Dateianfragen: Die eigene Cloud für andere öffnen

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keine Schranken

Zum Alltag vieler Leser gehört das Teilen von Dateien via Cloud-Diensten. Auch der Austausch von Dokumenten klappt gut – zumindest, wenn alle Beteiligten den gleichen Dienst nutzen. Das ist aber immer seltener der Fall: die einen nehmen Dropbox, die anderen Google Drive, MS-OneDrive unterscheidet nach Privat- und Geschäftsaccounts usw. Wenn man also auf die tolle Idee kommt: „Ihr habt doch alle bei Connys Geburtstag tolle Fotos gemacht – ich sammle sie und mache ein Fotobuch“, so landet man schnell bei WhatsApp oder E-Mail. Oder in einer Besprechung oder in einem Seminar muss es „schnell“ gehen, da man die Entwürfe der Teilnehmer am Beamer zeigen möchte – für all diese Fälle wäre es eigentlich ideal, wenn man einen „Privat-Server“ ohne Schnick-Schnack hätte. Keine Registrierung, kein anmelden – Link genügt und jeder kann beliebig Dateien einstellen. Es geht also nicht um das alltägliche Vorhaben, dass ich eine Datei anderen zur Verfügung stelle – das ist in allen Diensten problemlos möglich. Es geht vielmehr um die umgekehrte Richtung: Andere sollen mir direkt Dateien in meiner Cloud zur Verfügung stellen.

Bei manchen Cloud-Diensten kann man so etwas sehr rasch einrichten [1]. Bei anderen Diensten „versteckt“ sich diese Funktion etwas. Da viele Leser Dropbox verwenden, erläutere ich das mal am Beispiel dieser Cloud. Dort nennt sich die Funktion „Dateianfragen“, ja, sie ist sogar ein eigenständiger Hauptmenüpunkt in der Seitenleiste links.

1. Offenen Cloud-Bereich erstellen

Nach einem Klick genügt es, wenn Sie ein Stichwort eingeben und einen Ordner auswählen. Sie können einen bestehenden Dropbox-Ordner wählen oder gleichzeitig einen neuen erstellen lassen:

 

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in zwei Sekunden erstellt

Damit ist die Sache erledigt. Sofern Sie über einen Premium-Account verfügen, können Sie noch weitere Einstellungen vornehmen: Eine Frist setzen – danach ist dieser Cloud-Bereich nicht mehr für Außenstehende zugänglich. Und sogar eine „Versäumnis-Markierung“ eingeben. Wenn Sie also Ihren Designern Deadlines für die Entwürfe setzen und unter 40 Uploads kamen 3 zu spät, so erkennen Sie dies sofort.

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Fristen setzen

Sie sind dabei nicht auf einen Ordner beschränkt. Wenn Sie Uploads von verschiedenen Gruppen erwarten, so können Sie für jede Gruppe einen eigenen Ordner definieren. Die Übersicht verlieren Sie dennoch nicht: Bei jedem Upload erhalten Sie eine Mail mit Absender- und Dokumenten-Namen.

2. Einfacher Upload

Sie erhalten einen Link, den Sie beliebig oft versenden können. Oder Sie erzeugen für einen Workshop, ein Meeting einen Kurz-Link, hängen einen QR-Code an die Tafel usw. Wer diesen Link anklickt oder eingibt, landet auf einer Webseite, die zum Upload auffordert. Der Empfänger muss sich nicht registrieren, muss selbst kein Dropbox-Nutzer sein usw. Er klickt einfach auf „Dateien auswählen“.

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sofortiger Upload

Es können mehrere Dateien markiert und „in einem Rutsch“ hochgeladen werden.

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Dateien auswählen

Der Absender muss weder seinen richtigen Namen noch eine korrekte Mail-Adresse eingeben, wenn er das nicht möchte. Sie selbst finden eine Liste aller eingereichten Dokumente im Ordner, den Sie zu Beginn eingestellt hatten.

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eingereichte Dateien in eigenem Ordner

Die „Hochladenden“ sehen prinzipiell nichts von Ihrer Cloud, also auch nicht, ob andere bereits Dateien über den gleichen Link eingestellt haben. Sie können aber natürlich, wie jeden anderen Dropbox-Ordner, dieses Upload-Verzeichnis auf „öffentlich einsehbar“ schalten, wenn Sie das möchten. Sie könnten sogar ein ganzes Review-Verfahren über mehrere Ordner hinweg damit umsetzen, aber das würde hier zu weit führen.

3. Praxis-Beispiel

Die Seminarräume unserer Universität sind technisch meist recht gut ausgestattet, aber einer ärgert mich immer wieder: Dort gibt es nur VGA und nur ein spezieller Adapter für mein MacBook funktioniert zuverlässig [2]. Studierende schicken mir dann meist 12 Sekunden vor Beginn ihre Folien über verschiedene Wege zu. Momentan gehe ich den Weg über meinen zentralen „Cloud-Transfer-Ordner“ [3], der auf allen meinen Geräten mit einem Klick geöffnet werden kann. Während ich also noch auf dem Flur via Smartphone die beiden Mails abrufe mit „Dringend!!! Im Anhang meine Präsentation!!!“ und „Noch dringender!!! Diesmal mit Anhang!!!“ kostet es mich einen Fingertipp und die Präsentation ist sofort aufrufbar, wenn ich den Deckel des MacBooks öffne. Diesen Ablauf könnte man noch einen Tick „beschleunigen“, wenn man den erwähnten Link zu Beginn des Semesters austeilt und diesen ebenfalls auf allen Geräten mit einem Shortcut integriert (oder auf Win-Desktop/Mac-Schreibtisch den Cloud-Ordner griffbereit hat).

 

[1] Aus den vergangenen Beiträgen wissen Sie ja, dass ich persönlich HiDrive nutze – dort klappt eine „Anonyme Freigabe“ mit einem Klick
[2] Liebe Informatik: O27/2203 sagte ich nur (hüstel).
[3] Der ist wirklich nützlich – dazu mal mehr in einem anderen Artikel.

3 Replies to “Dateianfragen: Die eigene Cloud für andere öffnen”

  1. Hallo Herbert,

    danke für den Tipp! Ich habe sehr oft mit großen Exceldateien zu tun. Wenn man die andauernd hin und herschickt wird das zuerst mal ein wirkliches Geduldspiel, was das Versenden angeht.

    Außerdem ist es für mich immer ein Problem, wenn jeder User mit seiner eigenen Version der Datei arbeitet und dann später den Abgleich der unterschiedlichen der Dateien hinzubekommen.

    Daher meine Frage: Kann der „Hochladenden“ in dem Ordner auf der Dropbox – die Datei noch nachträglich bearbeiten?

    Gruß
    Matthias

    1. Kommt drauf an, was genau Du meinst. Wenn gleichzeitig von mehreren am gleichen Dokument gearbeitet werden soll, dann müssen diese über einen Dropbox-Account verfügen. Sie können dann das sog. „Dropbox-Badge“ nutzen (ein rundes Icon wird am Rand des Dokuments eingeblendet), klappt mit Office-Dateien recht gut, jeder ist damit zu jedem Zeipunkt über den aktuellen Bearbeitungsstand informiert. Wenn man allerdings nicht über einen Dropbox-Account verfügt, so kann man eigentlich nur neu die gleiche Datei einstellen – am Datum sollte man die aktuelle Version erkennen können.

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