Die eigene Struktur entwickeln, Teil 1 – Fokus-Liste

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Bausteine für den eigenen Entwurf

In „Digital Cleaning“ geht es ja nicht um fertige Rezepte, da sich jeder Anwender in einer anderen Situation befindet: Für den einen ist es wichtig, dass ein System pflegeleicht ist, der andere möchte seine Daten verschlüsselt sehen oder lehnt Cloud-Dienste ab usw. Am Anfang stehen also Überlegungen, wie man seine ganz persönliche Struktur findet. Im einfachsten Fall greift man zu Stift und Papier und macht eine kurze Bestandsaufnahme. Wenn man es mit komplexeren Fragen zu tun hat – z. B. „Wie ordne ich das Unterrichtsmaterial der vergangenen Jahre thematisch?“ oder „Wie gestalte ich einen flüssigen Workflow, wenn ich unterwegs bin?“ -, so wird man zu einer Methode greifen, die die unterschiedlichen Aspekte zunächst sammelt und dann ordnet.

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nützliche Liste

Die Erstellung von Mindmaps wäre hier ein übliches Brainstorming-Verfahren [1]. Ich selbst greife gerne zu Gliederungslisten, da man hier große Brocken rasch in kleine Schritte aufteilen kann. Damit werden „verschwommene“ Vorhaben („Ich müsste mal alle meine Clouds entrümpeln …“) deutlich „fassbarer“. Man kann mit einer Bestandsaufnahme beginnen („Wo liegen bei mir welche Daten?“) oder mit Fragen, die man sich schon länger stellt („An welchen Orten halte ich Information doppelt vor?“), danach die Bereiche Stück um Stück verfeinern bis hin zu Handlungsanweisungen, die sich als Folge der Überlegungen ergeben („Dienst XYZ kündigen“).

Derartige Listen mit Einrückungen lassen sich in jedem Texteditor oder Notizenapp erzeugen. Sofern man ohnehin gerne Markdown nutzt, ergibt sich quasi während des Schreibens die Struktur. Da unser Aufräum-Vorhaben aber leicht einen größeren Umfang einnehmen kann – Ordnung auf Festplatten, externen Speichermedien, Backup-Verfahren usw. – und damit Auflistungen unübersichtlich werden können, lohnt sich ein Blick auf eine spezielle Listenart: Die fokussierte Liste

Fokus-Listen nutzen

Damit sich der Blick nicht in endlosen Aufzählungen verirrt, ist es in der Regel möglich, Punkte und Zweige auf verschiedenen Ebenen „einzuklappen“. Jener Abschnitt, mit dem man sich hingegen gerade befasst, bleibt „ausgeklappt“:

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ein möglicher Ansatz

Geht in die richtige Richtung, es bleiben aber immer noch die Haupt-Punkte der restlichen Gliederung sichtbar – und ziehen den Blick auf sich. Noch besser ist es, wenn man alles ausblenden und sich auf den aktuellen Bereich konzentrieren kann. Jeder Unterpunkt wird damit zu einer eigenen kleinen Liste. Bekannt für dieses Vorgehen ist der Dienst WorkFlowy, mit dem man gewissermaßen eine „Liste aller Listen“ aufbauen kann. Der Dienst wird im Webbrowser aufgerufen, funktioniert gut und flüssig und hat auch eine größere Fan-Gemeinde. Ich möchte hier aber die Gelegenheit ergreifen, einen jüngeren Dienst vorzustellen, der sehr ähnlich wie WorkFlowy arbeitet, aber nicht dessen hohen Bekanntheitsgrad hat: Dynalist. Das kleine Entwicklerteam macht nicht nur eine richtig gute Arbeit, es bringt auch frische und pfiffige Ideen ein, die sich als ausgesprochen praktisch erweisen. Die kostenlose Variante bietet derart viel, dass sie für unser Vorhaben absolut ausreichend ist. (Wer das volle Paket, z. B. mit Integration im Google Kalender, einmal für einen Monat kostenlos testen möchte, findet unten den üblichen Einladungslink [2])

Das Matrjoschka-Prinzip: Die Liste in der Liste

Der Start einer Liste ist simpel und bekannt: Gliederungspunkte tippen, einrücken mit Tabulator, ausrücken mit Shift + Tabulator usw. So, wie in den meisten Editoren eben auch. Wir lassen jetzt mal allen Schnickschnack, der möglich wäre, weg – etwa Checkboxen, Ziffern, Tags usw. – und schauen uns nur das Prinzip an:

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Fokus anklicken

Bewegt man den Mauszeiger in die Höhe eines beliebigen Listenpunkts, so erscheint eine kleine Lupe mit der Beschriftung „Zoom in“. Sobald man die Lupe anklickt, entsteht eine separate List:

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die Liste darunter

Aus dem angeklickten Unterpunkt ist eine eigene Liste geworden: Der vorherige Unterpunkt wird nun als Ausgangspunkt dargestellt, der mit neuen Unterpunkten erweitert werden kann. Gleichzeitig ist die Gesamtliste aus den Augen verschwunden, man kann sich ganz auf den Teilbereich konzentrieren. Wenn dieser ebenfalls sehr umfangreich ist, so kann auch dieser Teilbereich auf die gleiche Weise neue Listen erhalten – also ähnlich wie die kleinen verschachtelten Holzpuppe-in-Holzpuppen (Matrjoschkas). Die übergeordneten Ebenen bleiben über dieser Liste in Form einer „Brotkrumen“-Navigation sichtbar – man kann also mit einem Mausklick z. B. zwei Ebenen nach oben springen.

Das Etiketten-Prinzip: Überblick mit Filtern

Ebenfalls sehr einfach gelöst: Das Setzen von Tags/Etiketten während der Eingabe. Man beginnt einen Begriff einfach mit einer Raute („#“) – schon wird ein Etikett definiert. Gleichzeitig wird die bestehende Tagliste um den neuen Begriff ergänzt, so dass man ihn später aus dem kleinen Menü auswählen kann, das sofort eingeblendet wird, wenn man das Raute-Zeichen tippt.

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Tags während der Eingabe

Zum einen ist das gute bei diesem Verfahren, dass der Gedankenfluss nicht unterbrochen wird. Nimmt man beispielsweise einen Punkt auf, von dem man denkt, dass man ihn noch mit Kollegen abklären muss, so tippt man einfach „#besprechen“ oder „#Team“, ohne dass man irgendetwas erst einsortieren muss. Zum anderen genügt später ein einfacher Klick auf ein solches Etikett – und eine Liste, die aus hunderten von Einzelpunkten besteht, „schnurrt“ zu den gefilterten Punkten zusammen:

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Filtern mit Etiketten

Auf Wunsch kann man die Filterung auch Listen-übergreifend ausdehnen. Führt man also mehrere umfangreiche Listen zu verschiedenen Projekten, so könnte man mit „#Steuer2017“ sich alle Punkte gleichzeitig anzeigen lassen.

Zusätzlich gestattet Dynalist das Anlegen einer zweiten Etikettenliste: Die Begriffe werden mit dem @-Zeichen eingeleitet. Ob man zwei Listen überhaupt benötigt und wie man das trennen möchte, kann sich jeder selbst überlegen. Anwender, die die Selbstmanagement-Methode „Getting Things Done“ nutzen, werden vielleicht gerne zu den gewohnten Bezeichnungen „@Home“, „@Office“ usw. greifen.

Arbeitsersparnis mit Sprungmarken

Wenn man Dynalist intensiver nutzt, so können Sprungmarken eine sehr nützliche Erleichterung sein. Ähnlich wie in Evernote jede Notiz einen eigenen Link erhält, erhalten auch die Listenpunkte einen eigenen (Web-)Link und können damit sowohl innerhalb einer Liste, zwischen verschiedenen Listen und sogar aus externen Programmen heraus punktgenau „angesprungen“ werden. Nehmen wir beispielsweise an, dass Sie sich in einer Unterliste die Anordnung Ihrer Archiv-Ordner für zu Hause überlegt haben. Vielleicht können Sie diese Anordnung zumindest teilweise auch am Arbeitsplatz realisieren. Dann müssen Sie die Punkte nicht kopieren, Sie können den entsprechenden Bereich einfach verlinken.

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Link zum Listenpunkt

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Link einfügen

Auch hier wieder sehr bequem gestaltet: Sobald man „Get link“ wählt ist der Link auch schon in der Zwischenablage und kann an einem anderen Ort eingefügt werden. Übernommen wird dabei die Bezeichnung des Menüpunkts zusammen mit einem kleinen Link-Symbol – man erhält also nicht die ellenlange URL „https://dynalist.io/d/2S…“

Auch Unterlisten kann man anderen zur Verfügung stellen oder im Web veröffentlichen. In diesen Fällen wir ein Button mit „Copy to my Dynalist“ eingeblendet – und schwupp hat man die Liste eines Kollegen im eigenen Archiv.

Das Sammelkörbchen

Eigentlich nur eine Kleinigkeit, aber richtig gut umgesetzt: Die Inbox-Funktion. Man kann nämlich jeden beliebigen Menüpunkt an jeder beliebigen Stelle als „Eingangskorb“ definieren und dort Einfälle mit einem Shortcut speichern. Sprich: Wenn einem während des Schreibens einer (Unter-)Liste eine Idee kommt, so muss man sich nicht durch die Struktur zu einer Inbox hangeln, dort tippen, dann wieder die Stelle finden, an der man gerade war. Vielmehr drückt man einfach „Strg+Shift+I“ und eine Eingabezeile erscheint als PopUp. Flink tippen, Enter drücken – und man folgt weiter seinem momentanen Gedankenfluss. Man kann sogar in den Optionen einstellen, ob neue Einträge in der Inbox oben oder unten erscheinen sollen, so dass man sich Scrollarbeit ersparen kann.

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für die Idee „zwischendurch“

 

Weitere Besonderheiten

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Ordnerstruktur

Texte, Grafiken, Weblinks, Notizen können angefügt werden. Man kann mit Markdown arbeiten, Farben einsetzen, Deadlines vergeben, Listen mit anderen Teilen, gemeinsam editieren, eine raffinierte Suchsyntax einsetzen, Lesezeichen verwenden – die Liste ist wirklich ausgesprochen lang. Es stehen vielfältige Tasten-Shortcuts zur Verfügung, um durch Listen zu navigieren, Blöcke zu verschieben, Filter einzusetzen usw. Die Sidebar, die die Tastenkürzel als Hilfestellung anzeigt, wechselt sogar auf die entsprechende Belegung, sobald man statt Windows Mac oder iOS verwendet. Ein weiterer sichtbarer Unterschied zu Workflowy ist, dass man seine Listen und Meta-Listen weiterhin in Ordner einsortieren kann.

Verbesserungswürdig …

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Android-App

… aus meiner Sicht: Durch die vielen Funktionen ist die Lernkurve höher als bei Workflowy, was auch den „smoothen“ Ablauf am Anfang erschwert, auch wenn für unser Vorhaben die grundsätzlichen Funktionen genügen, die keine besonderen Anforderungen stellen. Wenn man Dynalist öfter benutzt und sich mit den Grundfunktionen vertraut gemacht hat, ist dies allerdings kaum noch ein Problem. Es gibt zwar zahlreiche Hilfetexte und „How-to“-Anleitungen, aber alles leider nur in englischer Sprache – eine deutsche Übersetzung würde Eisteigern helfen.
Zu den mobilen Apps unter iOS und Android (kostenlos): Insgesamt gut, denn alle Möglichkeiten von Dynalist (Export, geteilte Listen usw.) sind auch in den Apps vorhanden. Die Strukturierung der Listenpunkte erfolgt über eine zusätzliche Tastaturbefehlsleiste, was „okay“ ist. Hier gibt es andere Outliner-Apps, die das flüssigere Verschieben mit Fingergesten zulassen, aber für die Zwischendurch-Bearbeitung genügen die Apps.
Es gibt auch Desktop-Versionen für Windows, Mac und Linux, aber der Server synct ausgesprochen flott – ich nutze (wie bei Todoist) hauptsächlich die Web-Version.

Fazit

Ja, das war jetzt ein langer Artikel für ein Listen-Tool :-). Aber wie bei Evernote, Todoist und anderen Anwendungen schreibe ich gerne etwas ausführlicher, wenn sich ein Tool bei mir wirklich als „praxistauglich“ erweist. Ich bereite inzwischen beispielsweise alle Redaktionssitzungen unseres kleinen Uni-Radios [3] damit vor – und ich bin wirklich flott damit.

Dieser erste Teil sollte ein Vorschlag sein, wie man vorgehen kann, wenn man erste Grundüberlegungen zu digitalen Aufräumaktionen anstellt. Im zweiten Teil werde ich am Beispiel der Cloud-Dienste ausführen, wie man mit diesem Verfahren seine eigene Struktur Stück um Stück erzeugen kann.

[1] Ein sehr nettes Mindmap-Video, das rasch die Grundzüge visualisiert, findet sich auf der Startseite von MindNode.
[2] Hier der Einladungslink, mit dem Ihr 1 Monat die Pro-Funktionen ausprobieren könnt: https://dynalist.io/invite/NrVUjg (Aber es ist auch in Ordnung, wenn Ihr in den Kommentaren einen eigenen Link postet.) Übrigens: Studenten erhalten 50 % Ermäßigung.
[3] Schaut Euch mal unsere Campuswelle an: campuswelle.uni-ulm.de . Am Montag starten wir mit dem neuen Semesterprogramm. Ihr könnt die Campuswelle über jede Radio-App hören oder via iTunes abonnieren.

3 Replies to “Die eigene Struktur entwickeln, Teil 1 – Fokus-Liste”

  1. Wieder etwas, was ich durch einen Artikel hier kennengelernt habe und was genau meinen Vorstellungen entspricht. Markdown, Überschriften, einfacher Export zu Word (oder heisst es nach Word?) und vor allem stimmige Shortcuts.
    Pro brauche ich wohl erst einmal nicht, 7 Euro/Monat finde ich auch etwas happig. Pro wird sofort aktiviert für 14 Tage. Was man toll findet, muss dann nicht unbedingt bleiben, besser mal nachsehen, was pro bedeutet.

  2. Was ich noch ergänzen möchte, bzw. sagen, was mir fehlt: Es kann kein Markdown exportiert, noch importiert werden. Und ich habe bisher keinen schönen Weg gefunden, ein „File“ nach Evernote zu übertragen. Hier geht nur Copy/Paste der formatieren Variante. Wobei natürlich nach wie vor auch ein Problem bei Evernote liegt, da es keine Überschriften kann.
    Aber dennoch, ich verwende Dynalist nun, habe mir auch die App installiert. Auf jeden Fall Daumen hoch, man kann sehr produktiv damit sein.

    1. Evernote geht gut mit „Export – Formatted – Download HTML (und hier direkt „Evernote“ auswählen)“.
      Export Markdown klappt prinzipiell mit „Export – Plain Text“.
      Das auch OPML möglich ist, verwende ich das meist als Austauschformat.

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