angebot einigt, aber solche Bedingungen sind oft nicht gegeben.

Bestimmen Sie Ihre „Master-Cloud“

Überlegen Sie, welche der eben genannten Punkte für Sie besonders wichtig sind und überprüfen Sie die Ihnen bekannten Cloud-Angebote auf die gewünschten Funktionen hin. Ein Beispiel: Manche Schulen nutzen momentan spezielle Angebote von Microsoft mit Serverstandorten in Deutschland. Das Paket enthält neben den bekannten Office-Produkten zusätzlich 1 Terabyte Speicherplatz. Genug Raum also für zentrale Aufgaben wie „Backup“, „Archiv des eigenen Unterrichtsmaterials der letzten Schuljahre“, „Materialien des aktuellen Schuljahrs“, „Fotos von Tafelbildern“, „Aktuelle Projekte (Klassenausflug, Schulverwaltung)“ usw. [1]
Gleichzeitig ist ein weiteres wichtiges Feld abgedeckt: Alle Kollegen/Kolleginnen benutzen die gleiche Plattform mit Accounts vom gleichen Anbieter, so dass ein Austausch von Materialien sehr einfach möglich wird. Damit hätte man also eine Art „Master-Cloud“, die man hauptsächlich nutzt. Hier dupliziert man beispielsweise auch alle oder einige Master-Ordner seiner Festplatte. Durch die OneDrive-Sync-Software, die ähnliche wie jene von Dropbox oder Google Drive funktioniert, hat man damit einen minimalen Pflegeaufwand.
Auf diese Weise hat man nicht nur den gleichen und aktuellen Stand auf den „Hauptgeräten“ wie z. B. dem Rechner im heimischen Arbeitszimmer und dem Notebook, das man in der Schule einsetzt. Da auch Apps für Android und iOS vorhanden sind, kann man mit Tablet oder Smartphone ebenfalls auf die Daten zugreifen.

Okay, das klingt gut – aber die Sache hat einen Haken, der sich bemerkbar macht, wenn man außerhalb des eigenen Schulkontextes Daten austauschen möchte. Bereits innerhalb des Microsoft-Universums gibt es Schranken: Auf Daten von Schul- und Business-Accounts hat in der Regel ein begrenzter Kreis von Nutzern Zugriff für die Zusammenarbeit – aber schon beim Nachbarn nebenan kann es Probleme geben, falls dieser nur über einen „normalen“ Microsoft-Account verfügt, den sich jeder im Netz anlegen kann. Vielleicht benutzt eine andere Schule das Google-Gegenstück „G Suite for Education“ bzw. „Google Classroom“.

Oft wird man daher nicht ganz ohne „Ergänzungs-Clouds“ auskommen. Wichtig ist, dass man sich klar gemacht hat, welche Cloud man für welchen Zweck benutzt. Wenn beispielsweise die „Master-Cloud“ bereits die Funktion zur Verfügung stellt, öffentliche Links zu erzeugen, um Inhalte für andere via Link z. B. per Mail oder Twitter sichtbar zu machen, so sollte man diese Links auch nur über diese Cloud erzeugen – und nicht mal via Dropbox, mal via Google usw. Im Idealfall stellt die Cloud Markierungen oder Filter zur Verfügung, die einem auch später noch zeigen, für welche Materialien man einen öffentlichen Link erzeugt hat. Oder, wie im Falle meiner bevorzugten Cloud, man erhält die Möglichkeit, ein „Verfallsdatum“ einzustellen – danach ist der Inhalt für andere nicht mehr abrufbar.

Aufgabenbereich: Backup

In DC habe ich ausführlich begründet, warum man das zweite Backup seiner Daten „außer Haus“ lagern sollte (Fehleranfälligkeit von Consumer-Hardware, Überspannungen im Stromnetz, Wasserschäden usw.). Machbar ist ein solches Backup zwar auch via physischem Transport einer USB-Festplatte zu Verwandten – aber für die meisten Anwender ist das ein zu umständlicher Weg. Die Master-Cloud sollte also über ausreichend Platz für das regelmäßige Backup verfügen. Obwohl ich durch den Uni-Microsoft-Account über den erwähnten kostenlosen 1-TB-Speicherplatz verfüge, habe ich mich aus verschiedenen Gründen für einen anderen Anbieter entschieden (vor allem möchte ich private Daten nicht mit einem Geschäftskonto verbinden). Bei mir sieht es also so aus:

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Zweit-Sicherung in der Cloud

Wie gesagt: Jeder wird sich nach seinen individuellen Präferenzen seine eigene Cloud aussuchen, bei mir gab der Serverstandort „Deutschland“ den Ausschlag. [2] Da gibt es noch viele andere Anbieter, die ebenfalls gut sind – ich will da keine Empfehlungen geben. Auch die Kosten wollen überlegt sein. Die paar Einstiegs-Gigabyte, die Anbieter oft kostenlos zur Verfügung stellen, reichen für ein Backup ja nicht, so dass man in der Regel für den zusätzlichen Speicherplatz zahlen muss.

Aufgabenbereich: Projektarbeit

Wichtig ist natürlich der reibungslose Abgleich aller Projekte, an denen man momentan arbeitet. Die Software des Cloud-Anbieters sollte dabei einen „selektiven Sync“ zur Verfügung stellen. Darunter ist zu verstehen, dass man auf bestimmten Geräten nur ausgewählte Verzeichnisse spiegelt/synchronisiert. So sieht dies z. B. unter Dropbox aus:

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Selektive Synchronisierung bei Dropbox

Beispiel: Neben den beruflichen Aufgaben steckt in Ihrem Master-Ordner „Aktuelle Projekte“ ein Unterordner zu dem Anbau Ihres Hauses. Die Dokumente dieses Ordners sollen nicht auf Ihrem Büro-PC gedoppelt werden, so dass Sie ihn für den Sync ausschließen. Ein zweiter Grund für den Ausschluss von Inhalten kann der vorhandene Speicherplatz auf dem Gerät sein. Da ich das MacBook, das mit 250 GB über eine recht kleine Festplatte verfügt, nur in der Lehre einsetze, genügt mir hier die Spiegelung des Ordners für die aktuellen Semester-Materialien.

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Einrichtung für aktuelle Projekte

Sofern ich gelegentlich via MacBook doch auf andere Ordner zugreifen möchte, so ist das kein Problem: Die Cloud ist via WebDAV „eingehängt“ und verhält sich damit wie eine zusätzliche Festplatte, ohne dass sie Platz auf der „physischen“ SSD beansprucht.

Durch diese Art der Synchronisation habe ich einen sehr geringen Pflegeaufwand: Alle Materialien, die ich bearbeite, sind sofort auf den anderen Geräten aktualisiert. Zusätzlich kann ich auf den mobilen Geräten Dokumente mit „offline“ markieren, so dass diese auch ohne Internet-Verbindung zur Bearbeitung zur Verfügung stehen. [2]

Als weiteren Pluspunkt bei meiner Cloud-Variante sehe ich die Möglichkeiten, Links zu Materialien mit einem Passwort und einem Zeitschlüssel zu versehen (z. B. „Gültig nur 8 Tage“). Sogar die Anzahl der Downloads kann ich begrenzen. Timelock verwende ich oft, da ich nicht ständig danach schauen möchte, ob nun ein Dokument wieder „weg“ kann.

Aufgabenbereich: Zusammenarbeit

Übrig bleiben die erwähnten „Ergänzungs-Clouds“. Für meine Zwecke genügt hier aber der kostenlose Speicherplatz, da meine Haupt-Cloud die meisten Aufgaben bereits übernommen hat. Übrig bleibt:

  • Google Drive: Verfügt aus meiner Sicht über die beste Echtzeit-Synchronisierung, wenn man gemeinsam an Dokumenten arbeitet. Außerdem verfügen die meisten Leute bereits über einen Google Account, so dass eine entsprechende Mitarbeits-Einladung in der Praxis meist kein Problem darstellt.
  • Dropbox: Ist aus meiner Sicht ein sehr innovativer Anbieter mit ausgezeichneten Apps, der viel von meinen Studenten genutzt wird. Daher können sie mir über diesen Anbieter oft problemlos Dateien zur Verfügung stellen. Aber wichtiger noch: Viele meiner iOS-Apps nutzen statt iCloud Dropbox als Sync-Möglichkeit zwischen iPhone und iPad.
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ergänzende Clouds

 

Überflüssige Dienste kündigen/entfernen

Wenn man all diese Überlegungen angestellt hat, wird man leicht feststellen, auf welche Dienste man verzichten kann. Diese sollte man auch wirklich entrümpeln und „abschalten“, weil sonst schnell Doppelungen und Datenfriedhöfe entstehen.

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Kosten sparen

Ich persönlich bin mit OneDrive nie warm geworden, da mögen Leser bessere Erfahrungen haben – aber das ist eine Cloud, die ich momentan entrümple und künftig wahrscheinlich nicht mehr nutzen werde. Dazu kann ich mein Dropbox-Pro-Konto kündigen. Zu diesem hatte ich ursprünglich wegen des Link-Passwortschutzes und der Möglichkeit, ein Verfallsdatum einzurichten, gegriffen. Beides stellt mir inzwischen meine Haupt-Cloud zur Verfügung, so dass ich mir das Abo sparen kann.

Bei Ihnen kann der Aufbau völlig anders aussehen, Sie werden da Ihren eigenen Weg finden. Aber eine klare Struktur – jeder Dienst erhält klare Aufgabengebiete – zusammen mit der Konzentration auf eine Haupt-Cloud wird sich immer auszahlen. Sie müssen viel weniger suchen, vermeiden Doppelungen und Datenleichen – und haben wichtige Unterlagen sofort zur Hand.

[1] Einen sehr ausführlichen Praxisbericht zu diesem Thema hat gerade der Bob Blume veröffentlicht bzw. aktualisiert: „Ordnungssysteme für Referendare“.
[2] Hier sollte Strato von Dropbox lernen: In der HiDrive-App muss man die einzelnen Dokumente auf „offline“ stellen, bei Dropbox und anderen Diensten kann man das mit einem Klick für ganze Ordner vornehmen.

 

Die eigene Struktur entwickeln, Teil 1 – Fokus-Liste

2 Replies to “Die eigene Struktur entwickeln, Teil 2 – Cloud-Dienste harmonisieren”

  1. … sehr interessante Ansatzpunkte … ich habe bei mir auch vor einiger Zeit „entrümpelt“, was Cloud-Dienste angeht – irgendwann verzettelt man sich … was war nochmal genau wo?
    Ich trenne seither strikt: Google Drive für alle Dokumente, fast im Wortsinne, egal zu welchen Themen oder Projekten. Aber kein Bildmaterial, das landet ausschließlich der besseren Teilbarkeit in verschiedenen (Android)Apps nur auf der Dropbox, wie auch WP Backups. Damit fahre ich so gut, dass ich nicht einmal die Pro-Versionen benötige. Und Vieles landet auch in meiner eierlegenden Wollmilchsau EVERNOTE 😉

  2. Und manchmal gibt es auch Clouds die man nutzt, die man vergessen hat oder gar nicht mehr bemerkt. Ein Beispiel: Dynalist. Hier dient Dropbox nur der Datensicherung, Daten selber liegen aber bei Dynalist. Nicht nur Vertrauen ist hier notwendig, auch sollte man es vielleicht irgendwo dokumentieren, falls man den Anbieter mal nicht mehr nutzt und ihn schlicht vergisst. Oder T-Online. Gerade das Erlebnis gehabt, als ich eine neue Speedbox eingerichtet habe. Ach ja, es gibt ja auch noch einen T-Online-Account für die Adressen des DECT-Telefons….

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